ПИСЬМЕННОЕ ОБЩЕНИЕ Квалифицированные менеджеры прибе­гают к письменному общению для передачи простых и рутинных сообще­ний. а также в сложных и неоднозначных ситуациях. В организации особенно крупной, постоянно циркулируют докладные записки, письма, доклады, заявления о целях компании, должностные инструкции и другие формы письменного общения. Планы компании должны быть оформлены в виде документов об основных ориентирах политики компании, отчетов о заседаниях на высшем уровне, бюджетов, предписаний и других пись­менных материалов. В то же время письменное общение очень важно для представления организации за пределами компании. Письма, пресс-рели­зы, ежегодные доклады, брошюры со сведениями о продажах, реклама — все это имеет прямое отношение к формированию имиджа компании,

Умение успешно общаться в письменной форме, таким образом, явля­ется ценным навыком на всех уровнях управления. Ниже представлено несколько важных советов на эту тему.

¨ Ваше послание должно учитывать специфику аудитории, к которой оно обращено. В изложении, например, принципов работы ветряной мельницы вам следует использовать один стиль, если вы пишете об этом статью для детского журнала, и совершенно другой стиль, если вы описываете это в брошюре о продажах, предназначенной для потенциальных покупателей.

¨ Пишите четко и ясно.Длинные, неоправданно сложные предложения способны только затруднить прочтение и затемнить смысл, содержащийся в вашем послании.

¨ Придерживайтесь фактов.Если ваше послание будет недостаточно обоснованным, то оно не получит успеха у читателей, которые сочтут ваши высказывания предвзятыми и ненадежными.

Аналитические навыки

Менеджеры должны обладать способностью мыслить — видеть органи­зацию в целом и понимать взаимодействие между отдельными ее частя­ми. Для получения, обработки и анализа, информации, выработки осново­полагающих принципов, установления взаимосвязей, выявления как тру­дностей, так и благоприятных возможностей, формулирования выводов, принятия решений и составления планов управляющие, подобные Биллу Гейтсу из фирмы "Микрософт", используют свои аналитические навыки.

Управление посредством «хождения в народ»- способ делового общения руководителей с подчиненными, при котором в личных беседах выясняется реальное положение вещей.

Аналитические навыки – способность понимать соотношение между частями и единым целым.

Принятие решений — ключевой момент в деятельности управляющих, требующий аналитических навыков. Многие исследователи занимались подробным изучением процесса принятия решений и разбили его на шесть этапов.

1. Выявление необходимости принимать решение. Менеджеры непрерывно контролируют обстановку внутри и вне организации, чтобы не пропустить изменения, способные создать проблемы, требующие немедленного решения, или возможности, которыми следует вос­пользоваться.

2. Анализ и определение возникшей проблемы или открывшейся возможности. Менеджеры определяют их причины и устанавливают требования, которым должно отвечать будущее решение.

3. Изучение возможных альтернатив. Менеджеры вырабатывают несколько вариантов решения или способов действия.

4. Выбор желательной альтернативы. После рассмотрения преимуществ и недостатков каждой альтернативы менеджеры избирают наиболее многообещающий способ действий (который может представлять собой комбинацию из нескольких рассмотренных альтер­натив).

5. Выполнение выбранного решения. После тщательного планирования и учета реакции тех, кто будет выполнять решение, и тех, кого оно затронет, менеджеры претворяют свое решение в жизнь.

6. Оценка полученных результатов. Менеджеры следят за результатами своих решений, чтобы увидеть, привел ли выбранный способ к достижению цели, не возникают ли новые проблемы или возможности в результате этого решения и не следует ли принимать новое решение.

Однако правильный метод принятия решений еще не гарантирует правильного решения. Например, руководители фирмы "Квейкер Оутс" решили приобрести компанию "Гейнс Фудз" (производство корма для домашних животных) в тот год, когда финансовые показатели "Квейкер" были худшими за все предыдущее десятилетие. Хотя решение было основано на убедительных логических построениях, результат оказался кошмарным. Менеджеры "Квейкер" сделали ошибку, переоценив выгоды, которые они получат, приобретя "Гейнс", и к тому же они никак не предвидели того, что, став компанией номер два на рынке корма для домашних животных) они тем самым превратятся в мишень номер один в отрасли. Под воздействием усилившейся агрессивной стратегии конкуре­нтов "Квейкер" скорее несла потери на своем приобретении, чем извлекала из него прибыль, и ее производство корма для домашних животных в целом сильно пострадало. Тем не менее руководители компании продол­жают строить долгосрочные планы и надеются, что все образуется.

Управленческие решения принадлежат к двум типам. Программиру­емые решения — это повторяющиеся обыденные решения, которые при­нимаются на основе заранее выработанных для этого правил. Непрограм­мируемые решения уникальны и, как правило, не повторяются, так что их нельзя принимать на основе заранее установленных процедур или пра­вил. Менеджеры принимают решения, опираясь на разные объемы ин­формации, так что вероятность успешного или отрицательного резуль­тата в различных случаях неодинакова. Существуют четыре типа усло­вий, в которых принимаются решения. 1) Когда менеджеры имеют всю необходимую информацию, они чувствуют себя уверенными в успехе и принимают решения наверняка. 2) Когда менеджеры имеют нужную информацию, но не в полном объеме, в их решениях присутствует большая вероятность неудачи, так что они принимают решения с неко­торой долей риска. 3) Когда менеджеры имеют неполную информацию, им приходится делать предположения, которые могут оказаться невер­ными, так что в их решении заложена неопределенность. 4) Когда перед менеджерами стоят неясные цели, плохо определены альтернативы и полностью или почти полностью отсутствует информация, очень велика вероятность того, что их решение будет неудачным так как оно принималось на основе сомнительных предпосылок — наиболее сложные и рискованные условия для принятия решений.

Процесс управления

Все менеджеры, независимо от их должности, обычно имеют один и тот же круг функций в организации любого типа. Даже в самых маленьких организациях и на начальном этапе становления предприятия, и в процессе его функционирования менеджеры занимаются планированием, организационными вопросами, руководством и контролем. Знакомясь с нижеследующим описанием процесса управления, следует помнить , что различным уровням управления соответствуют различные комплексы обязанностей на каждой стадии этого процесса.

Функция планирования

Планирование— выработка целей организации и определение наилучших способов их достижения.