Общение и коммуникация. Общение предполагает обмен информацией, что составляет суть коммуникации. Коммуникация как передача информации предполагает, что тот, кто передал ее, лишается этой информации и не получает полноценной обратной связи. Передача информации происходит при общении равноправных, равноценных и свободных партнеров.

«Если у вас есть идея и у меня есть идея и мы обмениваемся этими идеями, то у каждого из нас будет по две идеи» Б. Шоу. Общение те только не лишает информации, но и существенно ее обогащает. Работа сотрудников ИКС постоянно связана с коммуникацией между людьми. Чем эта связь будет понятней и ясней, тем больший успех во всей работе.

Улучшение эффективности коммуникации

Для усовершенствования коммуникации был разработан ряд приемов, которые подходят к консультационной службе.

Частные (горячие) линии. Этот прием помогает сотрудникам задавать вопросы или делать комментарии анонимно по любому вопросу, начиная от назначений на должности до повышения по службе, позвонив по специальном телефонному номеру, или делая пометки в специальных бланках, разработанных в данной организации. Можно отвести специальное время, когда администраторы консультационной службы будут лично отвечать на телефонные звонки.

Специальные советы. Состоящие как из руководителей, так и из простых сотрудников, специальные советы дают возможность руководителям и подчиненным встречаться на регулярной основе и обсуждать вопросы, представляющие взаимный интерес. В одной из консультационных служб была создана группу для рассмотрения личных вопросов, таких как квалификационные требования для выполнения программ, оценка индивидуальных результатов деятельности, прибавка к заработной плате и подобные этим вопросы.

Ежегодные встречи. Ежегодные встречи проводятся примерно одно и то же время. Помимо того, что на них можно задать вопросы, руководители высшего звена информируют сотрудников об общем положении в консультационной службе и о планах на будущее. Также, люди, которые не могут регулярно встречаться, получают возможность обсудить вопросы и обменяться идеями. Ежегодные встречи требуют больших расходов и времени, но они демонстрируют готовность руководства усовершенствовать коммуникацию.

Рабочие команды (группы). Рабочие команды обычно формируются в ответ на конкретные проблемы высокой приоритетности. Во многих случаях эти команды состоят из добровольцев, которых освободили от основной работы для изучения проблемы и подготовки доклада руководству. Команды могут заниматься такими вопросами, как потребности в оборудовании, административные процедуры, межгрупповые конфликты и т.д.

Команды, сформированные из руководителей различных департаментов. Созданные для содействия горизонтальной коммуникации, подобные команды регулярно встречаются для координации повседневной деятельности. Эти группы, которые также называются «команды по координации действий», доказали свою особую успешность как средство стимулирования продуманного и эффективного участия руководителей низшего звена. Более того, благодаря фактору межличностного общения, эти команды особенно эффективны при рассмотрении деликатных вопросов, касающихся людей и управления.

Как поступить с дезинформацией? Исключительно важно использовать систему неформальной коммуникации для исправления неполной или неточной информации, которая получила хождение ранее. Опыт показывает, что есть по крайней мере три стратегии обращения с дезинформацией:

1) Игнорируйте дезинформацию в надежде, что она или сама собой забудется со временем, или исчезнет из-за очевидного абсурда. Однако, на последнее не стоит особо рассчитывать.

2) Займите наступательную позицию, определяя дезинформацию и дискредитируя ее как можно чаще перед большим число людей. Будьте готовы к тому, что это приведет к еще более плачевным результатам.

3) Нейтрализуйте дезинформацию. Например, прошел слух, что в результатом уменьшения ассигнований на консультационную службу будет сокращение штата. Вы можете нейтрализовать этот слух путем краткого обсуждения данного вопроса в еженедельном информационном листке, предназначенном для информирования сотрудников. Эксперты советуют, что при нейтрализации дезинформации не следует ее повторять или ссылаться на нее непосредственно. Повторение дезинформации усиливает доверие к ней. Более того, некоторые сотрудники могут услышать или прочесть только эту дезинформацию.

Мудрый руководитель попытается использовать систему неформальной коммуникации с выгодой для организации. Неспособность признать ее как нормальное средство коммуникации является серьезной ошибкой. Попытки расправиться с ней бессмысленны и не приведут к успеху.

Что включает в себя система неформальной коммуникации? Суть неформального общения. Обычно именуемые «системой сообщения с помощью сигналов» неформальные каналы коммуникации являются естественным продолжением неформальных взаимоотношений, возникающие между сотрудниками, которые не должны быть подотчетны друг другу, но тем не менее должны координировать свою деятельность.

Первая функция системы неформального общения – это распространять информацию, представляющую интерес для сотрудников организации (как руководителей, так и их подчиненных) и отвечающую их нуждам. Оно скорее возникает из социальных и личных интересов людей, чем из официальных требований организации. В этом отношении у него есть несколько преимуществ перед официальными коммуникационными каналами, а именно, быстрота, точность, эффективность и удовлетворение потребностей.

Вне зависимости от того, рассматривается ли неформальное общение как актив организации или ее недостаток, для руководителей важно понимать ее. Так как она всегда присутствует, быстрая и, по большому счету, точная руководители могут использовать ее как дополнительное средство передачи информации. Они должны уметь направлять информацию по неформальным каналам, обращать внимание на то, о чем говорят. Они также должны определять, кто вероятнее всего распространяет информацию, и «подкармливать» этих сотрудников тщательно подобранными сообщениями.

Итак, работа информационно-консультационной службы построена на постоянном контакте со своими клиентами.

Передача информации в системе консультационного обслуживание сельских товаропроизводителей требует организации коммуникационных связей. Одна из наиболее удобных, быстрых и надежных - это связь посредством электронной почты. В основе ее лежат глобальные компьютерные сети. Они позволяют доставляют информацию от отправителя к клиенту за несколько минут.

Однако традиционные коммуникационные связи это телефонные линии. На сегодняшний день в мире для передачи информации ими пользуются 90% потребителей. Классическая их схема: компьютер - модем - телефонная линия - модем - компьютер.

Управление консультационной службой

Функции управления. Высокий уровень мировой экономики сегодня в значительной степени объясняется успешным управлением. Оно важно и в производстве, и в торговле и в правительстве, и в науке.Под задачей управления понимают создание среды, где люди могут работать вместе для достижения общей цели. Вместе с тем управление может быть определено как комплекс идей, методов и процессов, позволяющих успешно достигать поставленных целей.