Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Рефераты >> Педагогика >> Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

№ п/п

Наименование выполняемых работ

Срок выполнения

1.

Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к совету:

а)явочный лист;

б)повестка дня для всех членов совета;

в)выписки из протоколов.

Ежемесячно

2.

Подготовка к новому учебному году.

3.

Заключение контрактов на обучение. Оформление контрактов

июль-август

4.

Предоставление общежития(рассмотрение заявлений, подготовка приказа)

до 01.09

5.

Ввод данных по общежитию в базу данных

6.

Подготовка приказов на восстановление студентов из академического отпуска (определение списка дисциплин по которым возникли задолженности из-за различия в учебных планах)

до 30.08

7.

Прием дел (учебных карточек) студентов на 3 курс ФЭМП из деканата ЕГФ. Подготовка приказа о переименовании групп

до 15.09

8.

Формирование уточненного контингента студентов согласно приказам (внесение изменений в книгу движения контингента и карточки студентов)

15.09

9.

Ввод изменений по движению контингента в компьютер.

а)Восстановление из академического отпуска

б)Перевод с других специальностей

в)Перевод из других вузов

г)Перевод из группы в группу

д)Изменение фамилии

е)Назначение (изменение) старост в группах

ж)Предоставление академического отпуска

з)Отчисление задолжников

10.

Отчет ЗНК по контингенту ФЭМП в учебное управление

до 20.09

11.

Распечатка и сдача в канцелярию контингента ФЭМП в 11 экз.

до 25.09.

12.

Распечатка алфавитных списков студентов

до 27.09.

13.

Подготовка и уточнение учебных планов специальностей на новый учебный год

а)распечатка учебных планов специальностей

до 10.09.

14.

Подключение к международной сети INTERNET

15.

Подготовка учебных планов аспирантов

16.

Сбор информации о хоздоговорных госбюджетных НИР

17.

Отчеты факультета о хоздоговорных и госбюджетных НИР

Продолжение

таблицы 2

18.

Контроль за учебой аспирантов факультета

19.

Участие в подготовке и работе СНТК, НТК,ППС

20.

Подготовка приказов по ГЭК

до 01.12.

21.

Регистрация приказов в книге регистрации приказов Внесение изменений в соответствии с приказами в книгу движения контингента, в карточки студентов,в базу данных

по мере поступления

22.

Выдача справок студентам

по необходимости

23.

Выписка академических справок

по заявлению

24.

Восстановление дубликатов студенческих билетов, книжек, дипломов ( только во время работы гос.комиссии)

по заявлению

25.

Регистрация исходящих документов(письма, командировки и т.д.) Регистрация входящих документов (письма и т.д.)

по необходимости

26.

Выполнение распоряжений учебного отдела.

В соответств. со служебными указаниями начальника уч. отдела

27.

Подготовка к рейтинг-контролю осеннего семестра

28.

Распечатка рейтинг-листов , сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга осеннего семестра (согласно приказа) для 3,4,5 курсов соответственно

29.

Оформление рейтинг-листов согласно требованиям

30.

Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и раздача ведомостей секретарям кафедр под роспись

за 1неделю до рейтинга

31.

Формирование предметов в базе данных на осенний семестр согласно учебным планам курсов и специальностей.

за 1 неделю до 1-го рейтинг-контроля

32.

Фиксирование результатов рейтинг-контроля в сводных ведомостях. Выявление задолжников

1 неделя после сдачи всех ведомостей

33.

Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на 3 дня до указанного срока) и регистрация в книге регистраций направлений

по необходимости

34.

Учет ликвидации задолженностей(согласно направлениям экзаменационным листам пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

по мере сдачи немедленно

35.

Объявление для студентов о наличии задолженностей на доске объявлений

36.

Подготовка приказа на отчисление задолжников и снятия со стипендии к ус тановленным срокам согласно стандарта университета.

37.

Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели

38.

Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

39.

Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер

Продолжение

таблицы 2

40.

Допуск к сессии

41.

Работа в период сессии

42.

Подготовка экзаменационных ведомостей к каждому экзаменационному дню

согласно расписанию экзаменнов

43.

Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 курсов по мере сдачи экзаменнационных ведомостей в деканат. Ввод баллов и оценок в базу данных

44.

Отчет в УУ о задолженностях по факультету по окончании сессии:

1) из базы данных количество задолженностей по специальностям; по дисциплинам;

2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам.

45.

Выдача направлений и фиксирование результатов пересдач:

1. В сводных ведомостях 3,4,5 курсов

2. В базе данных

46.

Подготовка приказа на отчисление по результатам сессии

47.

Сводка движения контингента ФЭМП за осенний семестр.

48.

Назначение стипендии по результатам сессии.

49.

Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для бухгалтерии на получение стипендии

50.

Подготовка писем студентам - направленцам предприятий

51.

Работа с заявлениями студентов по оплате проезда, материальная помощь,ошибки по назначению стипендии.Подготовка приказа

52.

Распечатка результатов сессии для каждого студента и занесение их в учебные карточки студентов.

53.

Работа с выпускниками

54.

Подготовка приказа на дипломирование

55.

Сверка оценок в зачетках и карточках (заполнение недостающих записей в за четках согласно ведомостям)

56.

Подготовка вкладышей в дипломы (с часами, уточнение) - 2 экз.

57.

Подготовка копий дипломов(2 экз.)

58.

Подготовка книг протоколов ГЭК ( по спец-тям)

59.

Подготовка документов к каждому заседанию ГЭК

60.

Подготовка дипломов (выписка)

61.

Подготовка выпускного приказа

62.

Акт выдачи дипломов

63.

Сдача в архив карточек, зачеток выпускников

64.

Подготовка к рейтинг-контролю весеннего семестра

65.

Распечатка рейтинг-листов , сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга весеннего семестра(согласно приказа) для 3,4,5 курсов соответственно

Продолжение

таблицы 2

66.

Оформление рейтинг-листов согласно требованиям

67.

Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и раздача ведомостей секретарям кафедр под роспись

68.

Формирование предметов в базе данных на весенний семестр согласно учебным планам 3,4,5 курсов и специальностей

69.

Фиксирование результатов первого рей тинг-контроля в сводных введомостях 3,4,5 курсов

70.

Выявление задолжников и вынесение списка задолжников на доску объявлений

71.

Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на 3 дня до указанного срока) и регистрация в книге регистраций направлений

72.

Учет ликвидации задолженностей(согласно направлениям экзаменационным листам пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

73.

Объявление для студентов о наличии задолженностей на доске объявлений

74.

Подготовка приказа на отчисление задол жников и снятие со стипендии к установленным срокам согласно стандарта университета.

75.

Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели

76.

Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

77.

Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер

78.

Допуск к сессии

79.

Работа в период сессии

80.

Подготовка экзаменационных ведомостей к каждому экзаменационному дню

81.

Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 курсов по мере сдачи экзаменнационных ведомостей в деканат

82.

Ввод баллов и оценок в базу данных

83.

Отчет в УУ о задолженностях по факультету по окончании сессии:

1) из базы данных количество задолженностей по специальностям; по дисциплинам;

2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам

84.

Выдача направлений и фиксирование результатов пересдач в сводных ведомостях 3,4,5 курсов в базке данных

85.

Подготовка приказа на отчисление по результатам сессии

86.

Сводка движения контингента ФЭМП за осенний семестр

87.

Назначение стипендии по результатам сессии

88.

Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для бухгалтерии на получение стипендии

89.

Подготовка писем студентам - направленцам предприятий

Окончание

таблицы 2

90.

Работа с заявлениями студентов по оплате проезда, материальная помощь,ошибки по назначению стипендии.Подготовка приказа.

91.

Распечатка результатов сессии для каждого студента и занесение их в учебные карточки студентов

92.

Годовой отчет в учебное управление (ф.23,23а)

93.

Сводка движения контингента ФЭМП за весенний семестр

94.

Подготовка и сдача в ОК списков студентов для оформления мед.полюсов

95.

Приказы на стипендию и материальную помощь студентам имеющим льготы. (соответствующие справки)