1.2.4. Ведение контрактов

Реализация контракта требует большой работы по его ведению (мониторингу). Сюда, кроме слежения за ходом контракта, входят:

Рассмотрение изменений в ходе реализации проекта;

Разрешение конфликтов.

Наиболее подверженными изменениям в ходе проекта элементами являются: объемы работ, сроки и стоимость выполнения работ по проекту. В зависимости от предусмотренных контрактом условий одни изменения, вносимые в проект, должны находить отражение в контракте, а некоторые изменения в проекте не требуют корректировки контракта. Внесение изменений в контракт является одной из наиболее важных функций по управлению проектом. Порядок рассмотрения, учета изменений по объемам и характеру работы, условиям их выполнения и возмещения соответствующих затрат должен предусматриваться в контракте. Эффективная работа с изменениями предполагает заинтересованное сотрудничество заказчика и исполнителя. Они должны как можно раньше предупреждать друг друга о предполагаемых изменениях и, несмотря на несовпадение позиций, доброжелательно и с учетом интересов друг друга решать вопросы реализации изменений и возмещения затрат.

Система управления проектом должна включать программу управления изменениями. Подрядчик должен следить и не допускать предоставления заказчику дополнительных услуг без соответствующей компенсации; в свою очередь, заказчик должен иметь на строительной площадке своего представителя, контролирующего процесс внесения изменений и защищающего его интересы.

Как известно, при подготовке контракта заказчик и подрядчик планируют работы по проекту исходя из оптимистических сроков, не учитывая, что приостановки и задержки работ почти всегда неизбежны.

Задержки классифицируются в зависимости от ответственности сторон контракта на простительные (неизбежные) и непростительные (которых можно избежать), а также в зависимости от права подрядчика на компенсацию дополнительных затрат - на компенсируемые и некомпенсируемые.

К простительным относятся задержки, причины которых находятся вне контроля со стороны подрядчика. Такие задержки, согласно положениям контракта, дают подрядчику право на перенос сроков исполнения работ, указанных в контракте, освобождают его от уплаты неустойки и от обязательств, выполнению которых препятствуют такие издержки. Потери подрядчика в этом случае могут либо компенсироваться (если причиной является невыполнение заказчиком своих обязательств), либо не компенсироваться (если их причины находятся вне контроля как подрядчика, так и заказчика). Если задержки относятся к категории компенсируемых, то подрядчик имеет право на получение возмещения своих потерь. Если задержка простительная, но не компенсируемая, обе стороны принимают на себя все связанные с ней потери. Когда одновременно возникает несколько задержек по параллельно выполняемым работам или перекрывающимся работам, подрядчик имеет возможность выбрать любую из них для получения большей компенсации.

Однако взаимоприемлемых решений удается достичь далеко не всегда, и тогда возникает необходимость в механизмах разрешения противоречий и конфликтов. Простейшим механизмом является претензионный порядок урегулирования споров. В этом случае одна из сторон, считающая себя неудовлетворенной, может облечь свое отношение к спорной стороне в форму официального обращения, с изложением своих позиций. Такое обращение называется “претензией”. Если же неудовлетворенная сторона требует в своем обращении к партнеру выплаты ей некоторой денежной суммы, претензия становится иском. Под иском понимается направленное заказчику требование подрядчика о дополнительной оплате или предоставлении дополнительного времени в связи с изменившимися условиями работ по контракту. Предоставленный заказчику иск должен содержать детальное содержание всех затрат, которые подрядчик понес в связи с возникшей проблемой на определенную дату, а также тех затрат, которые, по его оценке, он понесет по той же причине в будущем. Заказчик должен в определенный срок рассмотреть иск и в письменном виде сообщить ответ.

Если заявитель претензии не удовлетворен ответом, то он может привлечь для разрешения конфликта третью сторону в виде третейского или арбитражного суда. В этом случае требуются тщательная подготовка и, как правило, значительные затраты времени, финансовых и людских ресурсов. [6, с. 90 - 101], [5, с. 333 - 351].

1.2.5. Закрытие контракта

Основные этапы закрытия контракта

Основные этапы закрытия контракта в себя включают:

проверку финансовой отчетности;

паспортизацию;

выявление невыполненных обязательств;

завершение невыполненных обязательств;

гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности относится к отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

Проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

Согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

Проверку наличия документации по изменениям;

Контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

Проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

Соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

Поиск просроченных платежей поставщику;

Подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта. Для ее проведения необходимо представить соответ­ствующую документацию. Например, документацию, характеризующую технические условия используемого сырья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттестуется продукция. Вся документация передается заказчику для регистрации. При правильном управлении проектом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта. Руководитель проекта должен стараться решить все спорные вопросы путем переговоров. Может быть принято решение о том, что некоторые элементы проекта не будут выполнены при закрытии контракта. Окончательное решение о выполнении невыполненных обязательств остается за заказчиком.

Объемы работ, определенные в начале проекта, могут оказаться ненужными в связи с изменением контракта. Какие-то работы уже завершены, но остались невыполненными из-за мелких недоделок.

Выявление невыполненных обязательств должно осуществляться постоянно в течении всего времени выполнения контракта, и они должны устраняться своевременно, а не на этапе закрытия контракта, чтобы избежать излишних затрат и нерационального использования ресурсов.

В результате проверки устанавливаются:

объемы работ, не требующих дополнительных усилий и готовых к закрытию;

объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств.