Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения имен­но в данную организацию, записывает фамилию, имя и от­чество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организа­цию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересую­щий его вопрос.

При необходимости секретарь подготавливает для прове­дения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.

В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имею­щейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам перегово­ров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окон­чательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).

Для приема сотрудников организации дополнительно выде­ляются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оператив­но на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сот­рудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.

Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по ко­торым руководитель принимает вне зависимости от установ­ленного времени, а также списком должностных лиц, имею­щих неограниченный доступ к руководителю. При возникно­вении неотложной необходимости контакта сотрудника с ру­ководителем в нарушение существующего порядка секре­тарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников.

Посещение сотрудниками руководителя может быть заме­нено его обходом рабочих мест. При необходимости секре­тарь информирует руководство подразделений о предстоя­щем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом рас­смотреть. В соответствии с указанием руководителя секре­тарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода.

Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и при­бивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересую­щие того вопросы и целесообразность встречи именно с ру­ководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информи­рует посетителя о возможности беседы. В случае невозмож­ности оперативного приема посетителя ему сообщается о точ­ной дате и времени возможного приема. Одновременно сек­ретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организа­цию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнитель­ную интересующую его информацию. При наличии у посети­телей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких доку­ментах делаются необходимые отметки.

В число организационных операций секретарского обслу­живания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кноп­ками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руково­дителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их над­лежащее эксплуатационное состояние и необходимый техни­ческий уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций.

В обязанности секретаря входит также обеспечение нор­мальных условий труда (освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте.

В комплекс условий труда входят следующие показатели.

Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение — общее для всего помещения и местное для кон­кретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусмат­ривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет бо­лее высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 — 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат.

Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения + 20 - 22°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45— 50% в летний период - 50- 55%. Воздух должен быть чистым.

Для обеспечения его чистоты помимо естественной и ис­кусственной (кондиционеры) вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.

Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе расте­ний необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн света, а также температурный режим и влажность воздуха. Цвет и формы растений должны гармо­нировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.

Цветность. Рекомендуется использовать светлые тона цве­товой окраски служебных помещений, например оттенки зе­леного, голубого, желтого и промежуточные.

Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней применяются акустическая обив­ка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.

При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудо­ванием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств; максимальной электри­фикации, хранения личных вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последователь­ности, хранения различных носителей информации, в том чис­ле микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.

Необходимо учитывать также периодичность и трудоем­кость выполняемых секретарем операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с подразделениями организации и со сторонними организаци­ями. Если для размещения посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное количество конторских стульев, диванов и т.п.