На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил ра­боты с документами с учетом специфики ее деятельно­сти, технологии документирования, условий ,работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документа­ми и закрепляет их в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

- состав применяемых в управленческой системе до­кументов; ,

- компетенция руководителя, его заместителей и ру­ководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процесс ах работы с документами;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- виды применяемых бланков и порядок их использо­вания; - порядок движения основных видов документов;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Как уже отмечалось, среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, Особое значение имеет система организационно-распо­рядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях

всех уровней управления, направлений деятельности и форм со6ственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распоря­дительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и о6ъяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы). ­

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственный документам этой системы документации. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

К реквизитам относятся:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Эмблема организации и предприятия.

3. Изображение правительственных наград.

4. Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование министерства или ведомства.

7. Наименование учреждения, организации или предприятия.

8. Наименование структурного подразделения.

9. Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке.

10. Название вида документа.

11. Дата.

12. Индекс.

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14. Место составления и издания.

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресат.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст.

22. Отметка о наличии приложения.

23. Подпись.

24. Гриф согласования.

25. Визы.

26. Печать.

27. Отметка о заверении копий.

28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31. Отметка о поступлении.

Глава 2 Стиль деловых документов.

2.1.Официально-деловой стиль

Языком делового общения является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка по­нимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфи­ческих особенностей. Участниками делового общения являются органы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информаци­онных связей, в которые они могут вступать в процессе управленче­ской деятельности, зависят от места организации в иерархии орга­нов управления, ее компетенции, функционального содержания де­ятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются право­выми 'нормами, вследствие чего все информационные потоки орга­низации имеют устойчивый целенаправленный запрограммирован­ный характер, отвечающий потребностям организации и соответст­вующий ее месту в иерархии органов управления.

Специфика делового общения выражается и в том, что, незави­симо от того, кто является непосредственным составителем документа, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован до­кумент. А это, как правило, руководитель учреждения и руководите­ли подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, не­смотря на то, что документ подписывается одним лицом - руково­дителем организации, автором документа, как отмечают специалис­ты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об ад­ресате документа. .

Другой важной характеристикой документного общения являет­ся адресность информации. Управленческая информация не может, быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Более того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.

Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения: официальный характер; адресность; повторяемость; тематическая ограниченность.