При приеме и передаче телефонограмм записывается сле­дующее: от кого поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму (т/г); дата и время приема (передачи); номера телефонов переда­ющей и принимающей организаций.

В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений следует вести их учет в специ­альном журнале. В нем же отражаются и телефонные перего­воры, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных перегово­ров выдается руководителем организации и лицами, на это

уполномоченными. В инструкции по делопроизводству дан­ной организации оговариваются должностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержа­ние междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.

Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним проводятся по тарифу и в сроки, устанавли­ваемые местными междугородными телефонными станциями Минсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных перего­воров определяются функциональными подразделениями ор­ганизации и доводятся до сведения других подразделений. Теми же подразделениями осуществляется контроль за пра­вильностью расходования сумм, выделенных на переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам под­разделений, возлагается на руководителей данных подразде­лений. Секретарь в соответствии со своей должностной инст­рукцией может вести общий контроль и координацию прово­дящихся переговоров и докладывать полученную информа­цию руководству организации.

При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается в виде телеграмм. Если теле­фонные переговоры могут вестись и с аппаратов, установлен­ных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осу­ществляется только через секретаря или при его непосредст­венном участии. Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.

При наличии в организации абонентского телеграфа (теле­тайпа) телеграммы, направляемые в адреса организаций, име­ющих телетайпы, передаются в виде телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе бу­маги, печатается прописными буквами без знаков препина­ния. Текст подписывается руководителем или уполномочен­ным на то должностным лицом и после передачи текста адре­сату помещается секретарем в соответствующее дело при на­личии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если телетайпограмма с одинаковым текстом направ­ляется нескольким абонентам, то к ней прикладывается спи­сок этих абонентов. Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими або­нентский телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена (не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на специальном бланке, в котором указывается, с кем разреше­но вести переговоры и по какому вопросу.

По окончании переговоров лицо, их проводившее, записы­вает сведения о переговорах в специальный журнал.

После заполнения журнала лицу, проводившему перегово­ры, выдается их текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров включается в соответствующее де­ло.

В ходе осуществления документационных операций секре­тарь изготовляет копии документов и выдает их заинтересо­ванным лицам. Делается это с разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении документов, ка­сающихся приема граждан на работу, учебу, при формиро­вании личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходи­мых для решения соответствующих вопросов (копии свиде­тельств о рождении, дипломов об окончании учебных за­ведений и т.п.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Копия документа изготавливается машинописным спосо­бам или при помощи средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги текст до­кумента перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка «Копия». Машинописные копии и копии, полу­ченные при помощи средств копировально-множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи под­линника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлиннику.

Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа проставляются заверительная надпись «Вер­но»; наименование должности заверившего копию, его

личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.

На секретаря возлагается хранение и проставление гербо­вой и простой печатей организации. В инструкции по дело­производству данной организации оговариваются случаи проставления гербовой или простои печати. Так, гербовая печать проставляется на личных подписях руководителей организации в документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц, устанавливающих факты расходо­вания денежных средств и материальных ценностей, на уста­вах и т.п.

Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.

Секретарь хранит также бланки организации, используе­мые как документы строгой отчетности. Бланки централи­зованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными органи­зациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по структурным подразделениям.

Бланки служебные следует хранить в несгораемых шка­фах, ключи от которых находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает руко­водитель.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятель­ности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в теку­щем делопроизводстве. Номенклатура дел — это системати­зированный перечень типовых вопросов, участков и направ­лений работ, которые ведутся организацией и требуют обяза­тельного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые докумен­тируемые участки работы и связанные с этим дела, для кото­рых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.