Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.

Расходы за пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных, а при возмещении их дополнительно относятся на чистую прибыль предприятия, так же, как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением подоходного налога, взносов в фонды).

Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о ходе проведения переговоров и др. (О телефонных переговорах подробнее было рассмотрено в разделе 1.2.1.4.)

1.2.2.3. Оформление заграничных командировок. Выдача аванса.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный1 или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:

· приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;

· приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.

Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.

Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Форма его ведения установлена Положением № 62 [57].

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ [3] валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Многие предприятия практикуют закупку в обменных пунктах наличной иностранной валюты для оплаты командировок.

Аудитору следует обратить внимание работников предприятия на тот факт, что Центральный банк РФ издал 25 июня 1997 года Положение № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» [57], которое вступило в силу с момента его публикации в «Вестнике Банка России» № 50 от 5 августа 1997 года.

В пункте 2.1. Положения содержится запрет на покупку юридическими лицами наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Иными словами, речь в данном пункте идет о ситуациях, когда организация выдает подотчетному лицу (например – кассиру) наличные средства в рублях, а приобретенную наличную иностранную валюту приходует в кассу.

Однако распространяется ли это ограничение на приобретение дорожных чеков за наличные рубли? Хотя в Положении № 62 на этот счет ничего не сказано, тем не менее, по мнению автора статьи «Учет и использование дорожных чеков при командировках за границу» [60] на данный вопрос следует дать отрицательный ответ.

Дело в том, что в соответствии с пунктом 1.33 Инструкции Центрального банка РФ от 27 февраля 1995 года № 27 «О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками» (с последующими изменениями и дополнениями) [59]в обменных пунктах уполномоченных банков запрещается покупка или продажа не только наличной иностранной валюты, но и платежных документов в иностранной валюте, а также совершенно других валютно-обменных операций от имени либо по поручению организаций (резидентов и нерезидентов). Под платежными документами в иностранной валюте в данной Инструкции понимаются дорожные чеки, именные чеки и денежные аккредитивы, выраженные в иностранной валюте.

Таким образом, приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченному банке.

При покупке в уполномоченном банке дорожных чеков, эмитентами которых являются юридические лица-нерезиденты, сумма иностранной валюты сразу списывается со счета клиента, поэтому учет дорожных чеков необходимо вести на балансовом счете 56 «Денежные документы».

Операции по оприходованию и выдаче под отчет дорожных чеков сопровождаются в бухгалтерском учете проводками:

Дебет 56 Кредит 52 – оприходование купленных у банка дорожных чеков по номиналу;

Дебет 71 Кредит 56 – выдача дорожных чеков под отчет командируемому лицу.

В случае, если банк при продаже дорожных чеков взимает комиссионное вознаграждение, эти расходы можно отнести на себестоимость по статье «оплата услуг банков» в соответствии с подпунктом «и» пункта 2 Положения о составе затрат, что в бухгалтерском учете отражается проводкой: