В настоящее время архив университета (находятся в корпусе «Г») располагает площадью примерно 70 м2. На этой площади находится около 10 стилажей, а сама она делится на две комнаты - 55 м2 и 15 м2. Освещение в помещении смешанное - дневной свет и люминистцентный. Отопление центральное.

ПЭВМ в архиве нет, естественно нет и компьютерной сети.

К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного хранения:

- учебные карточки студентов;

- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;

- годовые планы работ совета факультета;

- протоколы заседаний ГЭК;

- отчеты ГЭК;

- планы работы кафедр;

- протоколы заседаний кафедр.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, а требуют непосредственно физического нахождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с университетской компьютерной сетью.

Все же остальные документы указанные в номенклатуре дел могут передаваться по организованному электронному документообороту. Они должны храниться, установленный в номенклатуре дел период, в том подразделении где они находятся. Исходя из этого электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов в вычислительном центре ( т.к. к сети подключены практически все подразделения) или хранится в самом подразделении. Это значительно сократит занимаемые площади бумажными документами.

Для того чтобы организовать электронный архив нужно приобрести программный продукт и получится, что затраты на это составят:

· стоимость программного продукта;

· установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети;

· обучение работы с программой.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные в работе исследования позволили сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.

1. К подразделениям, образующим документооборот на факультете относятся деканат, кафедры, отдел кадров, учебное управление, бухгалтерия, второй отдел и т.д. практически все документы, издающиеся в них и поступающие к ним проходят через канцелярию.

2. Документы участвующие в документообороте делятся на внутренние, входящие и исходящие.

3. В процессе деятельности факультета появляются приказы, служебные записки, отчеты, заявления, указания, протоколы, постановления. Также документооборот составляют учебные карточки студентов, личные дела, экзаменационные ведомости и т.п.

4. При создании и движении документа он проходит следующие стадии: - изготовление; - подписание (согласование); - размножение; - распределение по подразделениям; - регистрация и подшивка.

5. Служебные документы, возникающие в процессе деятельности факультета требует правильного распределения, в соответствии с номенклатурой дел.

6. В университете существует сеть к которой подключены практически все подразделения ТРТУ. На факультете сеть используется в основном в учебных целях.

7. Сейчас затраты на документооборот составляют стоимость бумаги, картриджей, порошка на заправку картриджей.

8. Если организовать движение документов (которые можно перенести на электронный носитель) по сети, то затраты составят стоимость распечатки документа, физическое нахождение которого станет необходимым. Так как практически все подразделения подключены к сети, то не нужно тратить средства на подключение и установку сети, но нужно будет затратить сумму на приобретение программы электронного документооборота.

9. К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного хранения:

- учебные карточки студентов;

- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;

- годовые планы работ совета факультета;

- протоколы заседаний ГЭК;

- отчеты ГЭК;

- планы работы кафедр;

- протоколы заседаний кафедр.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на

электронный носитель, а требуют непосредственно физического на

хождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с уни-

верситетской компьютерной сетью.

10. Все документы, не требующие постоянного хранения могут передавать-

ся по электронному документообороту и следовательно должны будут

храниться в электронном архиве.

11. Затраты на организацию электронного архива составят: стоимость про-

граммного продукта, установка программы на сервер и на компьютеры,

находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети, об-

учение работы с программой.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: