Источником правового регулирования при заключении контрактов являются строительные формуляры, т. е. типовые формы контрактов, которые включают выше перечисленные статьи.

В Российской Федерации используется типовая форма контракта, включающая следующие разделы:

Определения;

Предмет контракта;

Стоимость работ по контракту;

Обязательства подрядчика;

Обязательства заказчика;

Сроки выполнения работ;

Платежи и расчеты;

Производство работ;

Охрана работ;

Обстоятельства непреодолимой силы;

Приемка предмета контракта;

Гарантии;

Лицензии;

Имущественная ответственность сторон;

Расторжение контракта;

Особые условия, [ 5 , с. 333 - 351 ].

1.2.3. Подготовка контракта

Организация подготовки контракта (в принятой на Западе терминологии - контрактинг) зависит от структуры системы управления проектами и может быть централизованной и децентрализованной.

Централизованным называется такой контрактинг, когда один отдел ответственен за весь процесс работы с контрактами по всем проектам. Все процедуры при централизованном контрактинге обязательны и разнообразны для всех проектов. При децентрализованном контрактинге каждый управляющий проектом имеет специалиста, который занимается контрактной деятельностью.

В проектной организационной структуре, контрактинг обычно децентрали­зован и специальный персонал, работающий с контрактами, выделяется для конкретных проектов. В этом случае система управления контрактами более гибка и чувствительна к изменениям и потребностям проекта. При матричной структуре организация контрактинга обычно централизована. Существует специальный отдел контрактинга и управляющий проектом взаимодействует с персоналом этого отдела. При этом сокращаются затраты по контрактингу.

Специалисты по контрактам, лучше знакомые с рынком, производят закупки более рационально.

Независимо от принятой системы контрактинга подготовительная работа по заключения контракта предусматривает определенную последовательность действий, которая включает:

выбор претендентов;

подготовка запросов претендентам;

рассылка запросов претендентам;

подготовка и передача претендентами предложений заказчику;

составление и заключение контрактов.

Для того чтобы определить необходимого партнера по работе над проектом и подписать с ним соответствующий контракт, необходимо иметь какое-то количество возможных претендентов, желающих стать участниками проекта.

Указанная работа начинается с составления полного перечня возможных контракторов, которым направляется письмо или телефакс, состоящий из двух частей: первая часть содержит информацию о проекте, во второй - запрашивается информация от возможных претендентов.

Информация, запрашиваемая у претендентов, включает:

сведения о заинтересованности претендента в подготовке предложения;

данные о техническом персонале и объеме работ;

опыт работы в области определенной предметом контракта, предварительные планы и т. д.

Ответы потенциальных контракторов анализируются и определяются претенденты, которые более всего отвечают предъявленным требованиям заказчика. Как правило, это группа из 6- 8 потенциальных контракторов, показатели которых различаются незначительно. Заказчик направляет им запрос на подачу предложений. Одной из главных целей запросов является получение от фирмы конкурентных предложений, из которых в результате анализа выбираются наилучшие. Запрос представляет собой набор документов, которые необходимо подготовить претенденту для заключения контракта. Эти документы включают:

письмо-запрос на подачу предложения;

информацию для претендентов;

форму предложения;

форму соглашения;

спецификации на работы, являющиеся предметом контракт.

В письме содержится перечень документов, включенных в запрос, дата и процедуры представления предложения. В информации для претендентов подробно излагаются правила и процедуры подготовки и подачи предложений. Форма предложения включает в себя все необходимые коммерческие условия. Форма соглашения содержит предлагаемые предложения и условия, которые будут использоваться для составления контрактного соглашения между сторонами. Указанные положения и условия определяют права, обязанности, ответственность и обязательства по возмещению ущерба заказчика и контрактора во время выполнения работ по проекту. Спецификации на выполняемые работы включают документы, которые определяют административные и процедурные требования, связанные с выполнением всех работ по контракту, а также основные стандарты по проектированию, качеству, технике безопасности и так далее.

На основании полученных запросов потенциальные контракторы готовят свои предложения для заключения контрактов и передают их заказчику в соответствии с указанным сроком и методом доставки.

Предложения включают в себя три раздела.

Раздел 1.

“Предложения по выполнению контракта“ - содержит следующие главы:

описание проекта;

объем представляемых услуг;

рабочий план и графики;

организация проекта.

Раздел 2.

” Технические положения “- дается полное описание предлагаемой техноло­гии, четкое определение ответственности за выполнение задач технического характера.

Раздел 3.

” Коммерческие предложения “ - содержит предварительную оценку стои­мости работ, на основании указанного заказчиком метода оплаты в качестве предпочтительного. Это наиболее конфиденциальная часть предложения, которая представляется как “закрытый документ”.

Анализ поданных предложений на заключение контракта осуществляется заказчиком проекта и предполагает взвешенную оценку данных, содержащихся в предложениях, путем сравнения проектных целей и затрат, времени и цен, риска и потенциального эффекта.

Взаимодействие между заказчиком и контрактором на этой стадии должно быть более тесным, т. к. в течении этого периода стороны стремятся согласовать и уточнить условия контракта, придать им ясные формулировки.

Эти переговоры могут вестись: путем переписки (почтой, телеграфом, телетайпом), путем личных встреч, по телефону. Обычно эти способы сочетаются в различных комбинациях. После всесторонней оценки предложений, заказчик выбирает контракт и принимает решение о его подписании.

Оформление контрактов является завершающим этапом, после чего начинается процесс его реализации.

Контракт может считаться заключенным в том случае, если он должным образом подписан сторонами с указанием их юридических адресов. Контракт может быть подписан только лицами, имеющими право подписи таких документов, иначе он не является юридическим документом.

Кроме того, следует иметь в виду, что, если в сделке участвуют три стороны и более, то договорные отношения могут быть оформлены путем подписания всеми участниками единого документа (например, трехстороннего соглашения), либо путем подписания нескольких двухсторонних контрактов со ссылкой в тексте каждого из них на связанность с другими контрактами. После подписания первого контракта может появиться целая серия контрактов, субконтрактов или заказов на закупку. [5, с. 90-101], [6, с. 333 - 351].