Широта контроля. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставать-ся прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контро-лёром», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специ-ально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управ-ления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частя-ми общей системы контроля в данной организации.

3. Виды контроля.

Существуют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только по времени осущест-вления (рис. 1).

3.1. Предварительный контроль.

Предварительный контроль. Контроль напоминает айсберг, бóльшая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть за-маскированы среди других функций управления. Так, например, хо-тя планирование и создание организационных структур редко отно-сят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществля-ется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного конт-роля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направле-нии. Аналогично, если писать чёткие должностные инструкции, эф-фективно доводить формулировки целей до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных лю-дей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организацион-ная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ре-сурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщатель-ного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицирован-ных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необ-ходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и реко-мендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить ве-роятность привлечения и закрепления в составе организации компе-тентных работников можно также путём установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тес-тов, а также при помощи многочисленных собеседований с работни-ком в период перед его наймом. Во многих организациях предвари-тельный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядо-вым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязан-ностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность то-го, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачест-венную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промыш-ленные фирмы устанавливают обязательный предварительный конт-роль испльзуемых ими материальных ресурсов. Контроль осущест-вляется путём выработки стандартов минимально допустимых уров-ней качества и проведения физических проверок соответствия пос-тупающих материалов этим требованиям. К методам предварительно-го контроля относится, например, обеспечение запасов сырья в орга-низации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансо-вый план), который позволяет также осуществить функцию планиро-вания. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он устанавливает предельные значения затрат и не позволяет тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Обычно утверждаемый бюджет представляет собой совокупный план, охватывающий все стороны деятельности фирмы (функция планирования). Он представляет собой официальное выражение за-дач и целей, рассматриваемых с точки зрения изменения прибыли в зависимости от уровня затрат. Обычно на предприятиях бюджеты со-ставляются по всем подразделениям и всех направлений деятель-ности. Как правило, бюджеты составляются в области маркетинга, снабжения, кадров, финансов, администрации. Такой подход позво-ляет менеджерам всех уровней проводить скоординированный и сба-лансированный контроль всех операций каждого подразделения в отдельности и всей фирмы в целом.

Для контроля и управления расходами, а следовательно, и прибылью фирмы, применяют метод сопоставления прогноза выруч-ки с суммарными, а также переменными и постоянным расходами. Именно в этом случае суммарные затраты предприятия (как произ-водственные, так и непроизводственные) делятся на три основные категории:

1) переменные затраты (или пропорциональные затраты). Они увеличиваются или уменьшаются пропорционально объёму производства или продаж. Это прямые материальные затраты, связанные с закупками сырья, материалов, комплектующих изделий, запчастей, заработной платой наёмных работников, потребление электроэнергии, транспортные расходы, торго-вые расходы и т. п.

2) постоянные затраты (или фиксированные издержки, издержки недействующего предприятия, операционные расходы). Это расходы, соответствующие порогу рентабельности предприя-тия. К ним относятся: арендная плата, страхование, оклады управленческих работников, административные расходы, представительские расходы, расходы на транзакцию, расходы по торговым операциям, амортизационные отчисления, про-центы за кредиты и лизинги и т. п.

3) смешанные расходы. Это такие затраты, которые трудно раз-делить на постоянную и переменную части, либо деление их на 1) и 2) категории несущественно, например, почтово-теле-графные расходы, расходы по текущему ремонту оборудова-ния и т. п.