В Сакском городском исполнительном комитете разработан типовой образец бланк для резолюции. После рассмотрения однородных документов, секретарь на пишущей машинке вписывает в бланк фамилию, имя и отчество исполнителя документа и управленческое решение.

Таким образом, на секретаря возлагается обязанность упорядочения информационного потока руководителя, ограничение его от «информационного шума». Например, на исковые заявления всегда накладывается резолюция «Семеновой Е.И. Для участия в заседании и подготовке отзыва».

Руководитель может дополнить типовую резолюцию, дописав поручение или второго исполнителя собственноручно. На документах, поступающих из вышестоящей организации и физических лиц, руководитель сам накладывает резолюцию. (Приложение 5, 5а)

Ког­да работа над документом завершена, на документе про­ставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-рефе­ренту для подшивки в дело. [20, с. 46]

2.2.3. Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

а) составление проекта документа секретарем;

б) согласование проекта документа с компетентными лицами;

в) проверка правильности оформления проекта документа;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация документа;

е) отправка документа адресату;

ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложе­ния к нему, правильность оформления документа, наличие необходи­мых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземп­лярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составля­ются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исхо­дящих документов. (Приложение 3а)

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует раз­множение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сор­тировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в от­деление связи. [20, с. 48]

2.2.4. Обработка внутренних документов

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их под­готовка и оформление осуществляются в соответствии с общими пра­вилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

а) составление проекта документа;

б) согласование;

в) проверка правильности оформления;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами органи­зуется согласно правилам работы с входящими документами и вклю­чает следующие этапы:

а) передача документа секретарю;

б) контроль его исполнения;

в) исполнение;

г) подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществля­ют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных доку­ментов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабаты­вается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем счита­ется тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполни­тели в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны пред­ставлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

2.2.5. Осуществление контроля за исполнением документов

Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

а) постановку документа на конт­роль;

б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

в) проверку и регулирование хода исполнения;

г) учет и обобщение ре­зультатов контроля исполнения документов;

д) информирование руко­водителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Во многих организациях для ведения контрольных операций исполь­зуется персональный компьютер, который в заданном режиме уста­навливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним кон­трольных операций.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встре­чи и т.д.).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

а) формирование картотеки контролируемых документов;