За последнее время усилиями специалистов фирмы оснащены вновь вводимые и реконструируемые объекты на территории Новосибирской области и регионов Сибири (Кемеровская область, Алтайский край, Республика Якутия, Томская область и др.). Постоянными клиентами по приобретению оборудования, использованию сервисных услуг, консультаций, экспертных оценок являются лечебные учреждения Западной и Восточной Сибири, Крайнего Севера и Дальнего Востока. Тесное сотрудничество с Сибирской Академией медицинских наук, обширная, постоянно пополняемая информационная база позволяют учитывать специфику отдельно взятого лечебного учреждения по профилю деятельности при проработке конкретных задач, которые ставит перед собой администрация лечебного учреждения.

Миссия фирмы отражает саму суть – для чего существует наша организация: Мы помогаем медицине делать людей здоровыми.

Целью и задачей организации являются получение прибыли путем производства и реализации медицинской техники, а также выполнения ряда других не менее важных изложенных выше функций.

В соответствии с этим, организационная структура, сформированная на сегодняшний день, призвана служить оперативному решению всех поставленных перед фирмой задач (рисунок 1).

Как видно из представленной схемы отдел общего делопроизводства находится в непосредственном подчинении генерального директора фирмы, откуда следует его важность в организационной структуре всей фирмы.

Рисунок 1 - Организационная структура ЗАО НТФ «Медтехника» и место в ней отдела общего делопроизводства.

2.2 Организационное и нормативно-правовое обеспечение работы отдела

Эффективность деятельности ЗАО НТФ «Медтехника» во многом зависит от организационной структуры управления, а эффективность системы управления зависит, в свою очередь, от организации контрольной деятельности.

Каждому руководителю приходится контролировать ход выполнения множества управленческих решений на различных уровнях управления. Руководитель более высокого уровня должен уметь выбрать ряд главных обобщающих критериев, с помощью которых он, не затрачивая много времени и сил, сможет с достаточной степенью точности оценивать степень реализации управленческого решения. Если же руководитель попытается контролировать ход работ, вникая во все детали, во все мелочи, он будет завален информацией, среди которой трудно найти главную.

Поскольку вся власть и ответственность за функции контроля над отношениями закреплены за одним лицом (руководителем), а он физически не в состоянии осуществлять его в полном объёме, руководитель вынужден делегировать часть своих полномочий подчинённым. Именно это и формирует вертикальные (линейные) иерархические структуры. Специализация управленческих функций и формы их координации порождают жёсткий рисунок функциональной структуры современной организации. В созданной таким образом управленческой иерархии каждый работник имеет собственного руководителя и все, кроме рядовых исполнителей, имеют подчинённых. Отсюда вытекает специфика двойственной формальной позиции любого руководителя, которая накладывает существенный отпечаток на образ его поведения.

Хорошо организованный контроль представляет собой обратную связь, без которой немыслим процесс управления. Поэтому в аппаратах управления сейчас начинают создавать особые организационно-аналитические подразделения, одной из функций которых является осуществление контроля за выполнением принятых решений, приказов, постановлений, распоряжений[6].

Управление ЗАО НТФ «Медтехника» в соответствии с Уставом осуществляет управляющий, который принимает все решения. Так как ему принадлежит более 50% акций, то он фактически является владельцем ЗАО НТФ «Медтехника». Управляющему подчиняется генеральный директор, который несёт ответственность за деятельность ЗАО НТФ «Медтехника».

Генеральный директор ЗАО НТФ «Медтехника» осуществляет административно-распорядительную деятельность. При этом сама работа генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых им задач. Кроме того, работа генерального директора требует оперативного разрешения всех возникающих ситуаций. Генеральный директор должен уметь решать параллельно несколько видов работ. Также работа генерального директора отличается многообразием контактов.

Генеральный директор ЗАО НТФ «Медтехника» производит управление процессами, происходящими внутри предприятия. Кроме того, он производит управление процессами взаимодействия предприятия с внешней средой.

Права и обязанности генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» определяются Уставом. В Уставе ЗАО НТФ «Медтехника» определяются основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на генерального директора функций.

Права генеральному директору ЗАО НТФ «Медтехника» необходимы для исполнения возложенных должностных обязанностей. Эти права реализуются при исполнении обязанностей генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника».

Ответственность генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» устанавливается с учётом особенностей работы функций и прав:

- Обеспечение выполнения целей и задач предприятия ЗАО НТФ «Медтехника»;

- Соблюдение расчётной и платёжной дисциплины ЗАО НТФ «Медтехника»;

- Соблюдение действующего законодательства;

- Обеспечение подбора кадров и рационального использования их труда в соответствии с занимаемыми должностями и квалификацией;

- Обеспечение продвижения работников;

- Эффективный контроль за исполнением служебных обязанностей работников.

Во главе каждого подразделения в ЗАО НТФ «Медтехника» стоит руководитель этого подразделения, который непосредственно отвечает за работу своего подразделения.

Для всех сотрудников разработаны должностные инструкции, в которых детально описаны все выполняемые ими функции и обязанности, а также права и ответственность каждого сотрудника.

Каждый руководитель подразделения ЗАО НТФ «Медтехника» выполняет такие функции и задачи – непосредственно организовывает работу своего подразделения и подчиняется непосредственно генеральному директору.

В процессе реализации принятого решения могут происходить резкие изменения в обстановке, вызванные внешними причинами, выявившимися ошибками, просчетами как в самом решении, так и в организации его выполнения. В этих случаях появляется потребность либо в изменении принятого решения (по срокам, исполнителям, содержанию некоторых задач), либо в принятии нового решения. Поэтому в процессе принятия и реализации решений следует предусмотреть порядок внесения необходимых изменений. Особенно это относится к решениям, которые принимаются в условиях неопределенности, что очень характерно для деятельности органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям. Не всегда необходимость в корректировке хода выполнения решения связана с ухудшением обстановки. В ходе реализации решения могут открываться новые возможности, которые позволят добиться лучших результатов.