Рис. 2.1. Системное представление проекта

В рамках управления проектом можно выделить четыре вида про­цессов:

1) проектирования (планирования);

2)реализации;

3)контроля;

4) завершения,

Процессы проектирования (планирования) состоят в создании опти­мальной модели деятельности по управлению проектом в целом, а также отдельных подсистем (процессов, работ). Процессы реализации состоят в воплощении ранее созданной модели в рамках конкретной предметной области. Процессы контроля отображают полученные результаты на ранее созданной модели, обеспечивают выявление фактических и прогнозных от­клонений, выработку корректирующих и предупреждающих мероприятий. Процессы завершения заключаются в создании модели, отображающей фактически достигнутые результаты, сопоставлении этих результатов с поставленными целями, анализе эффективности и результативности работ.

Все процессы соединяются точками принятия решения, которые груп­пируются следующим образом:

- инициация – принятие решения о начале проекта, фазы, процесса (реализация выбора «делать – не делать»);

- множественная альтернатива – принятие решения о способе реали­зации проекта, фазы, процесса из нескольких альтернатив (реализа­ция выбора «как делать»);

- корректировка/предупреждение – принятие решения о внесении изменений в цели, модели, планы проекта, фазы, процессы (реализа­ция выбора «изменять – не изменять принятые решения»);

- завершение – принятие решения о завершении проекта, фазы, процесса (реализация выбора «завершать – не завершать»).

Таким образом, целостное представление о проекте можно получить при одновременном рассмотрении:

- четырех базовых элементов управления проектом;

- восьми подсистем управления проектом;

- четырех видов процессов;

- четырех видов процедур принятия решения.

3. Организационный инструментарий. Сетевые матрицы

Проблема повышения научной обоснованности формирования сис­тем менеджмента выдвигает необходимость использовать в процессе их проектирования новые прогрессивные методы и эффективный организа­ционный инструмент: сетевые матрицы, матрицы разделения административных задач управления, регламенты, экономико-математические мо­дели, нормативные материалы о структурах управления, должностных обязанностях и др.

Применение сетевых матриц в процессе управления дает возможность представить этот процесс в наглядной форме, а также выявить особенно­сти ситуации, структуру необходимых работ и приемлемые средства и методы их выполнения, проанализировать взаимосвязи между исполни­телями и работой, подготовить научно обоснованный скоординированный план выполнения всего комплекса работ по решению поставленной зада­чи. Такой план, основанный на анализе сетевой матрицы и определении критических работ, дает возможность перераспределять ресурсы для бо­лее эффективного их использования. Появляется также возможность при помощи средств вычислительной техники быстро обрабатывать большие массивы отчетных данных и обеспечивать руководство фирмы своевре­менной и исчерпывающей информацией о фактическом состоянии ра­бот, облегчающей корректировку принятых решений, прогнозировать ход выполнения работ на критическом пути и концентрировать на них внима­ние менеджеров различных уровней. Используя математический аппарат, можно определять степень вероятности реализации плана и правильно распределять ответственность по иерархическим ступеням управления.

Сетевая матрица решений представляет собой графическое изобра­жение процесса менеджмента, где все операции, выполнение которых необходимо для достижения конечной цели, показаны в определенной технологической последовательности и взаимозависимости. Сетевая мат­рица совмещается с календарно-масштабной сеткой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные коридоры. Горизонтальные кори­доры характеризуют ступень управления, структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее ту или иную операцию процесса подго­товки, принятия и реализации решения; вертикальные – этапы и отдель­ные операции процесса принятия решения, протекающие во времени.

При построении сетевой матрицы используются три основных поня­тия: работа (включая ожидание и зависимость), событие и путь.

Работа – это трудовой процесс, требующий затрат времени и ресур­сов (например, оценка обстановки, анализ информации). На схемах ра­бота изображается в виде сплошной линии со стрелкой. В работу включа­ется процесс ожидания, т.е. процесс, не требующий затрат труда и ресурсов, но требующий затрат времени. Процесс ожидания изобража­ется пунктирной линией со стрелкой с обозначением над ней продолжитель­ности ожидания. Зависимость между двумя или несколькими событиями сви­детельствует об отсутствии необходимости затрат времени и ресурсов, но указывает на наличие связи между работами (начало одной или не­скольких работ зависит от выполнения других), изображается пунктирной линией со стрелкой без обозначения времени.

Событие – это результат выполнения всех работ, входящих в данное событие, позволяющий начинать все выходящие из него работы. На сете­вой матрице событие изображается, как правило, в виде кружка.

Путь – это непрерывная последовательность работ, начиная от исход­ного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продол­жительность, называется критическим и в матрице обозначается утол­щенной или сдвоенной линией со стрелкой.

Существуют общие правила построения сетевых моделей, знание которых позволяет избежать ошибок.

Правило обозначения работ. В практике часто встречаются случаи, когда две и более работы выходят из одного и того же события, выполня­ются параллельно и заканчиваются одним и тем же событием. Например, одновременно в двух отделах ведутся расчетные операции (работы «а» и «б»), результаты которых используются в третьем отделе (работа «в»).

На рис. 3.1 приведен пример неправильного построения модели. При таком изображении получаются две работы с одним и тем же кодом, т.е. 1 – 2, а это недопустимо, ибо при расчете модели невозможно опреде­лить параметры этих работ. В сетевой модели между двумя смежными событиями может проходить только одна стрелка. Правильное изображе­ние этого элемента показано на рис. 3.2.

Правило запрещения тупиков. В сетевой модели не должно быть тупиков, т.е. событий, из которых не выходит какая-либо работа, за ис­ключением завершающего события сети (в многоцелевых моделях завер­шающих событий может быть несколько). Например, событие 3 (рис. 3.3) – тупиковое. Наличие такого события означает, что введены лишние рабо­ты или есть ошибка в технологии выполнения работ.