Подбор штата и руководства экспозиции

Расходы на проведение выставки не оправдают себя, если вы не позаботитесь о работниках стендов (стендистах) и о руководстве всей экспозицией.

Бессмысленно давать здесь рекомендации по численному составу сотрудников, поскольку это зависит от многих факторов. В большинстве случаев желательно иметь некоторое число стендистов и квалифицированных технических сотрудников для решения сложных вопросов. При участии в зарубежных выставках необходимо иметь сотрудников, владеющих несколькими языками. Это полезно и на выставках в своей стране, куда могут прийти иностранцы. Рассчитывая количество сотрудников, следует принимать в расчет обеденные перерывы и т.п., а если выставка открыта достаточно долго в течение дня, то предусмотреть и вариант двухсменной работы. Есть возможность воспользоваться для этого услугами специальных агентств, но предпочтительнее создать собственный актив людей, на которых вы можете положиться, которые лучше разбираются в проблемах своей организации и заинтересованы в успехе выставки.

Руководство экспозицией должен осуществлять один человек, имеющий надежного заместителя. Им может быть организатор выставки, поскольку он знаком со всеми деталями. Но если организация участвует в нескольких выставках, придется использовать для этой роли другого наиболее надежного постоянного сотрудника. Очень важно подробно ознакомить этого человека с экспозицией, посвятить его во все детали. Одной из его обязанностей является разработка графика работы и контроль за четким его соблюдением.

Сотрудники должны соответствовать своим должностям, но не меньшее значение имеет их поведение. Иногда случается, что посетитель тщетно пытается привлечь внимание двух стендистов, увлеченных беседой друг с другом. Часто полезно иметь отдельное помещение для встреч с важными посетителями, но его не должны использовать сотрудники, чтобы спрятаться от назойливых визитеров. Чашки на каждом шагу, сотрудники, слоняющиеся по всему стенду с сигаретой в зубах или болтающие между собой, — такой картины ни один серьезный руководитель экспозиции не допустит. Если для работы на стенде требуются женщины, то их отбирают не только по внешнему виду и человеческим качествам, но и с учетом компетентности и лингвистических способностей.

Необходимо сделать все возможное, чтобы заинтересовать посетителей, заставить их задавать вопросы. Некоторые стенды конструируют таким образом, что посетитель вынужден приложить некоторое усилие, чтобы войти в них — подняться по ступенькам или искать вход. Любое подобное препятствие уменьшает желание посетителя задавать вопросы. На каждый вопрос следует отвечать со всей возможной полнотой, а сам вопрос записать для передачи руководству. Желательно также иметь книгу почетных гостей.

Многие компании пренебрегают выгодами, которые можно извлечь из сделанных на выставках фотографий, видеозаписей и материалов прессы. Выставки следует рассматривать как часть повседневной деятельности компании, а не как исключительное событие.

Опыт организации зарубежных выставок позволяет утверждать, что выполнение рекомендаций, данных в настоящей статье, позволит российской компании сэкономить 10—20% выставочного бюджета и участвовать в выставке с наибольшей отдачей.