1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкретном случае,' поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.).

Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому должностному лицу. Ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения полноценной информационно-поисковой системы и учета.

Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.

Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.

При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.

При вскрытии корреспонденции обязательно сохраняются конверты в случаях, если:

· дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и другие документы);

· корреспонденция личного характера, а на конверте (упаковке) отсутствует отметка "лично";

· на документе вообще отсутствует дата его создания;

· дата документа или дата его регистрации с точки зрения особенностей работы или сложившейся практики существенно отличны от даты получения документа;

· адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

В том случае, если документы передаются на рассмотрение руководства, они должны быть возвращены секретарю для регистрации и последующей передачи их исполнителям.

Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение суток с момента поступления в организацию.

Все передачи зарегистрированных документов от одного исполнителя другому должны быть зафиксированы в учетно-регистрационных формах. Порядок передачи данной информации должен устанавливаться руководством организации. .

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в его рабочем досье (папке). На хранение "в дело" документ и все относящиеся к нему материалы должны направляться тогда, когда работа над документом завершена полностью и сотрудник считает его исполненным.

При передаче документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их количестве, — в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе документационного обеспечения управления, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни,

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

При регистрации подписанных документов должны проверяться: правильность их оформления, соответствие подписи лица, указанного в документе, идентичность копий подлиннику. Не подписанные копии заверяются сотрудником, регистрирующим документы. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновика, вариантов (и копировальной бумаги) с указанием даты и подписи должностного лица.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в делопроизводственную службу.