Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗаРефераты >> Педагогика >> Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа
Теоретически скорость передачи данных в сети Ethernet составляет Мбит/с. Однако коэффициент практического использования пропускной способности кабельной системы в этой сети составляет всего 35%. Недетеминированный метод доступа уменьшает задержки при небольшом сетевом трафике, но при перезагрузке сети коллизии и задержки существенно возрастают.
Согласно проекту, к концу третьего квартала 1998 г. была проведена высокоскоростная магистраль Fast Ethernet, соединяющая корпус “Д” и корпус “Г”.
Осуществлена первая очередь модернизации сети в корпусе “Г”, согласно разработанному проекту проложена на РТФ линия - витая пара и по технологии Ethernet подключены ПЭВМ.
В настоящее время разрабатывается проект соединения корпусов “А”, “Г” “Е” и “И” по волоконно-оптической линии. Она предусматривает проведение высокоскоростной магистрали Fast Ethernet стандарта 100BASE-FX, и даст возможность уйти от проблем связанных с применением ARCNet технологии.
На факультете сеть используется в основном в учебных целях. В вычислительном центре разработана система - DEKANAT, находящаяся на сервере IDEAL-486. В ней находятся данные по студентам:
- личная карточка;
- стипендия;
- контрактники;
- студенты находящиеся в академическом отпуске, отчисленные.
С помощью этой системы можно распечатать списки студентов ( контингент), заполнять рейтинг-листы, экзаменационные ведомости, а также корректировать данные - добавлять списки студентов, восстанавливать отчисленных, менять фамилии и т.д. Возможен поиск студентов по какому-то условию и т.д.
В последнее время университетская сеть используется также для получения информации из бухгалтерии - о начислении заработной платы сотрудникам и об оплате контрактников.
IDEAL 486 - Университетский файловый сервер. На сервере зарегистрированы представители практически всех подразделений ВУЗа. Он одержит информацию внутривузовского характера:
- информацию бухгалтерии (расчетные листы подразделений, средства на счетах подразделений);
- рабочую информацию по подготовке энциклопедии ТРТУ;
- информацию Таганрогского отделения IEEE;
- информацию других подразделений и пользователей.
Кроме этого выполняет функции главной машины для дисплейного класса в аудитории Г-141а.
Cейчас на сервере Apollon разрабатывается новая программа, сходная с программой DEKANAT.
Apollon - сервер баз данных АИСУ ТРТУ. В настоящее время поддерживает системы:
- “Контингент студентов”;
- “Архив выпускников”.
В настоящее время затраты на обеспечение документного обеспечения составляют:
Бумаги на приказы уходит на сумму:
по личному составу 312 штук, приказов по студентам 714 штук, а общих приказов 381 штука. Если считать, что в среднем каждый приказ занимает 2 страницы, то:
лс- 312 * 2 = 624
ст- 714 * 2 = 1 428
общ.- 381 * 2 = 762
В сумме на приказы в год уходит 2 814 листов (на оригиналы).
Каждый приказ попадая в канцелярию распечатывается в нужном количестве для того, чтобы их разносить по подразделениям, в связи с этим количество листов увеличится. Каждый тип приказов разносится в разное количество подразделений, поэтому делаются копии:
по личному составу - 21 копия (постоянно);
по студентам - от 3 до 11 копий;
общие приказы - от 3 до 11 копий.
Если подсчитать среднее, то получится, что копии делаются:
21 * 624 = 13 104
от 3 до 11 7 * 1 428 = 9 996
от 3 до 11 7 * 762 = 5 334
В сумме получится 13 104 + 9 996 + 5 334 = 28 434 листа. В пачке бумаги 500 листов, значит 28 434 листа ¸ на 500 получится примерно 57 пачек бумаги. Сейчас пачка бумаги стоит около 80 рублей, стоимость бумаги на приказы, за год составит 80 * 57 = 4 560. Если считать затраты на изготовление оригинала, то получится, что 2 814 листов ¸ 500 листов в пачке, получится примерно 6 упаковок бумаги, а 6 * 80 рублей получится 480 рублей (это затраты деканата и отдела кадров).
Теперь можно составить таблицу:
Таблица 3.2.4
Затраты на приказы
Затраты (деканат, ОК, |
Ст-ть ед., |
Необход. кол-во в год, шт |
Ст-ть изгот. оригинала, |
Ст-ть изгот. копий и | |
канцелярия) |
руб. |
ориг. |
копии |
в год |
ориг., в год |
Бумага | 80 | 6 | 57 | 480 | 4 560 |
Порошок на принтер | 135 | 2 | 2 | 270 | 270 |
Картридж матричный | 40 | 1 | 1 | 40 | 40 |
Порошок на ксерокс | 150 | 3 | 3 | 450 | 450 |
ИТОГО | 1 240 | 5 320 |
В таблице указаны затраты обращения приказов в течение года. А кроме этого на факультете служебные записки, отчеты, фирменные бланки, указания, постановления. Выходят различные документы - положение о магистратуре, положение о бакалавриате, положение о стипендиях, о рейтинг-контроле, устав универстьеьа. И на все эти документы требуется бумага и объем документооборота увеличивается.
Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет передавать между подразделениями такие виды документов как: приказы, служебные записки, различные отчеты.
Если организовать движение документов по сети то затраты, которые будут приходиться на использование сети, составят: