Первым этапом работы с «ТурВин» является заполнение информационных справочников направлений, отелей, рейсов, партнеров, рекламных изданий и др. с указанием применяющихся квот.

После этапа работы с клиентом, в результате которого производится выбор из спра­вочников страны, гостиницы и авиарейса, программа самостоятельно выполняет форми­рование и калькуляцию тура.

Преимущества программы:

1. при работе с клиентом под­ходящий тур подбирается по нескольким критериям - стране, направлению, отелю, срокам и стоимости поездки. При отсутствии сформированного подходящего пакета создаётся индивидуальный тур;

2. существует возможность ускорить обработку клиентских заказов путём заполнения заранее подготовленных стандартных шаблонов;

3. после оформления путёвки все данные клиента автоматически отражаются во всех надлежащих списках (на оформление страховки, визы, на бронирование, в руминг-листах и т. д.);

4. помимо заложенных в «ТурВин» готовых исходящих документов (списков в посольство и др.) пользователи могут самостоятельно создавать с помощью программы различные отчёты, которые можно не только отправить на печать или факс, но и переслать для дальнейшей обработки в программы Excel и Word;

5. программа предоставляет возможность контролировать загрузку рейсов и анализировать эффективность собственной рекламы, поскольку при заполнении клиентской карточки указывается рекламное издание, откуда была получена информация об услугах;

6. бухгалтерская часть программы позволяет отслеживать оплату счетов и вести финансовую отчётность.

1.4. Пакет прикладных программ «Туристский офис».

Программный комплекс «Туристский офис» разработан фирмой «Tour Technology» и предназначен для системной автоматизации туроператоров и турагентств в пределах офиса с возможностью их дальнейшего объединения в единое информационное пространство Российской Федерации. Система изначально является многопользовательской, но может работать в однопользовательском (локальном) варианте с использованием мощного аппарата разграничения доступа к данным. Защита данных осуществляется как сетевыми средствами, так и специальным модулем, который может устанавливаться по желанию пользователя.

«Туристский офис» состоит из трех основных модулей: туристского, финансового и управления документооборотом и внешними связями.

1. Туристский модуль выполняет следующие функции:

- ведёт исходные справочники стран, городов, отелей, авиаком­паний, авиаперелётов и т. д.;

- вносит в названные справочники цены на услуги, оказанные партнером;

- планирует и продаёт индивидуальные и групповые туры;

- устанавливает задачи для операторов по приобретению или продаже авиабилетов, мест в гостиницах, виз, страховок, питания, всего комплекса туристских услуг;

- контролирует уровень выполнения плана продаж;

- оформляет договоры и анкеты для посольства;

- формирует различные списки по определён­ным шаблонам.

2. Финансовый модуль реализует:

- настройку на особенности бухгалтерского учёта;

- ввод первичных бухгалтерских документов с их дальнейшей пересылкой в определённую бухгалтерскую программу для составления отчёта за отчётный период;

- контроль взаиморасчётов;

- контроль корректности составления предварительной сметы и выполнения фактической туристской сметы;

- анализ и контроль за финансовым состоянием фирмы.

3. Модуль управления документооборотом и внешними связями работает в двух режимах.

Первый режим - хранение, передача и редактирование документов, второй - подготовка документов к отправке получателю с помощью факсимильной или модемной связи. Служебные функции модуля обеспечивают непрерывный информационный обмен между туристическими агентствами, между центральным офисом и отделом продаж.

Логическая структура программы предполагает разделение пользователей на категории в соответствии с их должностными обязанностями. Условно выделяется три категории пользователей:

- генеральному директору, выполняющему функцию заключения контрактов, вменяется в обязанность внесение расценок в справочники и контроль за финансовым состоянием фирмы на отчётную дату;

- финансовый директор с помощью данной программы контролирует взаиморасчёты с партнёрами, выполняет предварительный анализ финансового состояния фирмы и анализ причин получения внеплановой прибыли либо её недополучения;

- менеджер-оператор вносит исходные данные в туристские справочники, если для этого не требуется компетенция руководящего состава фирмы; формируют основной пакет услуг отдела продаж, выполняет другие технические функции.

1.5. Программа «Трэвел офис-2000».

Особенностью данной программы является последовательная автомати­зация функций формирования, продвижения и реализации туристско­го продукта. За счёт этого система «проводит» пользователя на всём пути от формирования заказа до реализации турпродукта. В результате сводятся к минимуму возможные ошибки, менеджеры компании получают доступ к действенному механизму контроля за рабо­той персонала.

Первым этапом работы системы является регистрация заказа клиента. При повторном обращении клиента всю ранее собранную о нём информа­цию программа переносит в новый заказ.

Второй этап работы: после завершения процесса регистрации система автоматически фор­мирует лист бронирования, который отправляется поставщикам турист­ского продукта электронной почтой или другими средствами связи.

Третий этап: после подтверждения бронирования заявленных услуг система формирует счёт клиенту по стандартным шаблонам или формулярам.

Преимущества системы:

1. регистрируются платежи по счёту, сделан­ные в различных валютах, безналичным платежом, наличными и по кредитной карте, в счёт депозита и др. Как только сумма всех совершённых платежей сравнялась со стоимостью заказа или превысила её, система готова оформить выдачу турпродукта с печатью турпутевки или счёта-фактуры. Вся выдача отражается в соответствующих журналах, информацию которых в любой момент можно распечатать;

2. при переплате средств или аннулировании оплаченного заказа задействуется технология возврата сумм клиенту с выставлением счёта на возврат и регистраци­ей возвратного платежа;

3. система позволяет в режиме реального времени производить анализ финансово-хозяйственной деятельности, в том числе анализ по заданным периодам, включая результаты работы конкретных сотрудников и др.

1.6. Программный комплекс «Мастер-Тур».

Комплекс разработан компанией «Мегатек» и используется многими известными туристскими фирмами: «Express Line», «Саквояж», «DSBW – Tours», «UTS» и другими.

Программа комплекса состоит из 6 функциональных блоков:

1. формирования туров;

2. реализации туристского продукта;

3. работы с партнёрами;

4. финансового;

5. администраторского;

6. справочного.

Комплекс позволяет:

- сформировать тур с неограниченным перечнем основных и дополни­тельных услуг как туроператору, так и самому туристу;