1. Введение. Как обеспечить эффективность работы организации?

Предприятия сегодня сталкиваются на практике с немаловаж-ной проблемой – научной необоснованностью делового поведения, а отсюда – и и неэффективностью деятельности в произодственно-ры-ночном, коммерческом и финансовом отношениях. Эффективная де-ловая деятельность, связанная с необходимостью использования обоснованных управленческих решений в области менеджмента, маркетинга, управления рынком и взаимодействия с конкурентной средой, требует расширения научных исследований, проектных про-работок, а также повышения профессионально-квалификационного уровня кадового состава предприятия. Все эти мероприятия прово-дятся с одной целью – получение прибыли на вложенный в предпри-ятие капитал. В этом заключается главная ключевая цель менедж-мента. Все остальные цели подчинены ей. Менеджмент – это управ-ление в экономическом подходе. Менеджмент даёт ответ на вопрос: как организовать работу на предприятии, чтобы получить макси-мальную прибыль?

Для достижения главной цели в менеджменте применяются об-щие управляющие воздействия – функции, применимые к любой ор-ганизации. К общим функциям в системе менеджмента относятся:

1) организационная функция;

2) функция планирования;

3) функция мотивации;

4) функция контроля.

Повышение эффективности управления малым и средним биз-несом может быть достигнуто путём совершенствования отдельных управленческих функций. Усложнение процесса принятия решений ведёт к необходимости разделения функций и выделения отдельных видов действий в самостоятельные управленческие подсистемы: производство, финансы, маркетинг, персонал, исследования и разра-ботки. Увеличивается число и сложность задач по составлению пла-нов и координации всей работы предприятия. Планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся усло-вия функционирования и развития фирм. Повышается значение кон-трольной функции. Без управленческого контроля не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планиро-вание, организация, руководство и мотивация.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения коррек-тив в запланированные показатели развития как отдельных подраз-делений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достиже-ние ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства, т. е. уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление дея-тельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направ-ляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъем-лемым элементом самой сущности всякой организации. Итак,

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

2. Сущность и смысл контроля.

Почему необходим контроль?Руководители начинают осущест-влять функцию контроля с того самого момента, когда они сформу-лировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень ва-жен для того, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения выпол-нения управленческих задач.

Эффективный управленческий контроль создаётся на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обес-печивает наблюдение за осуществлением стратегических планов та-ким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или приме-нить регулирующие меры.

Фактор неопределённости в управлении. Планы и организаци-онные структуры – это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств мо-жет воспрепятствовать реализации задуманного. Изменения законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организа-циям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен.

Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную работу с отсутствием мо-тивации. Структура, которая выглядит привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на неё руководством данной организации.

Ещё одним фактором неопределённости, постоянно присутству-ющим в управлении, являются люди, выполняющие большинство ра-бот в любой организации. Люди – не компьютеры, их нельзя запрог-раммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точ-ностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в понимании механизма поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры ещё очень далеки от того, чтобы сколько-нибудь связно и детально прогнозировать ответную реакцию работников на введе-ние новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организа-ции, переплетаются, если их не исправить, с ошибками в оценке бу-дущих условий окружающей среды и поведения людей. По аналогии с этим, если ошибиться при подсчёте доходов и расходов, то из-за этого можно затем допустить ещё более серьёзную ошибку, напри-мер, неправильно выписав чек, и, тем самым, нанести серьёзный ущерб своим друзьям, деловым партнёрам или своей репутации в банковских кругах. Вероятность такого переплетения ошибок в орга-низации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности. Конечно, время от времени некая случайная си-туация может развиваться слишком быстро, чтобы организация мог-ла сразу же зафиксировать её и выработать линию поведения, но в большинстве случаев нет никакой необходимости постоянно прибе-гать к методам кризисного управления.

Функция контроля – это такая характеристика управления, ко-торая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответствен-но деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления кон-троля состоит в том, что любая организация безусловно обязана об-ладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправ-лять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Поддержание успеха. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить, где ор-ганизация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими сло-вами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы опре-делить, какие именно направления деятельности организации наибо-лее эффективно способствовали достижению её общих целей. Опре-деляя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к дина-мичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наи-большие темпы продвижения к основополагающим целям организа-ции.