Утверждение на уровне подразделения – процесс принятия руководителем данного подразделения подготовленных и согласованных бюджетов всех участников планирования путем проверки на соответствие целевым установкам и реальным возможностям.

Заключительное утверждение - утверждение на заседании бюджетного комитета предприятия

Основа регламента планирования

Планирование целей:

Разработка стратегического плана предприятия (формулирование целей, стратегий, задач, мероприятий, закрепление ответственных за их выполнение). Все запланированные мероприятий стратегического плана представляются в финансовом выражении. Они находят свое отражение в так называемом краткосрочном или коллективном планировании планировании, в котором участвует каждый ответственный сотрудник каждого подразделения). Вариант «снизу-вверх»

Затем идет составление операционных бюджетов.

Процесс происходит на разных уровнях исполнительской ответственности: Руководитель подразделения/ Сотрудник. Каждое подразделение разрабатывает бюджет своего подразделения, который определяет доходы и/или расходы от всех операций, которые будет нести данное подразделение в запланированном периоде. Следующим этапом будет

Составление функциональных бюджетов:

Статьи операционных бюджетов подразделений, сгруппированные по функциональному признаку, составляют функциональные бюджеты всего предприятия. Функциональные бюджеты определяют потребность в ресурсах функциональных областей (бизнес-направлений) деятельности, например, статьи прямых затрат на материалы, собранные по всем подразделениям, составляют бюджет закупок материалов всей фирмы «Медтехника».

Завершающим этапом является оставление итоговых финансовых бюджетов.

Функциональные бюджеты образуют бюджетную структуру, в соответствии, с которой формируются основные итоговые бюджеты всей фирмы «Медтехника» (Рисунок 2).

Рисунок 2 - основы регламента планирования

Весь этот процесс описывается в соответствующих регламентирующих документах, например, в регламенте планирования, а также определяется и доводится до ответственных исполнителей и руководителей предприятий формат планирования. Регламент описывает этапы работы (подготовка, согласование, утверждение), участников каждого этапа (должность и подразделение), действия участника (последовательность и сроки), источники и форматы получения и передачи информации. Единый формат можно использовать, когда сбор информации при планировании ведется в бумажном виде и один документ последовательно передается от сотрудника к сотруднику[8].

При автоматизированном планировании в рамках единой информационной системы интерфейс универсального формата планирования может быть настроен в соответствии со специализацией рабочего места пользователя.

Таким образом, данный процесс проходит на всех уровнях исполнительской ответственности (охватывает все иерархии подчиненности организационной структуры предприятия):

· Сотрудник подразделения

· Руководитель подразделения

· Руководитель службы

· Руководитель организации

· Бюджетный комитет (состоит из руководителей всех подразделений/служб, собственник/акционер/инвестор)

Результатом данного процесса является утвержденный бюджет предприятия - рабочий документ, по которому будет жить очередной запланированный период – год. Данный бюджет директивно доводится до всех подразделений.

Методика контроля выполнения бюджета

Фаза контроля в процессе бюджетного управления включает в себя:

1. Определение результатов достижения или отклонения от планов осуществляется с помощью различных систем учета: бухгалтерского, управленческого, административного.

2. Анализ причин отклонений результатов от планов. Он производится для выработки корректировки курса Фирмы «Медтехника» и осуществляется на основе данных учета. Этот этап представляет выявленные данные для принятия решений, в том числе по корректировки целей. Именно на этом этапе происходит формирование управленческого воздействия. Т.е. подготовка действий, направленных на достижение поставленных целей с учетом возникших отклонений.

Контроль выражается в:

· контроле достижения плановых показателей посредством своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов (формат план-фактных отклонений);

· анализе причин вызвавших отклонения в текущем режиме;

· анализе отчетности о фактическом выполнении бюджета на промежуточных этапах (декада, месяц, квартал) и после завершения бюджетного периода (год).

Процесс контроля можно разделить на этапы:

1. Постоянный оперативный контроль (ежедневный, еженедельный) выполнения бюджетов каждого подразделения и предприятия в целом заключается в формировании управленческих отчетов по бюджетам в виде сравнения плана и факта, план-фактных отклонений в суммовом и процентном выражении (Сотрудники планово-экономического (финансового) отдела)

2. Анализ оперативных отчетов выражается в анализе причин, вызвавших отклонения плана от факта (Сотрудники ПЭО, ответственные сотрудники подразделений, Руководители подразделений)

3. Принятие решений для предотвращения причин отклонений, снижения их негативного влияния и корректировок планов на следующие периоды (Руководители подразделений, Руководители служб, Руководитель организации)

4. Премирование/штрафные санкции для подразделений, в бюджетах которых наблюдается экономия/перерасход.

30 числа каждого месяца подводятся итоги выполнения бюджета (итогов работы) за месяц - формируются управленческие отчеты по бюджетам в виде сравнения плана и факта, план-фактных отклонений в суммовом и процентном выражении. Данные готовятся сотрудниками планово-экономического отдела и предоставляются на рассмотрение руководителям подразделений, финансовому директору и генеральному директору ЗАО НТФ «Медтехника».

Анализ отклонений, выявление тенденции рассматриваются на совместном заседании сотрудниками планово-экономического отдела, ответственными сотрудниками подразделений, руководителями подразделений 01 числа следующим за отчетным месяцем подразделений.

Финансовый анализ данных, расчет необходимых показателей и коэффициентов проводится на совместном заседании сотрудников планово-экономического отдела, финансового директора, членов бюджетного комитета с целью корректировки планов, пересмотра лимитов. Заседание проводится 02 числа, следующего за отчетным месяцем.

Принятие решений для предотвращения причин отклонений, снижения их негативного влияния и корректировок планов на следующие периоды утверждается на бюджетном комитете по представленным документам руководителями подразделений.

Премирование/штрафные санкции для подразделений, в бюджетах которых наблюдается экономия/перерасход утверждается на бюджетном комитете генеральным директором.