Проектирование стенда

Организация, если в ней нет собственного отдела выставок, вынуждена будет нанять подрядчика, который предоставит художника-оформителя, или прибегнуть к услугам внештатного архитектора-дизайнера.

На сегодняшний день стенды на выставках в основном монтируются из стандартных конструкций. Имеются специальные программы, позволяющие воссоздать стенд из стандартных элементов в трехмерном пространстве на компьютере и производить любые изменения в проекте с намного большей экономией времени, чем рисуя его на бумаге. Кроме того, использование таких программ позволяет «привязать» стенд к выставочному павильону, воспроизвести естественное и искусственное освещение и многое другое. Это достигается средствами мультимедиа и виртуальной реальности.

Во многих странах действуют специальные строительные правила и нормы безопасности, направленные на обеспечение безопасности выставочных конструкций и стендов. Проекты выставочных стендов, особенно нестандартные, должны быть проверены и утверждены специальной инспекцией. Поэтому проектирование стенда лучше всего поручать специализированным выставочно-строительным организациям, имеющим в своем составе профессиональных дизайнеров, знающих особенности выставочного оборудования, его возможности и правила, действующие в той или иной стране.

Приведу пример, подтверждающий необходимость работы с дизайнерами-профессионалами при проектировании выставочных стендов. Представители компании, которая собиралась принять участие в выставке, имели только одноуровневый план своего 6-метрового стандартного стенда и обратились за советом по возможному оригинальному оформлению стенда к двум талантливым художникам. На следующий день последними было предложено оригинальное решение, но художники оказались абсолютно незнакомы с выставочным оборудованием и правилами техники безопасности на выставках. Их решение было из сферы «так будет красиво и оригинально, но нереально». Но на базе предложенной концепции выставочная фирма разработала неординарное решение с использованием стандартного выставочного оборудования. Оригинальное сооружение на стенде привлекло внимание многих посетителей и максимально выделило продукцию компании среди остальных экспонентов. Развитие предложенной концепции предоставило возможность использовать данное решение не только на выставках, но и в офисе как отдельное дизайнерское решение.

Наш совет — заказывайте выставочные услуги только у специализированной или у рекламной фирмы, имеющей в своем составе выставочное подразделение. Сотрудничество с выставочной фирмой дает такие преимущества, как снижение затрат при более высоком качестве, исполнение всего спектра выставочных услуг в срок. В противном случае вы, как правило, получаете либо более высокие цены, либо более низкое качество и, обязательно, несогласованность действий.

Понятно, что выставочная фирма заинтересована в вас даже больше, чем Вы в ней.

Следовательно, работает один из первых принципов бизнеса — «Долгосрочные контракты на единицу услуг выгоднее (дешевле) краткосрочных». Вы можете заказать эксклюзивные части вашего стенда (информационные стойки, витрины, логотип, надписи и т.д.), которые будут использованы на 3—4-х основных выставках. Качество и идеология вашего стенда повысятся, а стоимость их на каждую выставку будет даже ниже подобных стандартных изделий.

К вопросу надежности сотрудничества с выставочной фирмой: вы получаете хорошо оформленный стенд к открытию выставки (кстати говоря, с каждым годом сроки, отведенные на монтаж выставок, уменьшаются). Кроме того, фирма полного цикла выставочных услуг должна к этому же сроку и обеспечить вам полиграфию, и организовать конференцию, и пригласить на стенд будущих потенциальных партнеров и заказчиков.

Поэтому при реализации выставочного бюджета логично подходить к подбору (поиску) выставочной фирмы, которая в первую очередь осваивает его главные составляющие: затраты на аренду выставочной площади и строительство стенда. А если фирма выполняет сервис полного цикла — предоставляет выставочные площади, строит стенд, бронирует гостиницу, принимает стендистов, оформляет визы, организует презентации, делает полиграфические работы и сувениры, то это является дополнительным преимуществом.

Возможно использование коллективной экспозиции. На коллективном стенде представляют ряд участников, которые выставляют однородные или дополняющие друг друга товары или услуги из одной страны. Обычно такой стенд организуется выставочной фирмой совместно с отраслевыми объединениями, промышленно-торговыми палатами или другими национальными организациями. Недостатком является тот факт, что фирма не может свободно осуществлять свою стратегию, будучи вынуждена вписываться в общую концепцию стенда. Все положительные и отрицательные эффекты других участников стенда отражаются на имидже фирмы-участницы.

Коллективные экспозиции нескольких организаций имеют ряд преимуществ. Коллективный стенд способствует усилению воздействия и тем самым улучшает результат участия в выставке. Участие на коллективном стенде значительно снижает расходы.

Рекламный материал и каталог выставки

Решение вопроса о подготовке рекламного материала и о том, раздавать ли его бесплатно всем посетителям или только избранным, зависит от типа выставки. Часто для свободного распространения издается небольшой проспект, а для специального — более детальная брошюра. Рекомендуется подготавливать рекламный материал под каждую конкретную выставку. Весь рекламный материал должен содержать логотип выставки. Если выставка проводится за рубежом, то очень важно указать на печатной продукции страну издания, а в некоторых странах приходится платить налог на ввоз литературы, даже если удается доказать, что она будет распространяться бесплатно. Могут возникнуть и проблемы с языком. Особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки.

Обычно участникам выставки предлагают бесплатную публикацию их материалов в каталоге выставки, но материал требуется представить за несколько месяцев до начала выставки. Как правило, предоставляется возможность поместить дополнительную информацию или иллюстративный материал — в этом случае за плату. Данный вопрос требует самого внимательного рассмотрения, поскольку публикация в каталоге имеет большое значение.

Пресс-конференция

Организаторы выставки, как правило, приглашают представителей прессы в день открытия или накануне, и поэтому крайне важно быть готовыми к приему корреспондентов у вашего стенда. Желательно также за несколько дней до открытия провести отдельную пресс-конференцию, на которой вы сможете дать информацию о вашей экспозиции. Это стоит делать только в тех случаях, когда экспозиция специальная или когда в этом есть острая необходимость по каким-либо другим причинам. Иногда экспозицию, подготовленную для престижной зарубежной выставки, представляют перед отправкой за рубеж местной прессе.

На большинстве выставок работает пресс-центр, где участники могут распространять пресс-релизы и рекламные материалы. В этом случае следует постоянно следить за наличием материалов и по необходимости их пополнять. Не следует надеяться, что это будут делать работники пресс-центра.