– при начислении отпусков работникам за счет созданного резерва: Дебет 96 Кредит 70, 69.

В случае превышения фактической суммы расходов на выплату отпусков над суммой созданного резерва они могут быть сразу списаны на счета затрат: Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 70, 69 либо учтены на счете 97 «Расходы будущих периодов» с последующим списанием в дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов», что позволит обеспечить равномерное включение расходов на отпуска в затраты организации: Дебет 97 Кредит 70, 69.

По окончании года расходы, произведенные сверх допустимого резерва, также списываются на счета затрат. Если на конец года резерв использован не полностью, законодательство позволяет организации право:

– перенести остаток на следующий год;

– 31 декабря на сумму остатка сделать проводку методом «красное сторно»: Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96.

Этот выбор рекомендуем закрепить в приказе об учетной политике.

Кроме того, напоминаем, что в соответствии с п. 27 ПБУ 4/99 *(2) данные о наличии резерва на начало и конец отчетного периода, а также о движении его средств в течение отчетного периода необходимо указать в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках. Остаток резерва на выплату отпусков, переходящий на следующий год, отражается в бухгалтерском балансе на конец года отдельной статьей.

Решение о создании «отпускного» резерва нужно закрепить в учетной политике, учитывая следующие положения:

- принятый способ резервирования;

- предельную сумму отчислений в резерв;

- ежемесячный процент отчислений в резерв.

Итак, первое, что нужно сделать, – определиться со способом резервирования, то есть с тем, как рассчитать общий объем резерва.

Для этого составляют специальный расчет (смету).

В ней отражают:

- предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда (без отпускных);

- предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков;

- сумму единого социального налога с отпускных;

- расчет размера ежемесячных отчислений в «отпускной» резерв.

Специальной унифицированной формы для такой сметы не предусмотрено, поэтому ее можно составить в произвольной форме.

Главное, чтобы в ней присутствовали обязательные для любого первичного документа реквизиты.

Налоговый кодекс не ограничивает сумму отчислений в резерв на оплату отпусков.

Однако увеличивать такой резерв не стоит.

Всегда следует помнить об экономической обоснованности и документальном подтверждении расходов. Каждая сумма расчета должна быть оправдана. В целом можно говорить о двух основных способах расчета предполагаемых расходов на оплату труда и расходов на отпуск:

– Исходя из расходов 2007 года.

В этом случае нужно учесть:

а) затраты на оплату труда прошлого года, включая ЕСН;

б) затраты на оплату отпускных прошлого года, включая ЕСН;

в) индексацию затрат, если в 2008 году предполагается повышение окладов (тарифных ставок).

– Исходя из предполагаемых затрат на каждого сотрудника на 2008 год. Этот метод базируется на первичных документах:

а) штатном расписании;

б) графике отпусков;

в) положении об оплате труда;

г) положении о премировании;

д) предполагаемом увеличении численности сотрудников, если, например, создается новое структурное подразделение;

е) сведениях об уменьшении численности сотрудников.

Пожалуй, более точным будет второй способ расчета.

В расчет суммы резерва в налоговом учете входит ЕСН.

Однако, по мнению чиновников, при формировании резерва не учитываются расходы в виде пенсионных и «травматических» взносов.

Произведем расчет ежемесячного процента отчислений в «отпускной» резерв по формуле (1).

Формулу расчета ежемесячного «отпускного» процента и суммы отчислений в резерв в конкретном месяце по формуле (2) также прописывают в учетной политике фирмы.

Таким образом, сумма отчислений в резерв на оплату отпусков в каждом месяце будет колебаться в зависимости от фактических расходов на оплату труда.

На конец налогового периода «Юничел» должна провести инвентаризацию резерва.

По ее итогам делают один из выводов:

– резерв недоиспользовали. Оставшиеся на последнее число текущего налогового периода суммы резерва нужно включить в состав доходов этого периода;

– резерва не хватило. В этом случае фирма обязана сумму фактических расходов на оплату отпусков с учетом ЕСН включить в расходы на оплату труда.

При этом сумму неиспользованного резерва включают в состав налоговых доходов, если компания решила на следующий год его не создавать.

Для проведения инвентаризации резервов можно разработать специальный бланк (унифицированной формы нет).

Проводя инвентаризацию резерва на 31 декабря, нужно уточнить его сумму. Ведь часто бывает, что не все запланированные отпуска работники фактически использовали.

Например, сотруднику полагается 28 календарных дней отпуска в год, а он использовал только 14.

Таким образом, возникнет сумма неиспользованного резерва (ее определяют по формуле (3). Для ее расчета следует использовать фактические данные за год.

Для сближения бухгалтерского и налогового учета «отпускной» резерв можно создать и в бухучете.