В графе 7 проставляют пользователей документа – отдельные под­разделения или работников, использующих результирующий документ. Ответственный потребитель качественно оценивает результат решения задач. С момента приемки он несет полную ответственность за реализа­цию решения, зафиксированного в результирующем документе.

Информационные таблицы являются основой построения организа­ционной модели или регламентов (ЛИС).

Регламенты представляют собой модель процесса управления, содер­жащую стандартизованное расписание порядка и условий решения задач управления. Решение каждой задачи управления предполагает со­здание соответствующего результирующего документа.

В регламентах указывается: когда и как должна быть решена конкрет­ная задача, кто участвует в ее решении, кто несет ответственность за орга­низацию ее решения, какая информация необходима для ее решения. При­чем ответственность закрепляется не вообще, а дифференцированно в зависимости от степени участия в решении той или иной задачи управления.

При использовании регламентов необходимо руководствоваться следую­щими положениями: построение начинается с отображения задачи, пред­ставляющей собой логическое начало моделируемого процесса управления.

Каждой задаче со всеми ее элементами на схеме соответствуют шесть блоков (сверху вниз): наименование задачи, сроки исполнения, входная информация, исполнители задачи, результирующая информация, потре­бители.

Сроки исполнения отражены по всей длине схемы, причем над каж­дой задачей проставлен свой срок исполнения.

Вся возможная входная информация, данные о потребителях и ис­полнителях сосредоточены в левой части схемы.

У входных документов, исполнителей и потребителей нумерация у каж­дого своя, начинающаяся с 01. В правой части схемы изображен ряд задач, а под ними – ряд результирующих документов.

Все характеристики задачи расположены по вертикали. Первый блок – срок исполнения данной задачи. Ниже двузначными цифрами обозначены коды входных документов, содержание которых можно определить по коду в левой части схемы. Третий блок – исполнители. Исполнители каждой задачи закодированы буквами. Первые две цифры обозначают коды исполнителей, полный список которых с кодами приведен в левой части. Третий знак – буква – это степень участия того или иного исполнителя в решении задачи. Условные обозначения:

! – решающий голос в коллегиальном решении с правом утверждаю­щей подписи;

Р – то же, но без права подписи;

Я – единоличное решение с подписью;

П – планирование;

О – организация;

Х – координация;

А – активизация;

К – контроль;

Т – исполнитель;

М – подготовка вопроса;

С – согласование, визирование;

И – получение информации для сведения.

Код задачи состоит из трех символов:

первый символ «З» – слово «задача»; второй символ – цифра – но­мер регламента по порядку, причем предусмотрена следующая очередность:

З-1-* – задачи регламента управления с разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного управления;

З-2* – задачи регламента управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

З-3-* – задачи типового регламента организации управления разра­боткой ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы;

3-4-* – задачи типового регламента организации управления внедре­нием ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы.

Коды документов (блок 5) соответствуют кодам задач.

В блоке 6 отражаются данные о пользователях результирующих докумен­тов. Они также закодированы, список пользователей с кодами располо­жен в левой части схемы.

Стрелки между задачами отражают логическую связь между ними, которая состоит в том, что результирующие документы предыдущей зада­чи становятся входными документами для последующей.

Документом, детализирующим регламент, является классификатор задач (табл. 6.2).

Графа 1 классификатора содержит наименования полного комплекса задач, которые необходимо решить в процессе разработки и внедрения коллективного подряда. Каждая укрупненная задача регламента конкрети­зируется в виде заданий (подзадач). Выполнение всех заданий (подзадач) означает решение задачи в целом.

Графа 2 – код задачи или код задания. Если код состоит из трех знаков– это задача, если из четырех–задание (подзадача). Коды зада­ний одной и той же задачи идентичны, за исключением последней цифры, означающей номер задания в задаче.

Предусмотрена следующая очередность знаков в коде задач:

З-1-*-* – задания классификатора задач управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

З-2-*-* – задания классификатора задач управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

З-3-*-* – задания классификатора задач управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы;

З-4-*-* – задания классификатора задач управления внедрением ЦКП развития коллективного полряда на уровне фирмы.

Третий знак – цифра – это номер задачи по порядку. Таких задач в типовом классификаторе разработки ЦКП на уровне фирмы – 22, а в классификаторе внедрения – 16.

В графу 3 записывают входную информацию, необходимую для реше­ния задачи (задания). Это может быть директивная информация выше­стоящих органов, нормативно-методическая информация, а также инфор­мация, полученная при решении других управленческих задач.

Графа 4 показывает источники входной информации для решения задачи (задания). Здесь проставляются организации, подразделения или должностные лица, представляющие информацию для решения указан­ных задач управления. Источником входной информации могут служить предшествующие задачи (задания). В этом случае результирующие докумен­ты предшествующих задач (заданий) становятся входными документами для решения данных задач (заданий).

Графа 5 содержит наименования документов, получаемых в процес­се решения соответствующей задачи (задания) управления.

В графе 6 приведен перечень исполнителей задачи (задания), т.е. подразделений или конкретных должностных лиц, решающих задачу (зада­ние) и преобразующих в ходе ее решения входную информацию, а также формирующих результирующий документ.

Результирующий документ может формироваться и несколькими испол­нителями. В зависимости от степени участия в работе их помечают соот­ветствующими буквами. Одни из них подготавливают информацию (П), дру­гие являются непосредственными исполнителями (Т) задач (заданий), третьи принимают участие в согласовании документа (С). При этом необходимо выделить лицо, принимающее решения (Я), организующее решение задач в целом и отвечающее за качество результирующего документа.

В графе 7 указывают срок исполнения. В типовых классификаторах в этой графе показывают ориентировочную длительность решения той или иной задачи в днях. В классификаторах же, разрабатываемых для кон­кретных предприятий, следует указывать календарную дату выполнения задачи. Необходимо помнить, что параллельное выполнение работ (совме­щение их во времени) позволяет существенно сократить общий срок раз­работки и внедрения коллективного подряда.