Реализация решения, независимо от результатов, должна всегда заканчиваться подведением итогов. При подведении итогов следует проанализировать все этапы работ по выполнению решения, все успехи, ошибки, срывы. Подведение итогов дает информацию о достижении поставленной цели, соблюдении установленных сроков, достижении запланированных и побочных результатов, о деятельности исполнителей и т.п. Обязательное подведение итогов реализации решения имеет большое воспитательное значение. Коллективы и непосредственные исполнители должны знать, каких результатов они добились, как работали, какова социальная, экономическая, политическая оценка их труда. С точки зрения управления подведение итогов реализации решения – это изучение достижений и ошибок, приобретение или совершенствование опыта решения аналогичных ситуаций и проблем, приобретение опыта использования новых методов.

Практически доказано, что указанные меры позволяют существенно снизить вероятность принятия ошибочных решений.

Отдел общего делопроизводства выполняет функции контроля за всеми поступающими в ЗАО НТФ «Медтехника» документами. Эти документы при этом распределяются по тем отделам и службам, к которым они адресованы.

Основной целью ООД является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Фирмы, а также:

§ Совершенствование форм и методов работы с документами.

§ Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к хранению.

§ Сокращения документооборота.

§ Разработка и внедрение нормативных и методических документов по документационному обеспечению, направленных на реализацию деятельности Фирмы.

Отдел общего делопроизводства в организации и исполнении возложенных на него задач руководствуется:

§ Законами Российской Федерации;

§ Указами и Распоряжениями Президента РФ;

§ Постановлениями и Распоряжениями Правительства РФ;

§ Нормативными актами Федеральных органов исполнительной власти;

§ Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

§ Правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы;

§ Уставом Фирмы;

§ Решениями собрания акционеров Фирмы, Совета директоров;

§ Приказами и распоряжениями по Фирме;

§ Инструкцией по документационному обеспечению управления в Фирме;

§ Положением об отделе общего делопроизводства.

2.3 Функциональные обязанности сотрудников отдела

Отдел общего делопроизводства состоит из четырех человек: начальника отдела, секретаря руководителя, инспектора, архивариуса.

Возглавляет отдел начальник отдела - на него возлагаются следующие основные функции :

§ обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

§ контроль исполнения документов;

§ совершенствование форм и методов работы с документами;

§ сокращение документооборота, унификация форм документов;

§ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Фирме;

§ участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники;

§ общее руководство отделом общего делопроизводства.

Должностные обязанности начальника отдела:

§ Рассматривать, распределять и направлять входящие документы по принадлежности, знакомить с ними руководителей, осуществлять контроль за их исполнением в установленные сроки.

§ Осуществлять контроль за своевременным исполнением наиболее важных документов и поручений руководителя, систематически докладывать о состоянии их выполнения.

§ Осуществлять документирование производственных совещаний.

§ Обеспечить сохранность и использование печатей и штампов Фирмы.

§ Осуществлять контроль за работой с документами в структурных подразделениях Фирмы.

§ Обеспечивать составление номенклатуры дел Фирмы.

§ Разрабатывать Положение об отделе общего делопроизводства, архива должностные инструкции сотрудников ООД, нормативные и методические документы по вопросам, относящимся к компетенции ООД.

§ Анализировать документооборот, разрабатывать и внедрять мероприятия по его упорядочению.

§ Оформлять подписку и контролировать получение подписной корреспонденции, договоров по доставке периодической печати, выписке методической литературы.

§ Систематически вести консультации по правильному оформлению организационно-технической документации, выдавать справочный материал по текущему документообороту, осуществлять оперативный поиск, следить за правильным оформлением документов в структурных подразделениях Фирмы.

§ Организует ведение текущего архива, систематизирует тематические материалы.

§ Согласовывает с соответствующими структурными подразделениями повышение квалификации сотрудников ООД.

§ Согласовывать использование финансовых средств при покупке множительной техники, факсов, условий их эксплуатации и обслуживания с соответствующими структурными подразделениями.

§ Выполнять разовые поручения руководителя.

Должностные обязанности секретаря руководителя:

§ По поручению генерального директора :

- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, организует прием посетителей, обеспечивает их необходимой информацией.

- Готовит проекты приказов, составляет письма, запросы.

- Организует рабочее место руководителя.

- Осуществляет заказ гостиниц и приобретает билеты гостям Фирмы.

- Выполняет разовые поручения.

§ Организационная работа

- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, проверяет правильность оформления документов, обеспечивает качественное их редактирование.

- Ведет прием и регистрацию входящих телефонограмм, доводит их до сведения руководителей.

- Осуществляет оформление и передачу исходящих телефонограмм.

- Осуществляет печать текстовых документов, согласно типовых инструкций

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

- Осуществляет работу по программе “Контрольные поручения”

- Ведет регистрацию и учет, доводит до сведения исполнителей распорядительные документы Фирмы.

- Заменяет ведущего менеджера по делопроизводству в ее отсутствие.

Основными задачами архивариуса являются:

§ Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 «Положения об архиве».

§ Учет, обеспечение сохранности, систематизация и использование документов, хранящихся в архиве.

Во исполнение вышеуказанных задач архивариус осуществляет следующие функции:

- Принимает на хранение в соответствии с утвержденным графиком документы, обработанные в соответствии с требованиями государственной архивной службы, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством; размещает их с учетом рационального использования площадей и оперативности поиска документов.