Однако программа «Контроль сроков стратегического плана» частично выполняет прикладные функции, характерные для систем поддержки принятия решений и для управляющих информационных систем.

Так, например, в программе реализована возможность сценарного подхода для выбора оптимального контроля и эффективного стратегического планирования.

Система фиксирует документы в специальной базе данных, для этого специалист отдела общего делопроизводства заполняет карточку документа. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на номенклатуру дел, имеющихся в нашей организации. В системе различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и другие. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения. В каждом подразделении назначен ответственный ведущий специалист или директор.

Программа «Контроль сроков стратегического плана» обеспечивает навигацию по иерархии документов в базе данных. В системе заложены возможности сортировки данных и поиска по специализированным запросам. Каждый месяц производится выборка по специалистам на предмет выполнения запланированной работы. Производится корректировка и сверка планов структурных подразделений холдинга и сроков их выполнения.

«Контроль сроков стратегического плана» обеспечивает непосредственный контроль за движением документов на всех этапах документооборота. Система собирает информацию о текущем статусе документов по мере продвижения их по маршрутам от руководства до рабочих мест исполнителей. Система сообщает на отдельных этапах о текущем состоянии работ с документами.

Система «Контроль сроков стратегического плана» выполняет функции разграничения прав доступа к документам. К сетевой базе данных программы имеют доступ ограниченное число пользователей: сетевой администратор, генеральный директор, пять ответственных начальников и начальник отдела общего делопроизводства. Приоритеты пользователей назначаются и контролируются сетевым администратором. Пользователи входят в систему с помощью специального имени (пароля), определенного в системе.

Система поддерживает контроль версий документов и создания резервных копий документов. Версии документов фиксируются автоматически или по желанию пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.

Эффективное управление деятельностью холдинга заключается в применении системного принципа в организации взаимодействия между всеми структурными единицами.

Принцип системности обеспечивает тесную взаимосвязь структурных подразделений холдинга. Учитываются и анализируются все взаимосвязи и взаимозависимости между подразделениями.

Организация управления по принципу открытости не препятствует внедрению новых информационных технологий.

Экономия людских и временных ресурсов отвечает целевому эффекту рационального соотношения затрат, связанных с внедрением системы и эффектом автоматизации управленческой деятельности.

Принцип первого руководителя помогает организовать управление по гибкой схеме. Корректировки в запланированные мероприятия и сроки проведения вносятся оперативно и с учетом специфики каждого отдела. За счет сетевого использования системы «Контроль сроков стратегического плана» данные одновременно доступны начальству и ответственным по подразделениям.

2.4.2 Контроль исполнения бюджета

Процесс бюджетного управления происходит в следующей последовательности:

1-й этап - разработка бюджетов:

В соответствии с утвержденным регламентом на основе поставленных целей все подразделения формируют по статьям свои бюджеты, данные которых, консолидируются на уровне предприятия, и на их основе создаются три основных прогнозных финансовых бюджета:

Эти прогнозные отчеты дают возможность на стадии планирования представить в конкретных финансовых показателях ликвидности, рентабельности и стоимости то состояние предприятия, к которому оно придет, если удастся осуществить все решения, запланированные по достижению поставленных целей. Если руководство путем анализа, убеждается, что такой результат его устраивает, то план утверждается и становиться директивным документом обязательным к исполнению для всех подразделений и предприятия в целом. В случае не утверждения итерация составления планов повторяется, пока не будет найден оптимальный вариант.

2-й этап - Учет фактических данных и контроль отклонений

Переходя к практической реализации своих планов, все подразделения и предприятие в целом ведут свою оперативную деятельность, учитывая фактические данные в тех же регистрах, что и планировали. Выполнение своих функциональных обязанностей каждое подразделение осуществляет в рамках своего бюджета, отвечая, таким образом, за его соблюдение, что должно гарантировать предприятию получение запланированного финансового результата.

Для контроля за соблюдением бюджетов в текущем режиме ведется постоянное отслеживание возникающих отклонений фактических данных от запланированных, что позволяет как каждому предприятию, так и фирме «Медтехника» в целом, оперативно выявлять негативные тенденции с целью их предотвращения на ранней стадии развития той или иной ситуации.

Выполнение бюджета отдельными подразделениями (и Фирме в целом) рассчитано на достижение поставленных целей. Для чего устанавливаются зависимости материального вознаграждения от соблюдения/нарушения бюджета, которые должны мотивировать персонал и руководство подразделений добиваться точного исполнения (или улучшения) бюджетных показателей.

3 – й этап - Анализ исполнения и отчетность:

Анализ исполнения и отчетность осуществляется на всех стадиях бюджетного управления – сначала анализируются планы, потом анализируются возникающие отклонения в текущем режиме, последним проводится анализ отчетности о фактически выполнении бюджета подразделениями и всей фирмы «Медтехника» как на промежуточных этапах (неделя, месяц, квартал) так и после завершения бюджетного периода (год).

Данные анализа используются для:

· принятия управленческих решений - в текущем режиме,

· корректировки планов - по результатам завершения бюджетного периода,

· формирования нового бюджета на следующий плановый период

Методика составления бюджета

Процесс разработки и формирования бюджетов включает основные блоки:

Подготовка – процесс сбора и получения исходной информации, определение плановых показателей, и передача другому исполнителю для продолжения работы

Согласование – процесс обсуждения показателей подготовленного планового бюджета с руководителем подразделения или между разными подразделениями для устранения возможных противоречий (план должен соответствовать интересам всех сторон, участвующих в его исполнении при заданных целевых установках)