Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляют или обозначают краской на учитываемом предмете и обязательно указывают в документах, связанных с движением основных средств.

По сложным инвентарным объектам, т.е. включающим те или иные приспособления, обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, как правило, на каждом элементе обозначают тот же номер, что и на основном, объединяющем их объекте.

На основании первичных документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств – формы ОС-6 (приложение 7). В ней отражаются наименование объектов основных средств, все основные реквизиты, характеризующие объект, норма амортизационных отчислений, рассчитанная по каждому объекту исходя из предполагаемого срока службы объекта, а также присвоенный объекту инвентарный номер.

Путем ведения инвентарных карточек осуществляется аналитический учет основных средств. Карточки хранятся по классификационным группам. В качестве замечания можно добавить, что если бы УП «Вэллис» хранение инвентарных карточек осуществляло бы по местонахождению основных средств внутри каждой группы, это бы позволяло легко установить наличие основных средств по каждой группе и месту нахождения. Это значительно облегчило бы проведение инвентаризаций, позволило бы проводить проверки фактического наличия по подразделениям неоднократно в течение финансового года, а не только в целом по предприятию – раз в год. Эта мера значительно повысила бы контрольные функции учета по данному участку.

Для учета движения основных средств в течение одного финансового года на УП «Вэллис» по классификационным группам используется «Карточка учета движения основных средств» форма № ОС-12 (приложение 9). Карточка открывается на каждую классификационную группу основных средств. В данной карточке отражены: отчетные периоды, наличие средств на начало отчетной даты, поступление и выбытие в отчетном периоде, амортизация и затраты на ремонт каждого средства.

Для по объектного учета основных средств в местах их нахождения и по материально ответственным лицам в УП «Вэллис» используется «Инвентарный список основных средств» формы № ОС-13 (приложение 10). Данный документ составляется на рассматриваемом предприятии в связи с большим количеством объектов основных средств, мест их расположения и материально-ответственных лиц.

Инвентарные списки составляются в двух экземплярах, в них указываются классификационные группы, дата, номер инвентарной карты, инвентарный номер объекта, полное его наименование, краткая характеристика объекта, первоначальная стоимость, отметка о выбытии основных и др. Первый экземпляр инвентарного списка с распиской материально-ответственного лица хранится в бухгалтерии, второй – у материально-ответственного лица.

Рассмотрим приведенную в приложении 7 инвентарную карточку формы ОС-6, на поступивший на предприятие компьютер Celeron-633. В данной карточке отражается инвентарный номер, присвоенный объекту, его первоначальная стоимость, номер и дата акта, по которому данный объект поступил на предприятие. Инвентарная карточка включает в себя также информацию о нормах амортизационных отчислений, рассчитанных исходя из предполагаемого срока службы объекта, источнике приобретения основного средства, а в разделе «краткая индивидуальная характеристика объекта» указываются наименования конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект. Инвентарные карточки на УП «Вэллис» составляются в одном экземпляре по каждому инвентарному объекту и хранятся в бухгалтерии предприятия.

В свою очередь все инвентарные карточки, в целях обеспечения контроля за их сохранностью, в УП «Вэллис» регистрируются в «Описи инвентарных карточек по учету основных средств» (приложение 8). УП «Вэллис» ведет опись, так как имеет большое количество инвентарных объектов основных средств и не может вести их в инвентарной книге. «Опись инвентарных карточек по учету основных средств» на предприятии составляется в одном экземпляре, в ней отражены данные из карточек, коротко характеризующие объект основных средств, номера инвентарных карточек, а также делаются отметки о выбытии. На предприятии опись ведется, как и инвентарные карточки, в разрезе классификационных групп.

2.3. Синтетический учет движения основных средств

Для синтетического учета основных средств в рабочем Плане счетов УП «Вэллис» предусмотрен активный счет 01 «Основные средства». Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении собственных основных средств предприятия, находящихся в эксплуатации, запасе и сданных в текущую аренду. Синтетический учет на этом счете собственных основных средств ведется по первоначальной (восстановительной) стоимости в течение всего срока эксплуатации основных средств. По дебету счета отражается поступление и дооценка основных средств, по кредиту – списание выбывших и ликвидированных основных средств, а также их уценка. Аналитический учет отражается в карточке сч.01 «Основные средства» (приложение 11).

К счету 01 «Основные средства» открываются следующие субсчета:

01/1 «Здания»;

01/4 «Машины и оборудования»;

01/5 «Вычислительная техника»;

01/8 «Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь»;

01/9 «Прочие виды основных средств»;

01/11 «Транспортные средства».

Большинство основных средств поступает на предприятие в результате капитальных вложений. Капитальные вложения – это совокупность затрат на воспроизводство и улучшение качественного состояния основных средств.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Первоначальная стоимость основных средств, в том числе бывших в эксплуатации при денежной форме расчетов за них, складывается как сумма фактических затрат на приобретение, доставку и монтаж, включая: услуги сторонних организаций (поставщика, посредника, подрядной и других организаций), связанные с приобретением основных средств; таможенные платежи; расходы по страхованию при перевозке; проценты за кредит; иные затраты организации, непосредственно связанные с приобретением объекта основных средств.

Не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств.

В соответствии с “Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий” от 01.11.1991г. № 56 все затраты по приобретению (созданию) основных средств сначала собирались на активном счете 08 “Капитальные вложения”, а потом полностью списывались в дебет счета 01 “Основные средства”, а согласно нового Типового плана счетов собираются на активном счете 08 «Вложения во в необоротные активы». По дебету этого счета собирается информация о капитальных затратах по строительству и иному приобретению объектов основных средств и нематериальных активов, включаемых в их первоначальную стоимость.