В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной организации.

В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удос­товеряющего личность. Ознакомление с документами, посту­пившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации,

В случае выдачи документов (дел) во временное пользо­вание секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке-заместителе указываются поисковые данные выданного материала и при­водятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотруд­ника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.

В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь накапливает информацию о состо­янии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), ис­пользовании служебных бланков и т.п. В регламентах об ор­ганизации работы руководства и его взаимодействии с секре­тарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с привлечением специалистов органи­зации. По итогам проведенных проверок и просмотра подго­тавливаемой секретарем информации принимаются меры (в случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков.

Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализиро­ванных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением,

Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения руко­водства.

В обязанности секретаря входит также ведение телефон­ных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксирова­ние информации. В случае отсутствия руководителя на осно­вании его указаний секретарь не только фиксирует поступаю­щую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсут­ствия руководителя, ориентировочных сроках его возвраще­ния, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При осна­щении рабочего места руководителя автоматическим теле­фонным ответчиком секретарь проверяет качество записан­ной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информа­ции он ставится в известность в письменной или устной фор­ме, телефонограммы докладываются в зависимости от их со­держания оперативно или вместе с другими входящими доку­ментами.

При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая теле­фонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с дейст­вующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым або­нентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке.

Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организа­ции, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направле­ния, а также сведения об исполнении тех или иных докумен­тов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестоя­щих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией.

В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоря­жений) о проведении командировок; подготовки техничес­кого и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения.

На секретаря может быть возложена обязанность по обес­печению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как правило, изго­тавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформле­нии командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Ми­нистров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командиров­ках в пределах СССР»'.

Если размер расходов на служебную командировку (рас­ходы по найму жилого помещения и проезду к месту коман­дирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расхо­дов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.

Важным элементом организационной стороны секретар­ского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в от­ношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудни­ки данной организации, работники родственных и сторонних организаций.

Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руко­водства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руко­водителем наравне со всеми гражданами.