В служебной записке отмечаются рекомендации, какую позицию следовало бы занять представителям компании на завершающей стадии переговоров. Записка подписывается руководителем подразделения, несущим персональную ответственность за полноту и достоверность представляемых сведений.

2. На завершающей стадии переговоров - при подготовке текста договора соответствующее подразделение компании совместно с претензионно-договорным отделом отрабатывают детали договора, визируют его и представляют в письменном виде руководителю компании для подписания. Текст договора визируется также главным бухгалтером, а также одним из заместителей генерального директора (по направлению деятельности). Информация на всех стадиях переговоров и заключения контракта является конфиденциальной и разглашению сотрудниками компании не подлежит.

3. После подписания один экземпляр договора передается в бухгалтерию компании. Заинтересованные подразделения компании имеют право для осуществления контроля снять копию договора.

4. Руководители подразделений компании, участвующие в исполнении положений заключенных договоров, несут персональную ответственность за качественное их выполнение.

В ходе реализации договорных обязательств подразделения компании предоставляют в претензионно-договорной отдел АК "Домостроитель" сведения о произведенных согласно договора платежах, движении материальных средств и ценностей, оказанных услугах по данным договорам.

Основными обязанностями и функциями претензионно-договорного отдела являются:

- подготовка, оформление и своевременное заключение с участием соответствующих организаций и отделов акционерной компании договоров подряда на капитальное строительство с заказчиками и субподрядными организациями по объектам, принятым акционерной компанией договоров на ремонтные и разные работы;

- определение договорных индексируемых и фиксированных цен на строительство объектов, составление протоколов дополнительных затрат в условиях рынка по прочим заказчикам и субподрядным организациям, проверка протоколов по удорожаниям затрат в условиях рынка регионального центра;

- составление графиков финансирования на основании графиков производства работ, участие в разработке прогнозных данных по определению рыночной конъюнктуры совместно с экономистами;

- проверка и согласование сметной документации, сбор и защита замечаний у заказчиков и проектных организаций по сметной документации совместно с субподрядными организациями, с привлечением в необходимых случаях служб акционерной компании. Осуществление контроля за согласованием субподрядными организациями смет в установленные сроки. Участие в рассмотрении проектов организации строительства по вопросам, касающимся включения в сводные сметы необходимых затрат;

- составление расчетов, смет по затратам, непредусмотренными едиными расценками, нормами накладных расходов и согласование их с заказчиками в части ценообразования;

- принятие мер по ликвидации просроченной задолженности за выполненные работы, возникшей в результате отсутствия или неправильного применения единых расценок, неправильного составления смет договоров подряда, исчерпание сметного лимита и др.;

- контроль за правильностью расчетов с заказчиками и субподрядчиками за выполненные СМР с рыночными удорожаниями в соответствии с заключенными договорами подряда;

- учет проверки проектно-сметной документации и заключения договоров;

- методическое руководство сметно-договорной работой в подразделениях АК, своевременное доведение до сведения работников нормативных и рекомендательных документов, разъяснений, изменений по сметно-договорной работе;

- контроль за процентовками выполненных СМР по генподряду и субподряду в части ценообразования.

Договор подряда на капитальное строительство АК "Домостроитель", составленный по упрощенной схеме, не соответствует типовой форме. (Форму контракта и сопровождающих его документов смотри в приложении 3). Не применяются банковские гарантии, финансовое обеспечение строек, расчет и страхование рисков. Еще в 1995 году в условиях высокой инфляции были заключены договора с твердой ценой, в результате чего компания понесла большие убытки, именно для этого и необходимо проводить расчеты, учитывающие негативное воздействие на предприятие внутренней и внешней среды, отражая его в контракте.

2.3. Исследование основных зависимостей влияния факторов на контрактно-договорные отношения строительного предприятия

Одним из основных направлений деятельности АК “Домостроитель” - обеспечение слаженной работы строителей, завода и транспорта (технологические переделы, процессы). Завод должен выпускать детали в той же последовательности, в какой они устанавливаются на стройке. От своевременной поставки готовых конструкций и деталей на строительную площадку во многом зависит сокращение сроков строительства. Но добиться слаженной работы заводов, транспортных организаций и строительных управлений обычными способами было сложно. Они подчинялись разным организациям, особо, независимо от остальных определялись результаты их деятельности. Нередко не совпадали интересы строителей и других участников строительства. Например, транспортным организациям невыгодно перевозить некоторые строительные материалы. Особенно это относится к легким стеновым деталям, которые не позволяют полностью использовать грузоподъемность машин. Заводу невыгодны мелкие, дешевые детали, требующие больших затрат труда. В результате, стоимость выполненных работ оказывается невысокой, а завод стремится выпускать дорогие детали.

Разобщенность интересов строителей, транспортников и работников заводов можно было преодолеть, если сосредоточить руководство ими в одних руках. Этого и добились в ОАО АК “Домостроитель” путем объединения.

Руководство организации ставит перед всеми звеньями единую задачу - с наименьшими затратами средств в минимальные сроки обеспечить строительство объекта. Строительные организации получают задания по вводу жилой площади, завод - по выпуску комплектов деталей для определенного количества домов. Для автотранспортного звена устанавливаются почасовые графики доставки деталей на объекты. Их выполнение - главная задача транспортников.

Связанные единым руководством и одной целью, все звенья АК должны работать четко и слаженно за счет вертикальных связей (рисунок 5).

Добиться слаженной работы всех технологических переделов достаточно сложно. При этом наблюдаются некоторые несовпадения интересов заводов, строительной площадки, транспортных организаций. Так, например, интересы завода направлены на ритмичную загрузку своих технологических линий, на весь годовой объем выпуска продукции. А интересы строительных подразделений на монтаже направлены на обеспечение ритмичного возведения объекта из различных конструкций и материалов, обусловленных технологией и формой организации ведения работ. Транспортные организации ориентированы на полную загрузку однородных (однотипных) конструкций, обеспечивающих максимальное использование парка машин.