2.4.3 Контроль исполнения приказов, распоряжений, обращений граждан

Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение.

Контроль за исполнением документов по существу содержащихся в них вопросов осуществляют руководители предприятий, структурных подразделений или уполномоченные ими лица.

Непосредственный контроль за сроками исполнения контрольных документов в ЗАО НТФ «Медтехника» возлагается на ООД.

Обязательному контролю исполнения подлежат:

§ все входящие документы, требующие ответа;

§ внутренние документы, если в них предусмотрены сроки исполнения или по указанию генерального директора;

§ отдельные поручения руководства.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения), регистрации, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов указываются в самих документах или устанавливаются генеральным директором (директорами предприятий) в резолюции, исходя из сроков, предусмотренных законодательством. В случаях, когда срок исполнения документов не указан, он, как правило, не должен превышать 10 дней с момента поступления документа на Фирму. Исключения составляют заявления и жалобы граждан, которые рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

Срок исполнения может быть изменен только лицом или организацией, которые его установили.

В случае изменения срока исполнения исполнитель не позднее, чем за 2-3 дня до его исполнения, должен обратиться к лицу (организации), установившему данный срок, с просьбой о его продлении.

О полученном разрешении исполнитель обязан в тот же день поставить в известность ООД.

Организация контроля исполнения

Контроль исполнения документов в ГП строится на базе контрольных поручений и автоматизированного банка учета данных.

Регистрационный банк образует справочную картотеку, которая делится на две части: исполненные и неисполненные документы.

Автоматизированный контроль исполнения обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения документов, поручений, предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Проверка хода исполнения осуществляется 30 числа каждого месяца путем направления в структурное подразделение перечня незакрытых контрольных поручений.

После заполнения графы “Отметка” о выполнении поручения (документа), контрольное поручение возвращается в ООД для ввода информации в базу данных.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы. Снять документ с контроля может только генеральный директор.

Контроль исполнения поручений руководства ГП «Медтехника»

Поручения, данные генеральным директором, оформляются ООД в письменном виде и доводятся до исполнителей под роспись.

Если документ-поручение дается нескольким исполнителям, то ответственный за поручение указывается первым, остальные исполнители обязаны по его требованию представить необходимые материалы.

Исполнитель обязан в течение дня, когда истекает срок исполнения, представить генеральному директору подготовленные материалы или доложить устно о выполненном поручении и представить подтверждающий документ (закрытое контрольное поручение) в ООД для отметки о выполнении.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на руководителей структурных подразделений.

30 числа каждого месяца список невыполненных поручений передается в комиссию по оценке труда сотрудников.

3 Основные направления совершенствования контрольной деятельности

Одним из источников проблем в контрольной деятельности в ЗАО НТФ «Медтехника» является несовершенство процесса подготовки, принятия и исполнения решений. Это направление, к сожалению, менее всего анализируется в научной литературе и обобщается в самой практике коммерческих структур.

Между тем, напрашивается резонный вопрос: почему коммерческие организации при использовании одних и тех же организационных форм и организационных структур добиваются совершенно различных результатов?

Одни обеспечивают и темпы, и гармоничность экономическом развитии организации и социальной обеспеченности коллектива, другие проявляют беспомощность при решении, казалось бы простейших вопросов и приходят к банкротству.

А загадка, по всей видимости, заключается в том, что одни руководители могут организовать исполнение даже сложнейших решений, в то время как другие не в состоянии своевременно довести свои решения до исполнителей, не говоря уже о мобилизации последних на их практическое осуществление.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод, что система контроля по исполнению принятых решений в ЗАО НТФ «Медтехника» соответствует осуществляемой ею деятельности и позволяет контролировать ситуацию.

Но в контрольной деятельности фирмы существуют и некоторые проблемы.

3.1 Проблемы, характерные для всех видов контроля

В процессе управления происходит разделение обязанностей, делегирование ответственности. Разделение ответственности подразумевает и передачу прав по принятию управленческих решений «вниз», так как нельзя требовать от человека того, на что он не может влиять. Исполнительный директор должен решить, что ему на самом деле важнее: привычка все держать в своих руках или эффективность решения.

Отсутствие делегирования или «кривое» делегирование приводят к отсутствию инициативы, соглашательской позиции, все увеличивающейся перегрузке исполнительного директора при принятии всех подряд управленческих решений.

Первой проблемой при контроле исполнения всех типов решений я бы назвала «кривое» делегирование. Когда ответственность на принятие решения по какому-то мероприятию возлагается на исполнителя без передачи прав по принятию этого решения, то оно будет выполнено частично, либо на выходе мы получим формальную отписку.

Цели организации формируются на стратегическом уровне корпоративного управления. Бюджетирование является инструментом выполнения стратегии предприятия. С помощью этой технологии обеспечивается связь стратегических целей компании с текущими планами, и обеспечивается контроль их выполнения на оперативном уровне[9].

Прежде чем приступать к разработке бюджетов, необходимо определить то, в каких конкретно показателях определена поставленная цель, определить, на какие финансовые показатели ориентируется руководство предприятия, какие индикаторы принимаются в качестве критериев успеха деятельности компании на период планирования.

Сбалансированная система целевых финансовых показателей является канвой системы бюджетирования, в соответствии с которой ставятся цели и разрабатываются бюджеты[10].

Любой управленческий процесс представляет собой замкнутый контур, включающий этапы планирования, контроля, анализа и регулирования. Полноценное функционирование этого цикла должно обеспечиваться отработанной системой взаимоувязанных бизнес-процессов.