Для оперативной координации действий рабочей группы банку необходимо выделить в ее составе технолога проекта. В круг его обязанностей должно входить: обеспечение обмена информацией, инициирование и координация работ каждого из управлений банка, при необходимости, вынесение вопросов на уровень главного менеджера проекта. Технолог проекта должен владеть технологией бюджетирования по банку в целом, согласовывать требования различных управлений с требованиями утвержденной методики и консультантов. Типичные вопросы, требующие непосредственного участия технолога проекта: согласование состава статей бюджета и бизнес-направлений, определение порядка группировки бюджетных показателей в основных отчетах.

Еще одним важным аспектом внедрения системы бюджетирования, на 60-70 процентов определяющим успех проекта, является характер участия сотрудников банка в процессе внедрения. Типичной ошибкой на этапе постановки задачи по автоматизации бюджетирования является желание руководства банка в кратчайшие сроки получить полностью автоматизированную систему бюджетирования в основном силами привлеченных специалистов при минимальном участии персонала банка. Практика показывает, что такой подход в большинстве случаев приводит к существенному увеличению сроков внедрения и снижению его качества. Сторонние консультанты-аналитики и участвующие во внедрении представители фирмы-разработчика не могут эффективно заменить сотрудников банка при выполнении целого ряда работ по внедрению. Прежде всего, к таким работам относятся: классификация лицевых счетов и определение соответствия их статьям бюджета и элементам финансовой структуры банка; создание модулей выгрузки данных из систем автоматизации внутрихозяйственной деятельности банка (Основные фонды, МБП, Зарплата, Учет хозяйственных договоров, Складской учет и пр.); определение правил распределения каждого из видов накладных расходов по центрам финансовой ответственности, детализация внутренних инструкций и регламентов для каждого сотрудника банка.

Таким образом, внедрение системы бюджетирования в большей степени должно выполняться силами сотрудников самого банка, использующих советы и опыт консультантов и представителей компании-разработчика системы бюджетирования. В противном случае банк не сможет самостоятельно совершенствовать методику и технологию бюджетирования, что неизбежно приведет либо к дополнительным затратам на привлечение консультантов для выполнения новых настроек, либо к отторжению технологии сотрудниками банка после завершения внедрения.

Срок внедрения системы в значительной степени зависит от уровня подготовки специалистов банка, отвечающих за внедрение, от их умения разговаривать с консультантами "на одном языке". Для организации четкого взаимодействия между специалистами банка и сторонними консультантами целесообразно еще до начала внедрения системы сотрудникам банка, входящим в группу внедрения, пройти соответствующее обучение. Например, консалтинговая компания "ТрастКонто", занимающаяся внедрением системы бюджетирования "Контур Корпорация Бюджет", разработанной компанией Intersoft Lab, периодически проводит обучающие семинары по теме: "Постановка и автоматизация оперативного бюджета банка на основе системы "Контур Корпорация"". Эти семинары проводятся на базе Учено-методического центра информационных технологий в экономике Финансовой Академии при Правительстве Российской Федерации. Семинар двухдневный. На семинаре специалисты банка получают подробную информацию по вопросам организации финансового планирования в банке, технологии бюджетирования, автоматизированного ведения бюджета банка на основе системы "Контур Корпорация Бюджет". Кроме этого, каждый из слушателей семинара имеет возможность самостоятельно поработать с системой и, пользуясь методическим руководством, выполнить контрольный пример, включающий все этапы бюджетирования. Такие семинары могут быть проведены также и на территории банка.

1.4. Технологические вопросы, включающие состав и последовательность работ, выполняемых при внедрении системы бюджетирования

Важным моментом при внедрении системы бюджетирования является планирование работ и контроль их исполнения. Необходима детальная проработка плана внедрения. План внедрения должен содержать описание работ, сроки их выполнения и имена ответственных за выполнение каждого пункта. В плане внедрения нужно предельно четко определить критерии завершения каждого этапа внедрения: готовность технологических документов, загрузка данных и выпуск отчетов, отработка контрольного примера сотрудниками банка. При этом следует учитывать, что ответственными за отдельные этапы работ могут быть как сотрудники банка, так и представители компании, занимающейся внедрением. То есть это должен быть план совместных работ. Часто встречается ошибка, когда внедрение ведется в соответствии с календарным планом, в котором фигурируют только работы сторонних консультантов, при этом работы банка становятся неочевидны, и в связи с этим сроки их выполнения затягиваются.

Очень важно при внедрении системы бюджетирования обеспечить четкий контроль соблюдения сроков выполнения работ по каждому этапу и контроль соответствия достигнутых результатов запланированным. Дело в том, что в ходе внедрения уровень понимания сотрудниками банка технологии бюджетирования и возможностей системы неуклонно растет. При этом у сотрудников банка нередко возникает желание "незначительно" расширить требования, чтобы достигнуть, казалось бы, лучшего результата. Например, после настройки финансовой структуры и получения первых план-факт отчетов зачастую выясняется, что часть расходов банка являются расходами аффилированных предприятий. В данной ситуации у аналитиков банка незамедлительно возникает желание построить в рамках имеющегося проекта бюджеты каждого из таких предприятий, с целью корректного разнесения соответствующих расходов. Другой пример. После анализа методических документов, подготовленных на первом этапе внедрения системы бюджетирования, банк может выдвинуть предложения по существенному изменению организационно-штатной и финансовой структуры банка. Такие изменения требований в ходе внедрения могут привести к увеличению срока внедрения в несколько раз. Во избежание этого мы настоятельно рекомендуем банку исключить модификацию базовых методических принципов бюджетирования в ходе внедрения. При нарушении этого условия общий срок внедрения может стать бесконечным: модификация приводит к увеличению времени выполнения этапов работ и возрастает риск появления новых требований и изменений.

Снизить риск увеличения общего срока внедрения также поможет проведение анализа внутренних документов банка с целью определения их актуальности. В самом начале внедрения необходимо провести ревизию следующих документов:

· организационно - штатная структура банка;

· Положения каждого из подразделений банка и Должностные инструкции сотрудников банка;

· консолидированный бизнес-план банка;