2. Требуется постоянное повышение квалификации секретаря. В связи с тем, что с каждым годом растет число нормативно-правовых документов, появляются и получают все большее распространение новые средства оргтехники и информационные технологии, то секретарю просто необходимо повышать свой профессиональный уровень, овладевая новыми средствами оргтехники и приобретая необходимый опыт. К сожалению, в исполнительном комитете Сакского городского совета вопросам профессионального уровня госслужащих уделяется недостаточно внимания.

3. Необходима организация внутриофисной телефонной связи. Много сложностей возникает у руководителя (городского головы) при организации мини-совещаний, которые желательно провести оперативно, не нарушая свой собственный план работы и не отрывая от работы других. Именно для этого лучше всего использовать в работе мини-АТС, т.к. это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри организации, так и для выхода во «внешний мир».

4. Требуется более полное оснащение офисов Сакского городского совета современной оргтехникой и программным обеспечением. Это необходимо для облегчения работы с документами (поиск, регистрация документов, прием и отправка документов по факсу, электронной почте).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Ринго»

_О. В. Лемех

«01» марта 1996 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта генерального директора

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

1.5. На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами, составлении документов;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.

- культура труда и служебной этики;

- охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- оказание первичной медицинской помощи.

2. Функции и обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.

2.3. Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

2.4. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

2.5. Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

2.6. Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

2.7. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

3. Права

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.

3.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

3.6. Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

3.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».

3.8. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Приложение 1а.

УТВЕРЖДАЮ

Городской голова

А. Н. Канибас

«01» апреля 2003 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-руководителя исполнительного комитета

Сакского городского совета.

1. Общие положения

1.1. Секретарь непосредственно подчиняется городскому голове.

1.2. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом (распоряжением) городского головы.

1.3. В период временного отсутствия секретаря его обязанности вы­полняет работник, назначаемый городским головой.

1.4. Секретарь не имеет работников в своем подчинении.

1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствует­ся распоряжениями, указаниями городского головы, инструкцией по делопроизводству, настоящей должностной инструкцией, Законом Ук­раины "Об обращениях граждан".

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Секретарь руководителя выполняет технические Функции по обеспечению и обслуживанию руководителя.

2.2. Секретарь обязан:

а) получать необходимые руководителю сведения от исполните­лей, отделов, служб, организовывать прием посетителей;

б) принимать и передавать телефонограммы, телеграммы, запи­сывать телефонные переговоры в отсутствие руководителя с последующим докладом;

в) вызывать по поручению городского головы заместите­лей и работников организации на совещания;

г) обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми канц­товарами и инвентарем;

д) следить за соблюдением сроков исполнения поручений, взя­тых на контроль; оформлять и отправлять исходящую документацию; вес­ти картотеку учета получаемой и отправляемой корреспонденции;

е) вести делопроизводство в пределах своей компетенции, фор­мировать дела по установленной номенклатуре, обеспечить сохранность;

ё) производить оформление и выдачу справок гражданам.