Целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Основными обязанностями бухгалтерской службы в ООО «Компания «Офис-Маркет» при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:

1. Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии на очередной месяц.

2. Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки указываются сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации и меры ответственности за нарушение сроков.

3. Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением предыдущей и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом.

4. Отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Эти разницы необходимо отразить так, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок.

В результате инвентаризаций и проверок в ООО «Компания «Офис-Маркет» принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.

Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете [12].

Инвентаризации классифицируются по объёму, по методу проведения и по назначению (рисунок 3.1).

По объему инвентаризации бывают полные и частичные.

Рисунок 3.1 - Виды инвентаризаций

Полная инвентаризация охватывает все денежные средства, материальные ценности, расчетные отношения с организациями, лицами, все виды средств; ценности, не принадлежащие организации, но какое-то время находящиеся в ее распоряжении или на ответственном хранении. Проводится полная инвентаризация в ООО «Компания «Офис-Маркет» перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация охватывает часть средств. Например, инвентаризация материальных ценностей, кассы и т.д.

По методу проведения инвентаризации бывают выборочные и сплошные.

При выборочной инвентаризации проверяют только некоторые ценности на выбор. Как правило, выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится во всех при надлежащих данной организации структурных подразделениях и предприятиях.

По назначению инвентаризации бывают плановые, внеплановые, повторные, контрольные.

Плановая инвентаризация проводится по графику в сроки, утвержденные руководителем.

Внеплановая инвентаризация проводится не в сроки, утвержденные руководителем, а в силу сложившихся обстоятельств. Например, хищения, смена материально ответственного лица и т.д.

Повторная инвентаризация проводится в случае, если возникают сомнения в объективности, качестве или достоверности проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация проводится до открытия склада, отдела, кладовой и т.д., где накануне проводилась инвентаризация. Контрольная инвентаризация проводится с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица.

Инвентаризация проводится в соответствии с планом, утвержденным руководителем организации на календарный год [31, с.44].

Инвентаризационная (рабочая) комиссия - комиссия, на которую возложена обязанность по проведению инвентаризации и ответственность за достоверность ее результатов.

Состав инвентаризационной (рабочей) комиссии в ООО «Компания «Офис-Маркет»:

• представители администрации;

• работники бухгалтерии;

• материально ответственные лица;

• лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета по счетам расчетов.

Представители сторонних организаций включаются в состав инвентаризационной комиссии на основании доверенностей, выданных в установленном порядке той организацией, которая направляет своего представителя для проведения инвентаризации.

Инвентаризация проводится отдельно по каждому месту нахождения имущества и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находится имущество.

Инвентаризация имущества, не принадлежащего организации на праве собственности, проводится с участием собственника этого имущества.

Инвентаризационная комиссия (в полном составе) приступает к работе в срок, указанный в приказе о проведении инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия получает от работников бухгалтерии инвентаризационные описи без заполнения графы «По данным бухгалтерского учета» в количестве:

- двух экземпляров по имуществу, принадлежащему организации на праве собственности(по экземпляру для материально ответственного лица и для бухгалтерии);

- трех экземпляров по имуществу, не принадлежащему организации на праве собственности (по экземпляру для материально ответственного лица, для бухгалтерии и для собственника имущества);

- трех экземплярах при смене материально ответственных лиц (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, для материально ответственного лица, принявшего ценности, и для бухгалтерии).

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия в ООО «Компания «Офис-Маркет» получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Полученные приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств визирует председатель инвентаризационной комиссии с указанием «До инвентаризации на « _»(дата)».

Материально ответственные лица (в т.ч. и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества) дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. В случае передачи документов комиссии последняя проводит проверку этих документов:

- проверяется полнота и своевременность оприходования имущества; - проверяются акты на списание имущества и акты оприходования ликвидационных остатков;

- сроки работ сопоставляются с датой получения и датой возврата или списания запасов;