Всю организационную работу по проведению торгов проводят так называемые тендеры (тендерные комитеты), в состав которых входят технические и коммерческие эксперты, представители администраций и т.д. Обычно выделяют публичные (открытые), и закрытые тендеры. Во многих странах применяются полузакрытые тендеры, которые проводятся в два этапа: на первом (открытый тендер) происходит отбор фирм для участия во втором этапе (закрытый тендер). Как правило, в закрытом тендере принимают участие наиболее известные на мировом рынке поставщики и подрядчики.

Преимущества международно-признанных стандартов достаточно очевидны. Успешное участие в международных тендерах означает соответствие техническим требованиям и стандартам, включенным в условия тендера. Если это международные стандарты, то равные условия для участников тендера гарантируются в принципе.

В мировой практике открытый международный тендер на предоставление консультационных услуг является наиболее эффективной формой проведения международных торгов. В открытом международном тендере могут принимать участие все правомочные компании, что обеспечивает определенный уровень конкуренции, особенно, если объектом торга является крупный проект. Результатом такой конкуренции является получение наиболее выгодных для любого заказчика предложений. Но, в то же время такая форма не всегда отвечает интересам проектных и инженерно-строительных фирм, так как разработка вариантов проектов, представленных на торгах, является безвозмездной.

По данным британской компании «Краун Эйджентс» (Crown Agents) процедура проведения открытого тендера состоит из следующих этапов: извещение/реклама; выпуск тендерных документов; подача проектных предложений; оглашение полученных проектных предложений; оценка предложений на основе заранее оглашенных критериев; выбор победителя; присуждение контракта; выполнение контракта.

Подготовка к торгам начинается c определения ситуации, критериев, даты проведения торгов, сроков и условий выполнения всех работ, условий оплаты и т.д. и разработки тендерной документации. Эти документы должны четко определять условия проведения торгов (общие и специальные), содержать технико-экономическую документацию, перечисление видов, объемов, наиболее предпочтительных методов выполнения работ, программу и графики их выполнения, проформу контракта, формы первоначальной и окончательной гарантий, их сумму и другие требования.

Технические спецификации – очень важный раздел тендерных документов, т.к. они содержат всю информацию о предоставляемых услугах, дополнительных требованиях к ним. Правильно подготовленные спецификации позволяют проектным фирмам предоставить предложения в полном соответствии с требованиями заказчика. При составлении спецификаций желательно использовать ссылки на международные стандарты, а в случае отсутствия таковых – на национальные стандарты. В соответствии с международной практикой, при проведении открытых международных торгов документы должны быть подготовлены на английском, испанском или французском языках.

Плохо составленная тендерная документация как документ, регулирующий права и обязанности заказчика и исполнителя, может привести к многочисленным недоразумениям, спорам и конфликтам, как во время, так и после проведения торгов.

Стоимость тендерной документации не должна превышать расходы организатора открытого международного тендера на изготовление данной документации и ее доставку исполнителю.

В среднем, стоимость тендерной документации в Российской Федерации составляет от 500 до 1500 российских рублей (но часто представляется и бесплатно), в министерствах и ведомствах Украины – от 300 до 500 гр., в Аргентине – от 1000 долл. США и выше (бывают случаи, когда стоимость документации достигает 20.000 долл. США на крупных тендерных торгах)[37].

После подготовительного этапа заказчик должен опубликовать общее объявление о видах требуемых услуг на тендерной основе для ознакомления потенциальных участников с содержанием проекта. В объявлениях указываются лишь основные сведения о торгах и адреса, где можно получить подрядные условия, спецификации, чертежи и другую информацию.

В большинстве стран мира определены официальные издания и другие источники, без оповещения об открытых торгах в которых, а также без публикации об их результатах невозможно вести речь о законности таких торгов. В России – это информационно-аналитический бюллетень «Конкурсные торги», причем срок вскрытия конвертов с заявками потенциальных участников тендера увязан с моментом публикации извещения о нем в бюллетене. В Украине – «Вестник государственных закупок». Для стран ЕС обязательной по госзакупкам является публикация в «Официальном Журнале ЕС». Широко практикуется также рассылка информации по линии посольств и торговых представительств.

В соответствии с международной практикой, в частности по процедурам Всемирного Банка торги не могут начаться раньше, чем через 8 недель со дня опубликования общего извещения о них[38]. В России – этот срок составляет 45 дней[39].

При выполнении крупных и сложных заказов организатор открытого конкурса вправе потребовать от потенциальных участников торгов пройти предквалификационный отбор, в ходе которого выявляются их возможности и ресурсы (опыт выполнения в прошлом подобных договоров, наличие кадров, оборудования, производственной базы, финансовое состояние и т.д.).

Фирма, проинформированная об объявлении торгов и пожелавшая участвовать в них, приобретает комплект тендерной документации с требованиями заказчика к содержанию ожидаемых предложений.

Офференты вправе потребовать от организатора открытого тендера разъяснения положений конкурсной документации. Организатор открытого тендера обязан ответить на любые полученные до истечения срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе запросы оферентов о разъяснениях положений конкурсной документации, и направить в адрес оферентов соответствующие разъяснения.

Следующий этап проведения тендерной сделки - подача торговых предложений, которая осуществляется уполномоченным компанией лицом.

На данном этапе целесообразно тщательно изучить особенности тендерного законодательства соответствующих стран.

Для упрощения процедуры подачи проектных предложений уполномоченные на проведение закупок товаров и услуг на тендерной основе организации разрабатывают методические рекомендации для проектно-строительной компании, которые включают в себя инструкции, комплект рекомендуемых форм для заполнения и другую полезную информацию.

В международной практике используются различные способы подачи предложений для участия в торгах. Заполненная и подписанная участником торгов проформа тендера имеет силу тендера и предоставляется организаторам торгов для участия в процедуре торгов - конкурсном отборе. В тендере участник указывает название своей фирмы, ее адрес. Организаторы торгов, если того требует тендерное законодательство их страны, могут обязать участника тендера представить в форме приложения к тендеру дополнительные сведения о его фирме и другую информацию.