Тема: Построение отчетов.

Вы уже научились создавать таблицы, вводить и редактировать в них данные как в самих таблицах, так и при использовании форм. Вы можете также просматривать и анализировать базу, выбирая нужную информацию с помощью запросов. Результаты просмотра и анализа могут быть представлены в виде отчетов.

В этом упражнении Вы научитесь создавать и оформлять отчеты для их последующей распечатки.

Задание 1

1. Создать отчет по результатам сдачи экзаменов, используя таблицу «Экзамен». Для этого выполните последовательность действий:

ü Откройте вкладку «отчеты»

ü Нажать кнопку создать , выбрать Мастер отчетов, в качестве источника выбрать таблицу «Экзамен»

ü Перенести в «выбранные поля» следующие поля:

¨ Дисциплина

¨ Группа

¨ Студент

¨ Результат контроля

ü Нажать далее .

Теперь надо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом.

ü Выбрать группировку по дисциплине, нажать далее

ü Задать режим сортировки в возрастающем порядке по полю «Студент», нажать далее.

ü Определить вид макета - «Ступенчатый» (или на свое усмотрение , можете поэкспериментировать), нажать далее

ü Выбрать стиль на свое усмотрение, нажать далее

ü Задать имя отчета «Отчет по экзаменам», нажать кнопку «Готово».

Отчет готов, можете просмотреть его в режиме «Файл\Предварительный просмотр».

Для того, чтобы привести отчет в требуемый вид, его можно откорректировать в режиме конструктора.

Задание 2

1. Откройте Ваш отчет в режиме конструктора

2. Теперь, пользуясь теми же приемами, что и при форматировании форм (напоминаю - надо выделить изменяемое поле ,щелкнуть правой мышкой и и выбрать пункт «свойства»), измените в отчете в области заголовка и в области данных размер шрифта на 12, каждое поле (столбец) раскрасьте разным цветом и.т.д.

3. Обычно в заголовке отчет размещают дату печати отчета.

Для размещения даты выполните следующие действия:

ü Выберете на панели инструментов кнопку поле аб!

ü Установите указатель мыши на место в области верхнего колонтитула, где Вы предполагаете разместить поле даты. В отчете появится связанный обьект, состоящий из поля ввода и надписи к нему.

ü Выделите надпись связанного поля и удалите ее, нажав клавишу “delete”, Вы подобную операцию выполняли, когда работали с флажком.

ü Выделите поля ввода, где будет размещаться дата, и откройте для него окно свойств (правой мышкой ).

ü Перейдите на вкладку данные и нажмите кнопку построителя . На экране откроется окно диалога «Построитель выражения».

ü Откройте раздел «Встроенные функции» папки «Функции» и, используя функцию Now из списка функций, задайте выражение Now () , нажав последовательно кнопки вставить , ОК.

ü Нажмите кнопку раскрытия списка свойства “Формат” вкладки “Макет” и выберете устраивающий Вас формат отображения даты в отчете.

1. Отчет сохраните с именем « Экзамен»

4. Просмотрите отчет

5. Аналогично созданию отчета “Экзамен” создайте отчет “Зачет”

Упражнение 11 Система управления базами данных MSAccess

Тема: Создание кнопок управления.

Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий.

Задание 1

1. Создать кнопки выхода из всех форм, которые Вы создали:

ü Анкета,

ü Преподаватели

ü Дисциплины

ü Группы

ü Экзамен

ü Зачет

Начнем с формы «Анкета»

¨ Открыть форму в режиме конструктора

¨ Установите режим использования мастера на панели элементов ( кнопка «Мастера»)

¨ Выберете инструмент Кнопка на панели элементов.

¨ Установите указатель мыши на место в форме, в котором Вы предполагаете расположить кнопку для выхода из формы и нажмите кнопку мыши. Запускается мастер создания кнопки конструктора форм

В первом окне диалога расположены два списка: Категории и Действия

¨ Выберете в списке Категории пункт «Работа с формой», а в списке «Действия» пункт «Закрытие формы», далее .

¨ В окне «Создание кнопок» введите текст «Выход», Далее .

¨ Задать имя кнопки «Выход из анкеты», готово

Теперь можно выйти из конструктора и попробовать, как работает кнопка.

Задание 2

Создать кнопки выхода для всех форм ( в том числе и запросов), которые Вы создали:

Задание 3

Создать кнопки выхода для всех отчетов, которые Вы создали:

Оформление кнопок можно изменить в режиме конструктора, используя правую мышку «Цвет текста»

Упражнение 12 Система управления базами данных MSAccess

Тема: Создание кнопочных форм

Кнопочная форма есть не что иное, как Меню для работы в базе данных. В меню может быть несколько вложенных подменю. Вы будете создавать меню следующей структуры:

Схема меню

В этом меню 3 уровня

Задание 1

1. Создать меню 1-го уровня:

ü Закройте все таблицы, формы, отчеты, запросы

ü Выберете пункт меню «Сервис/ Надстройки/ Диспетчер кнопочных форм», в ответ на вопрос

« Создать кнопочную форму?» нажать кнопку Да . Перед Вами окно диспетчера кнопочных форм

ü Нажать кнопку «Изменить»

ü Ввести название кнопочной формы « Студенты ПФ СКАГС»

ü Нажать кнопку Закрыть .

ü Нажать кнопку создать

ü В окне « Создание» ввести текст «Формы» , ОК .

ü Нажать кнопку создать .

ü В окне « Создание» ввести текст «Запросы» , ОК .

ü Нажать кнопку создать .

ü Аналогично создать следующие страницы кнопочной формы :

«Отчеты», «Выход»

2. Создать меню 2-го уровня

Теперь последовательно будем раскрывать каждый пункт меню 1-го уровня (для наглядности можно ориентироваться на схему меню).

¨ Отметить курсором главную кнопочную форму «Студент» и нажать кнопку Изменить