Такие отписки связаны с тем, что все отделы премируются либо наказываются за выполнение или невыполнение плановых заданий в срок.

Естественно, что больше всех «достается» руководителю подразделения. Ясно, что ему невыгодно чтобы о невыполнении плана узнало вышестоящее начальство.

Поэтому рапортуют, что задание выполнено, а тем временем происходят доделки и доработки.

8) Отсутствие координатора в конкретном предприятии, который бы занимался непосредственным контролем исполнения стратегического плана.

Для составления сводного отчета для генерального директора приходится контактировать не с одним лицом, а с каждым конкретным исполнителем, ответственным за задачу. Это влечет за собой потерю рабочего времени у координатора холдинга, срыв сроков предоставления информации.

9) Принятие заведомо невыполнимых решений.

Вот конкретный пример. В марте 2003 года генеральным директором было принято решение открыть в Омске центр слухопротезирования. Такое решение было принято исходя из желания охватить все рынки региона, даже несмотря на то, что в Омске довольно давно и успешно функционирует свой сурдологический центр. Все мероприятия по маркетингу, исследованиям рынка, техническим и организационным работам были экономически просчитаны и внесены в стратегический план. Но поскольку рынок слухопротезирования достаточно узок и немобилен, все мероприятия с треском провалились, а ведь все это можно было предвидеть заранее, проведя только предварительное маркетинговое исследование.

3.2.2 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" сталкиваются при контроле выполнения бюджета

Среди проблем возникающих при контроле выполнения бюджета можно выделить следующие:

1) Бюджет планируется, основываясь на прошлогодних данных с учетом процента инфляции.

· Вот реальный пример: экономистом на основе прошлогодних данных с учетом коэффициента инфляции – 12%, был просчитан бюджет рекламной компании одного из отделов ООО «Медпром-Сервис». При этом это не было согласовано ни с отделом маркетинга, ни с начальником ООО «Медпром-Сервис». Позже выяснилось, что этот отдел запланировал на предстоящий год широкомасштабную рекламную компанию медицинской мебели среди медицинских учреждений всего Сибирского региона, на которую, естественно, требуются средства куда большие, нежели прошлогодние 35 тысяч рублей, даже с учетом возможной инфляции.

· Другим примером может служить такое же планирование бюджета, с учетом коэффициента инфляции, затрат отдела общего делопроизводства. Затраты, по расчетам экономиста, увеличились на 15 процентов. А отдел маркетинга в текущем году отказался от рекламы в средствах массовой информации, а решил проводить рекламные акции рассылкой почтой. В результате бюджет отдела нужно увеличивать в 5 раз. Вопрос? Из каких средств, если уже утвержден сводный бюджет холдинга? Как быть с рекламными акциями?

2) Бюджет не привязан к пунктам выполнения стратегического плана – в результате дефицит бюджета, срыв мероприятий

Пример, в стратегическом плане (приложение № 2 ООО «Медпром-Сервис») на 2003 год присутствует пункт 1.3.2 «Разработка и изготовление этикеток на упаковку мебели», это отдельный пункт, требующий отдельных финансовых вливаний. Но при разработке бюджета экономистом этот пункт был включен в смету «Повышение эффективности рекламных мероприятий», и все средства выделенные под неё пошли на проведение промоакций. В итоге на разработку этикеток средств не хватило, возник дефицит бюджета и неурядицы с руководством по поводу отсутствия денег.

3) Ошибки экономиста при отнесении статей затрат.

Очень часто от некомпетентности экономистов затраты одного отдела приписываются другому, путается отчетность, и бухгалтера просто «грязнут» в разборках, теряется время руководителей служб, отделов на выяснение проведенных финансовых операций специалистами планово-экономического отдела, корректировку бюджетов.

3.2.3 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" сталкиваются при контроле обращений и запросов

В общем объеме документооборота ЗАО НТФ «Медтехника» обращения граждан и запросы организаций занимают незначительную часть

В целом все проблемы по данному разделу сводятся только к одному - ответы, требующие проработки, затруднены из-за отсутствия архивных документов.

Это связано чаще всего не с плохой работой архивариуса, а с тем, что руководители, либо ответственные работники элементарно забывают сдавать документы, по которым работа больше не ведется, в архив. Руководители отделов считают, что многие документы уже никогда не будут востребованы и подписывают акты на уничтожение дел. Восстановить многие документы порой бывает трудно или просто невозможно.

Возникают ситуации, когда документ, который не был сдан в архив, а с течением времени и просто был утерян, может понадобиться через 2-3 года.

В таких случаях приходится направлять просто формальный ответ.

Формально приходится отвечать на письма граждан, с просьбой отремонтировать или заменить (приобретенный не в нашей фирме) аппарат. Уже около двух лет какие-то дельцы пользуются тем, что наша фирма известна населению.

Они изготовили штампы с наименованием «Медтехника» (сейчас можно открыть заказ на изготовление штампов без всяких разрешающих документов) и продают, в основном пенсионерам, китайские массажеры, которых в ассортименте торговой розничной сети нашей фирмы не было никогда. Данный вид продукции крайне ненадежен, часто выходит из строя, не отвечает требованиям эксплуатации, указанным в инструкции. По все этим вопросам люди обращаются в нашу фирму, как долголетнему гаранту.

Возникают ситуации, когда найти документ просто необходимо и формальным ответом не обойдешься.

Часто такие ситуации связаны с проектировкой здания. Любые изменения при постройке дополнительных площадей, нужно утвердить у главного архитектора, а для этого иногда требуются чертежи и различные разрешительные документы начиная с нулевого цикла. На запросы главного архитектора города не подготовишь формальный ответ. Здесь уже идут и временные, и материальные и моральные потери.

Всего этого можно легко избежать, если хранить оригиналы утвержденных проектов, организационных приказов утвержденных положений.

3.3. Пути совершенствования контрольной деятельности.

Причины недостаточной эффективности контроля многочисленны и трудно устранимы. В числе таких причин можно указать на отсутствие четкого механизма реализации контрольных полномочий, формальный характер контроля.

Важной причиной недостаточной контрольной деятельности является отсутствие контрольной группы, которая была наделена бы властными полномочиями.

Для осуществления качественного контроля и достижения определенных целей в контрольной деятельности необходимо проводить аналитическую работу. Причем не на конечной стадии контроля, а в процессе выполнения планов. Это необходимо для того, чтобы помочь успешному осуществлению задач, предупредить возможные ошибки и недостатки.

Задача контроля состоит в выполнении фактического состояния какого-либо процесса, сопоставления его с намеченными целями, оценка ситуации и предложении при необходимости корректирующих мер. При помощи анализа можно заблаговременно выявить причины отклонений, предупредить срывы, обнаружить неиспользованные возможности и резервы. Необходим новый подход к осуществлению контроля. Чтобы контроль осуществлялся не за сроками решений, (другими словами «для галочки»), а проводился конструктивный детальный анализ. Главный смысл использования различных форм контроля состоит в том, чтобы обеспечить единство решения и исполнения, помочь успешному осуществлению задач, предупредить ошибки и недостатки.