Наименование системы документации

Назначение

Виды документов

Органы участвующие в их составлении

1

2

3

4

Организационно-правовая документация

организация системы и процессов управления

устав организации; положения об организации и о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

руководство учреждения или подразделения

Плановая документация

формулирует основные направления и общее содержание работ

план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема

руководство организации

Распорядительная документация

регулирование деятельности и деятельности, входящих в его систему

Коллегиальное принятие решения - постановления и решения;

Единоличное принятие решения - приказы, указания, распоряжения

Коллегиальное принятие решения;

Единоличное принятие решения

Справочная документация

содержит объективную и достоверную информацию

акты; справки; докладные записки; переписка и др.

от нижестоящего работника к вышестоящему

Отчетная документация

позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой

отчет или справка отчетного характера

структурные подразделения

01 - Государственный герб Российской Федерации;

Помещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 - герб субъекта Российской Федерации;

Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Помещают на бланках в соответствии с уставом

04 - код организации;

Проставляют по Общественному классификатору предприятий и организаций

05 - код формы документа;

Проставляют по общественному классификатору управленческой документации

06 - наименование организации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации

07 - справочные данные об организации;

Включают: почтовый адрес; номера телефонов и др. сведения по усмотрению

08 - наименование вида документа;

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Название документа определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

09 - дата документа;

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных документов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом документе не указан иной срок.

10 - регистрационный номер документа;

Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Включает регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер дату документа, на который дается ответ

12 - место составления или издания документа;

Место составление или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

13 - гриф ограничения доступа к документу;

Проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации

Продолжение таблицы 1

14 - адресат;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

15 - гриф утверждения документа;

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемыми документами. При утверждении документа;

- должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

- постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера

Располагается в правом верхнем углу документа.

16 - резолюция;

Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату

17 - заголовок к тексту;

Включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа

18 - отметка о контроле;

Отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой “К” или штампом “Контроль”

19 - текст документа;

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Типовой сплошной связный текст составляется на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пропуски для внесения переменной информации.

20 - отметка о наличии приложения;

Оформляют следующим образом:

Приложение на 5 л. в 2 экз.

21 - подпись;

Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

22 - гриф сог.док-та;

23 - визы согласования документа;

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ. Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписки визирующего

Окончание таблицы 1

24 - печать;

На документах, требующих дополнительного удостоверения подлинности, ставится оттиск печати. В государственных организациях применяют гербовую печать и печать организации. В негосударственных организациях — печать организации.

25 - отметка о заверении копии;

При изготовлении копии текст документа должен воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. Копия документа должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица, например: "Верно".

26 - отметка об исполнителе;

Включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Содержит порядковый номер и дату поступления документа

29 - отметка для автоматического поиска документа

Может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации