План:

1. Выставка: Как правильно подготовить участие

2. Выставляйтесь грамотно

3. Ошибки с выставки

4. Выставка в контексте ДМ

5. Как получить максимальный эффект от участия в выставках?

6. Организация выставки

7. Успешное участие в зарубежной выставке

Выставка: Как правильно подготовить участие

Если Ваша компания впервые участвует в выставке, или Вам просто раньше не приходить заниматься вопросами подготовки, воспользуйтесь советами.

С чего начать, или цель диктует средства

Правильно, как и в любом проекте, начать стоит с определения целей участия в выставке. Среди всего многообразия целей выделим наиболее популярные.

Презентация компании \ продукции \ услуг целевой аудитории (посетителям выставки, Вашим клиентам и партнерам).

Проведение переговоров с клиентами \ партнерами и заключение бизнес – соглашений с ними.

Проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити (инициирования сообщений о Вашей компании в СМИ, работы «сарафанного радио» - посетители, увидевшие Вашу акцию, расскажут о ней другим людям).

Просто участвовать. Бывает и такое. Причины различны, но факт остается: Вы должны быть представлены на выставке.

При участии в выставке Вы можете сразу достичь конкретных целей (например, подписать Договоры о намерениях с 15-ю поставщиками) или так называемых PR-целей. PR-целями мы называем те, когда после выставки у посетителей появляется знание о Вашей компании \ продукте \ услуге, а также формируется отношение к ним.

Однако PR-цели через какой-то период времени (начиная от нескольких месяцев и заканчивая несколькими годами) становятся конкретными. Когда через год Вам позвонит клиент, который узнал о Вас на выставке, Вы получите достижение конкретной цели.

Определившись с целями, выработайте концепцию участия в выставке: какими путями Вы будете достигать цели, какие ресурсы (материальные, человеческие) необходимы.

Выставочная площадь, или эффективное сотрудничество с организаторами выставки

Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса в России, сервис в этой сфере не идеален. Поэтому будьте готовы к тому, что Вам придется контролировать все процессы самостоятельно. Конечно, организаторы будут регулярно высылать Вам напоминания «Оплатите счет», «Предоставьте информацию в каталог», «Заполните бланки на выдачу бэджей». И за это им участники обычно бывают благодарны. Но случаются и неприятные неожиданности, которых при правильном контроле можно избежать. Об этом далее.

С организаторами Вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.

1. Подписание Договора и оплата счета.

Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки.

Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых Вы ожидаете от организаторов:

- Выставочная площадь

- Необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что Вам необходимо такое-то освещение. Иначе Вы можете остаться без света, потому что заявки на освещение теряются. Или электрики забывают о Вашем стенде, так как он у них 300-тый по счету, нуждающийся в розетках. Бывает и такое.

- Необходимое оборудование. Здесь Вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные стенды.

- Аренда и монтажников лифта на время монтажа выставки

2. Размещение информации о компании в каталоге участников выставки.

Организаторы предоставят Вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.

3. Получение документов, разрешающих монтаж выставки.

Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где, помимо документов, выдают Вам бэджи (заранее Вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку.

Когда Вы используете мобильные стенды, Вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Контакты дают организаторы.

Пожарные попросят от Вас ряд документов (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, Вам должен выдать поставщик стенда.

Уточняйте параметры ввозимого оборудования у пожарных. Например, ЦДХ усиленно следит за типом ковролина, если Вы покупаете его самостоятельно. Ковролин должен иметь низкую степень возгораемости.

Команда подготовки выставки

Наверняка, Вы уже осознали масштабность процесса подготовки к выставке. Естественно, это не только Ваша задача. Вам придется работать со следующими людьми:

- Ваши коллеги (дизайнеры, менеджеры, работники производства)

- Ваши поставщики (рекламное агентство, производители стендов, полиграфической и сувенирной продукции и другие)

- Организаторы выставки (дирекция и службы выставочного комплекса)

Подготовив концепцию и график подготовки выставки, рекомендуем Вам провести собрание с Вашими коллегами и объяснить им, чего Вы ожидаете от них и в какие сроки.

Бюджет выставки, или «Дайте нам ресурсы, и Ваш кассовый аппарат зазвучит!»

При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:

- Аренду выставочной площади и дополнительного оборудования

- Дизайн (если у Вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда

- Монтаж выставочного стенда (если Вы не используете мобильные стенды)

- Доставка оборудования на выставку

- Рекламная и полиграфическая продукция

- Промо-персонал

- Напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров

- Дополнительные расходы

Выставочное оборудование

MOFF.RU рассказывает Вам о новейших технологиях выставочного бизнеса. Поэтому под выставочным оборудованием мы подразумеваем мобильные стенды.

Как выбрать и купить мобильный стенд, - об этом мы подробно рассказываем в разделе МОБИЛЬНЫЕ СТЕНДЫ \ СОВЕТЫ от MOFF.RU.

Поэтому здесь остановимся лишь на нескольких моментах.

Помните о требовании пожарных сертифицировать мобильные стенды.

Планируйте монтаж выставки, исходя из сложности Вашей мобильной эскпозиции. Небольшие стенды Вы и Ваши сотрудники сможете собрать самостоятельно, затратив на это от нескольких минут до часа. Нестандартные экспозиции на большой площади Вам помогут собрать монтажники Вашего поставщика.