- Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

- Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.

- Организует использование документов:

§ информирует руководство и работников Фирмы о составе и содержании документов архива, по поручению руководства Фирмы осуществляет выявление документов;

§ выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного использования;

§ исполняет запросы организаций и заявлений граждан, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

§ ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

§ Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, предоставляет на рассмотрение экспертной комиссии Фирмы описи на дела, подлежащие хранению и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе экспертной комиссии Фирмы.

§ Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.

§ Готовит заключения на документы, предоставляемые на рассмотрение экспертной комиссии Фирмы.

§ Оказывает структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатуры дел, службе делопроизводства - в составлении сводной номенклатуры дел Фирмы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях.

§ Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в системе Фирмы.

§ Проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Фирмы.

2.4 Особенности процесса контроля решений различных типов

В ЗАО НТФ «Медтехника» решения относятся к административным, и процессом контроля занимается в соответствии с иерархией и организационной структурой генеральный директор и руководители структур.

Организацией контроля исполнения документов, решений и сбором информации по срокам исполнения решений занимается отдел общего делопроизводства, (в дальнейшем ООД).

Контролируемые документы можно классифицировать на несколько блоков:

· контроль исполнения стратегического плана;

· контроль исполнения бюджета;

· контроль за исполнением приказов, распоряжений, писем и обращением граждан.

2.4.1 Контроль исполнения Стратегического плана

Основной целью контроля исполнения является обеспечение исполнения и постоянное поддержание актуальности Стратегического плана

В ходе контроля исполнения Стратегического плана решаются следующие задачи:

· стимулировать реализацию плана в целом и отдельных мероприятий (действий) в отдельности;

· оценить степень достижения целей Стратегического плана, дать информацию для принятия решений о распределении ресурсов на достижение целей или о корректировке стратегического плана;

· оценить степень исполнения мероприятий (действий) стратегического плана, дать информацию для уточнения и корректировки мероприятий и действий;

· поддержать в рабочем состоянии организационные структуры стратегического планирования.

Контроль исполнения проводится с целью обеспечения исполнения и поддержания постоянной актуальности Стратегического плана. С учетом результатов контроля исполнения СП принимаются решения о распределении ресурсов и корректировке мероприятий, действий Стратегического плана.

Контроль исполнения проводится на основании Положения о контроле исполнения Стратегического плана по специальной методике, приведенной ниже. Методика фиксирует принципы представления информации о результатах и ходе исполнения Стратегического плана.

В процессе контроля исполнения ежемесячно ГСП заслушивает отчеты ответственных за стратегии, содержащие выводы о степени исполнения и адекватности стратегий СП, а также о необходимых корректировках и уточнениях стратегий и плана в целом по мероприятиям и действиям.

Результаты контроля исполнения стратегий ответственными за стратегии оформляются заключением (в форме аналитической записки) и выносятся на заседание ГСП.

В аналитической записке освещаются следующие вопросы:

o Получены ли конкретные, предусмотренные планом результаты?

o Содержат ли полученные результаты недостатки, способные замедлить реализацию последующих мероприятий (действий)?

o Какие именно последующие мероприятия (действия) не смогут быть выполнены в установленные сроки по причине указанных недостатков?

Такое заключение может быть дополнено предложениями по существу вопроса. Принятие оперативных мероприятий и корректировка стратегического плана являются необходимым условием эффективности системы стратегического планирования.

Составление стратегического плана начинается с создания группы стратегического планирования, куда входят специалисты из разных отделов.

Основные этапы стратегического планирования можно представить в виде таблицы, где расписаны этапы и полученный на выходе результат[7].

Таблица 1 – Основные этапы стратегического планирования