Задачи отдела по работе с общественными объединениями[30]

1. Поддержка деятельности и взаимодействие с общественными объединениями, обеспечение деятельности органов по взаимодействию с общественными объединениями, участие в организации и проведении консультативных совещаний с политическими партиями и движениями.

2. Представление органа власти на официальных мероприятиях: митингах, собраниях, совещаниях и т.п. Участие в организации и проведении общегородских мероприятий по плану деятельности органа власти, а также участие в организации и проведении мероприятий организуемых общественными объединениями. Представление администрации на мероприятиях, проводимых общественными объединениями.

3. Организация проведения исследований общественного мнения по важнейшим проблемам жизни страны, субъекта РФ.

4. Сбор и анализ информации социально-политического характера, связанной с осуществлением политической и экономической деятельностью Администрации и региональных органов исполнительной и законодательной власти.

5. Обеспечение службы по связям с общественностью текущей, аналитической, прогностической информацией, связанной с оценкой состояния общественного мнения и характера социально-политических процессов.

6. Выработка рекомендаций по информационному обеспечению деятельности органа власти, распространению информации и осуществлению информационного обмена, в интересах формирования полной достоверно положительной оценки результатов деятельности администрации.

7. Взаимодействие с депутатами законодательной власти различных уровней, а также депутатами муниципальных советов по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.

8. Согласование заявок от общественных объединений и инициативных групп граждан о проведении массовых гражданских акций (пикеты, митинги, шествия, демонстрации).

9. Организация деятельности по распределению средств бюджета в форме грантов для реализации наиболее социально значимых проектов общественных объединений. Подготовка проектов договоров (контрактов) с победителями соответствующих конкурсов.

Задачи организационно-правового отдела [30, C.41]

1. Организация и осуществление правовой экспертизы документов, издаваемых или переданных в службу по связям с общественностью для утверждения или согласования; руководство экспертизой, ведением и регистрацией хозяйственных договоров PR-службы.

2. Организация и проведение пресс-конференций, брифингов, «круглых столов» с участием сотрудников администрации с представителями средств массовой информации. Организация и освещение мероприятий, проводимых с участием первых лиц, визитов официальных делегаций, а также оказание содействия в организации, проведении и освещении массовых общественных мероприятий и акций.

3. Обеспечение решения вопросов размещения и эксплуатации объектов наружной рекламы и информации в регионе, взаимодействие с организациями и предприятиями, работающими в данной сфере.

4. Заказ и приобретение в установленном порядке печатной продукции, информационно-технологического оборудования, программного обеспечения, оргтехники для осуществления деятельности службы по связям с общественностью. Организация и проведение необходимых конкурсных процедур на размещение заказа на подрядные работы для государственных нужд по курируемым управлением статьям бюджета.

5. Руководство обеспечением деятельности сотрудников службы по связям с общественностью оргтехникой, мебелью и канцелярскими товарами, а также учетом и контролем материальных ценностей.

6. Организация работы с персоналом и кадровое делопроизводство, обеспечение работы приемной руководителя PR-службы.

7. Привлечение к своей деятельности руководителей и сотрудников других подразделений государственного учреждения, а также в соответствии с действующим законодательством специалистов на договорных условиях для решения вопросов, находящихся в компетенции подразделения.

8. Организация и контроль за проведением конкурсов на размещение заказа на подрядные работы для государственных нужд по курируемым подразделением статьям бюджета: проведение конкурсных и иных преддоговорных процедур, подготовка проектов договоров, а также контролирование их исполнения при расходовании средств бюджета по целевым статьям.

9. Обеспечение подготовки обращений в государственные и муниципальные органы власти по вопросам компетенции деятельности управления.

Информационные материалы, которые готовят специалисты PR-служб для передачи в СМИ, можно условно разделить на следующие основные виды:

• материалы о текущих событиях в деятельности администрации;

• тематические обзоры;

• аналитические статьи;

• статистические сводки за определенный период времени;

• опровержения недостоверной или заведомо ложной информации о компании, опубликованной ранее на страницах газет и журналов;

• ответы на вопросы читателей, критические замечания в адрес администрации, запросы средств массовой информации;

При подготовке перечисленных материалов специалист службы по связям с общественностью не должен стремиться заменить журналиста в работе над текстом сообщений, предназначенных для публикаций. Его задача — своевременная подготовка достоверной информации (например, в виде заявления для печати, пресс-релиза и др.). Журналист, в свою очередь, на основании полученных сведений должен написать текст сообщения, используя при этом профессиональное мастерство, накопленный опыт и личную точку зрения на освещаемый вопрос.

Организационное устройство служб в органах государственной власти должно определяться их функциональными особенностями. Задача состоит в том, чтобы использовать такую организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.

Деятельность ПР-структур, квалифицированных специалистов призвана профессионально и компетентно налаживать конструктивные связи и отношения с сегментированной общественностью. Кроме того, данная деятельность помогает увидеть и осознать руководителями и сотрудниками всех уровней многофакторность, которую необходимо учитывать при формировании региональной политики.

ПР-служба - это специализированная, посредническая коммуникативно-информационная деятельность, направленная на установление каналов двустороннего взаимодействия между структурами государственного и муниципального управления (ГМУ) и сегментированной общественностью, с другими субъектами социально-политического процесса для достижения взаимопонимания, сотрудничества и социального партнерства в обществе. Она призвана помогать администрации при принятии управленческих решений, ориентируя ее на настроения и возможные реакции общественности при начинании любого дела; подготавливать общественное мнение к правильному пониманию действий администрации; убеждать людей в том, что то или иное нововведение обернется пользой (выгодой) для них; изменять массовое сознание, бороться с недоверием, слухами; завоевывать авторитет, репутацию (имидж) и будить энергию населения для борьбы с инертностью. Главная задача ПР - разработка действий власти в диалоговом режиме с общественностью, моделей сотрудничества с целью предотвращения социальных конфликтов, в которых поведенческая компонента доминирует. Чем выше обеспеченность уровня готовности властных структур действовать в критических ситуациях, тем быстрее и безболезненнее они разрешаются.