В деловом разговоре необходимо, в первую очередь, соблюдать правильность в произношении и постановке ударений. Для устной литературной речи есть общепринятые нормы произношения, обязательные для каждого культурного человека. Необоснованные отклонения от этих норм мешают взаимопониманию, являются признаком неполного владения русским литературным языком и даже серьёзных пробелов в воспитании человека. Неправильная постановка ударения отвлекает слушателей от сути дела.

Различное произношение может иметь смыслоразличительное значение. При неуверенности в произношении и значении того или иного слова необходимо обратиться к словарям – словарю ударений, орфоэпическому, толковому и орфографическому словарям.

Важная фонетическая характеристика речи – интонация. Она представляет собой единство взаимосвязанных компонентов: мелодики, интенсивности, длительности, темпа речи и тембра произношения. В высказывании интонация выполняет следующие функции: различает коммуникативные типы высказываний – побуждение, вопрос, восклицание, повествование, импликацию; выражает конкретные эмоции; вскрывает подтекст высказывания; характеризует говорящего и ситуацию общения. Интонация различает части высказывания соответственно их смысловой важности, служит для логического выделения каких-либо элементов предложения. Интонацию можно считать одним из невербальных компонентов делового общения.

Функцию общения выполняет, как правило, разговорный стиль в его устной форме проявления, функцию сообщения и воздействия – книжные стили: официально-деловой, научный, газетно-публицистический, разнообразные стили художественной речи как в устной, так и в письменной формах проявления.

Реальные ситуации делового общения настолько разнообразны, что нельзя говорить о строгом соблюдении того или иного стиля, так как функции общения, сообщения и воздействия здесь постоянно переплетаются, и всё же преимущество принадлежит официально-деловому стилю.

В официально-документальной лексике (т. е. в постановлениях, указах, законах и т. д.) большую роль играют слова с точным, конкретным значением, способствующие объективности и логичности формулировок, императивные слова: поручает, постановляет, обязывает, оповещает, рекомендует, надлежит, необходимо, следует и т. п.

Характерной чертой деловой лексики, связанной с той или иной отраслью промышленного производства, является наличие оборотов профессионального характера. Прежде всего это касается названий готовой продукции а также наименования конкретных систем и типов технических устройств, видов сырья и материалов. В каждой отрасли производства есть своя специфика.

Затруднительно для слушающего и злоупотребление говорящим иностранными словами, особенно теми, для которых существуют синонимы в родном языке. Например, употребление слова «ординарный» вместо «обыкновенный», «лимитировать» вместо «ограничивать» и т. п. Случается, что говорящий неправильно понимает смысл иноязычного слова.

Нередко и исконно русские слова употребляются неточно, вопреки их значению. Например, «большая половина сотрудников фирмы», «она работает на предприятии уже ряд лет». Неправильное употребление иностранных слов можно, если и не оправдать, то в какой-то степени объяснить, но незнание культуры родного языка непростительно для человека, стремящегося достичь успехов в какой бы то ни было профессиональной деятельности.

В целом, лексический запас слов и выражений делового разговора имеет конкретный, детерминированный характер. Слова, обозначающие абстрактные понятия, диалектные и жаргонные слова здесь неуместны, хотя их употребление и не исключается полностью с силу уже упомянутой экспрессивности, непредсказуемости реальных ситуаций делового общения.

Что касается синтаксиса устной деловой речи, здесь, в основном, используются простые предложения, причём очень часто неполные –отсутствие тех или иных слов восполняется жестами, мимикой, телодвижениями. Отсутствие союзов в такой речи компенсируется интонацией, рассмотренной выше в нашем исследовании. Интонация приобретает в устной деловой речи решающее значение для выражения различных оттенков смысловых и синтаксических отношений.

Следует отметить, что важнейшее требование к любой форме деловой речи - краткость. Необходимо избегать ненужных повторов, излишней детализации. Мы видим основную цель делового разговора в том, чтобы как можно точнее и короче донести до слушателей суть дела. Ведь экономия времени – одно из наиболее существенных требований к правильной организации работы делового человека. Поэтому слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть полностью исключены из деловой речи. Знание норм литературного языка необходимо для полноценного делового общения и является не только залогом успешного восприятия речи говорящего, но и свидетельством его высокой внутренней культуры.

Риторический компонент делового общения. Говоря о риторическом компоненте делового общения, следует отметить тот факт, что он неразрывно связан с речевым компонентом.

Ситуации делового общения включают не только такие формы межличностных контактов как диалог, полилог, но и монолог т. е. выступление, доклад, речь одного лица, имеющая целью сообщение той или иной информации, убеждение слушателей в правильности тех или иных аргументов. Для результативного, эффективного монолога в ситуациях делового общения мы считаем необходимым владеть основами риторики – теории ораторского искусства.

Истоки риторики как науки восходят к глубокой зрелости. Ещё Аристотель определял риторику как «способность находить возможные способы убеждения относительно каждого данного предмета». При этом он подчёркивал, что «если мы имеем даже самые точные знания, всё-таки нелегко убеждать некоторых людей, говоря на основании этих знаний, потому, что оценить речь, основанную на знании, есть дело образования, а здесь ( перед толпою ) это невозможно. Здесь мы непременно должны вести доказательства и рассуждения…».

Ораторское искусство следует понимать как высшую форму красноречия; один из видов искусного владения словом, всеми средствами общения с целью воздействия на слушателей, их убеждения, внушения. Из этого определения видно, насколько важно хотя бы в общих чертах знать сущность ораторского искусства для успешного овладения основами делового общения.

Выделяет различные виды ораторского искусства: политическое, дипломатическое, судебное, академическое и в их числе деловое как сравнительно молодой вид. При этом ораторское искусство определяется как искусство публичного мышления. Предполагается, что выступление должно быть проблемным, с постановкой мыслительной задачи, которая решается перед аудиторией или совместно с ней. Осмысление не только придаёт достоверность выступлению и настраивает слушателей в резонанс с выступающим, но и позволяет оратору проверить и уточнить свои положения, а иногда найти новые непосредственно в процессе выступления.

В основе классической схемы ораторского искусства лежит пять этапов: