К началу инвентаризации все операции склада или магазина прекращаются и все подсобные помещения и прочие места сохранения ценностей, которые имеют отдельные входы и выходы, пломбируются. Потом комиссия требует от заведующего складом (магазина) товарный отчет с документами на момент инвентаризации и расписку о сдаче всех документов (ее текст приведен на титульных листах описания). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии проверяет относительно правильности их складывания, правильности цен, наличия подписей материально ответственных лиц на всех документах. Внимательной проверке подлежат документы на внутреннее перемещение товаров, когда устанавливают наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера базы (магазина). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии визирует, то есть ставит штамп или надписывает от руки «К инвентаризации на .» (дата) и подписывает, что служит для бухгалтерии основой определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

На оптовых и распределительных базах, составах, овощехранилищах, морозильниках и предприятиях розничной торговли товары в неповрежденной таре, с пломбами поставщика (в целых пронумерованных пачках, грудах, ящиках, бочках) заносятся по спецификации или маркировке, которое являет на таре или упаковке. Каждое название товара, его отличительные признаки, сорт, артикул и т.п. записывают в описание в отдельности. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку мест товаров на выборку путем раскрытия и взвешивание таких мест и делает об этом отметку в описании. Если такой выборочной проверкой будет установлен расхождения, то комиссия может провести полную их проверку с вызовом представителя поставщика.

Товар в описание записывается с подробным и правильным названием и полной характеристикой. На весовые товары, которые находятся в таре, отмечаются вес брутто и вес нетто. Если товар находится в ящиках или бочках, то рядом с фактическим наличием проставляется количество мест (ящиков, бочок и т.п.).

Неполноценные товары записываются в отдельное описание и от материально ответственного лица берут письменное объяснение. На испорченные товары составляется акт установленной формы и материально ответственное лицо также дает письменное объяснение. В бухгалтерии базы (магазина) проверяют правильность оформления инвентаризационных материалов (описаний, актов и др.), сверяют фактические остатки товаров, сопоставляя их данные с бухгалтерскими записями (по всем бухгалтерским счетам, регистрам аналитического учета — журналу-ордеру № 7, машинограмме), потом проверяют цены, таксировка, итоги в описаниях. Выявленные ошибки должны быть выправлены и предупреждены подписями лиц, которые проверяли описи, главы инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.

Товарные отчеты обрабатывают и записывают в учетных регистрах, потом составляют сравнительные ведомости.

Естественный убыток описывают на складе (в магазине) тогда, когда установленный недостаток и в границах этого недостатка, а на складе — не больше от суммы, которая остался после зачета пересортицы.

Материалы инвентаризации рассматривает руководитель предприятия, которое принимает решения относительно утверждения результатов инвентаризации, которое оформляется приказом.

Зачет пересортицы, в порядке исключения, допускается для однородных товаров, за один период и в одной материально ответственного лица при условии, что это есть следствием ошибок, просчета, если товары имеют похожесть относительно внешнего вида или упакованные в одинаковую тару при их отпуску без распаковывания.

За допущенную пересортицу на складе должны быть наложенные дисциплинарные взыскания, а при установлении пересортицы вследствие злоупотреблений, то есть злонамеренно, виновных следует привлекать к криминальной ответственности.

8.3. Ревизия движения и наличия товарных запасов на оптовых составах

После проведения инвентаризации товаров и выявления ее результатов ревизор начинает документальную проверку товарных операций.

Основная цель проверки товарных операций — установить своевременность и полноту оприходования материально ответственными лицами товаров, которые поступили на базу (склад), правильность их учета на счете 281 «Товары на складе» и обоснованность и правильность списания в расход отпущенных (отгруженных) товаров.

Ревизию товарных операций начинают с установление реального сальдо на счете 281 «Товары на складе». Путем сравнения ревизору следует установить на ближайшую к ревизии дату тождественность записей об остатках товаров на счете 281 «Товары на складе», указанных в балансе, данным Главной книги, регистров аналитического учета и лицевых счетов материально ответственных лиц (заведующий складом).

Ревизор выясняет, не ли значатся товары за уволенными материально ответственными лицами, а потом устанавливает полноту и своевременность оприходования товарно-материальных ценностей, которые поступили на оптовую базу (склад) за период, который подлежит ревизии.

Во время проверки операций относительно поступления товаров следует проанализировать записи по счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В частности, выясняют:

– наличие счетов поставщиков, которые подтверждают сумму, отнесенную на этот счет;

– не ли числятся на указанном счете товары, которые продолжительное время находятся в пути (свыше установленного срока пробега). Какие мероприятия употреблены для поиска этих товаров;

– нет ли на этом счете претенциозных сумм относительно расчетов с поставщиками или недостатка товаров.

Акты на недостаток товаров при их приеме должны быть проверены полностью, сплошным способом. Особое внимание следует свернуть на акты, по которым не являются удовлетворенные претензии, установить причины и виновных лица.

Записи в отчетах заведующего складом сравнивают с данными первичных документов и устанавливают правильность бухгалтерской обработки их (проставление корреспондирующих счетов). Записи в отчетах должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Ревизор проверяет в документах правильность таксировки, подсчетов и сумму к расчету.

По записям в книге выданных поручений ревизоры проверяют наличие невозвращенных и неиспользованных поручений у материально ответственных лиц, нарушения правил выдачи и оформления поручений. В таких случаях выясняют, не ли выдавались поручения лицам, которые не работают на этом предприятии, а также поручения без заполнения всех реквизитов. Выборочно ревизор должен проверить по отчетам заведующий складом и по отчетам экспедиторов, приходуются ли ценности, полученные по поручениям, являет ли отметки в книге учета выданных поручений про их использование (должны быть указаны название документа, его номер и дата).

Сплошным способом проверяют акты об установленном расхождении в количестве и качества на время приема товара вследствие возникновения недостатков, пересортицы и порча.

Ревизор проверяет, своевременно ли и правильно составлены претенциозные и исковые заявления к органам транспорта или поставщиков. Если допущена частичная потеря или повреждение груза, то ревизор устанавливает, приложенные ли к исковым заявлениям (претензий) коммерческие акты и транспортные документы (железнодорожные накладные, грузовые квитанции). Ревизор проверяет, полностью ли возмещенные убытки в пользу торговой базы (склада). Кроме того, ревизор проверяет правильность заполнения товарно-транспортных накладных. Книжки товарно-транспортных накладных следует учитывать как бланки строгой отчетности, они должны быть пронумерованы и иметь штамп торговой базы.