Кассовыми расходами считаются все суммы, проведенные органом Госказначейства Украины или учреждением банка с регистрационного или текущего счета учреждения как путем безналичной оплаты счетов, так и денежной наличностью. В качестве примера кассовых расходов можно привести такие операции: получение денежной наличности в кассу на выплату заработной платы, средств на командировку, для приобретения материальных ценностей через подотчетные лица; перечисленные средства поставщикам и т. п.

Фактические расходы, в отличие от кассовых, это соответствующей действительности расходы учреждений для выполнения сметы, которая подтвержденные соответствующими первичными документами. Фактические расходы возникают в результате следующих операций: начисленная заработная плата работникам; затраты на продукты питания; утверждения авансового отчета по расходам на командировку и т.п.

Такое распределение расходов как объектов учета определяется необходимостью контроля со стороны государства по использованию средств, при этом учет кассовых расходов обеспечивает информацией о кассовом выполнении сметы и остатки неиспользованных ассигнований на каждую конкретную дату, а учет фактических расходов дает возможность контролировать как ход фактического выполнения сметы расходов учреждений в общем, так и соблюдение установленных норм по отдельными статьями и структурными подразделениям. Учет затрат как кассовых, так и фактических, производится по статьям экономической классификации расходов бюджета (п. 2.3).

Кассовые и фактические расходы на практике зачастую не совпадают по времени, поскольку в их основу возложены различные принципы записи бухгалтерских операций: кассовый метод (когда запись доходов и расходов осуществляется в момент получения средств независимо от периода, к которого они относятся) и метод начислений (по которому что запись бюджетных операций происходит в момент их выполнения). Например, фактические расходы по статьям с кодовыми номерами 1110, 1120, 1300 во временном измерении опережают кассовые, то есть начисление заработной платы, стипендии, а также взносов на социальное страхование происходит ранее, чем осуществляются платежи и получаются деньги в кассу на указанные выплаты. По другим статьям, наоборот, кассовые расходы опережают, как правило, фактические. Если кассовые и фактические расходы совпадают по времени, они называются прямыми расходами.

Учет кассовых расходов учреждений ведется на синтетических счетах 09 «Регистрационный / текущий счет по госбюджету» и 10 «Текущие счета по республиканским и местным бюджетам» в разрезе соответствующих субсчетов. Характеристика указанных счетов была представлена в предыдущем пункте, а потому следует лишь отметить, что сумма кассовых расходов фиксируется по кредиту этих счетов в разрезе статей экономической классификации расходов бюджета.

Фактические расходы учитываются на счете первого порядка 20 «Расходы по бюджету», который делится на такие счета второго порядка:

200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и на другие мероприятия»;

202 «Расходы за счет других бюджетов»;

203 «Расходы по бюджету на капитальные вложения»;

а также на счете 21 «Прочие расходы» в разрезе его субсчетов:

210 «Расходы к распределению»;

211 «Расходы по специальным средствам»;

212 «Расходы по специальным средствам на капитальные вложения и приобретение оборудования»;

213 «Расходы по другим средствам»;

217 «Расходы за счет средств от производственной деятельности».

Оба счета являются активными, то есть по дебету фиксируются суммы фактических расходов, осуществленных в течение года, по кредиту в конце года происходит списание сумм фактических расходов за счет финансирования. При этом счет 20 корреспондирует со счетом 23 или 14 (в зависимости от степени распорядителя средств и способа финансирования), а счет 21 — со счетом 40 «Доходы». Отметим, что в соответствии с письмом главного управления госказначейства Украины от 27 июня 1997 г. по № 07-04/123-2193 субсчет 200 также может корреспондировать со счетом 400, если в течение года выплаты заработной платы осуществлялись частично за счет внебюджетных средств.

Аналитический учет фактических расходов (относительно счета 20 «Расходы по бюджету») в учреждениях, которые осуществляют учет выполнения сметы самостоятельно, ведется к каждому субсчету в книге расходов ф. № 294 по разделам, параграфами и статьями бюджетной классификации. 2). В централизованных бухгалтериях аналитический учет фактических расходов бюджетных учреждений ведется в книге учета фактических расходов ф. № 309, в которой по каждому счету расходов открываются отдельные счета по разделам, главами и параграфами статей расходов бюджетной классификации.

Аналитический учет расходов по счетом 21 ведется в многографных карточках ф. 283 (субсчет 210) или в книге учета специальных средств ф. 297-б по видам специальных средств (субсчеты 211, 212).

5. Любое учреждение, предприятие или организация в активе имеет денежные средства, их состояние постоянно изменяется, при этом движение может происходить как в безналичной форме, так и в виде денежной наличности. Операции, по которым средства перемещаются в форме денежной наличности, называются кассовыми.

Учет кассовых операций осуществляется соответственно Порядку ведения кассовых сделок в национальной валюте, утвержденного постановлением Национального банка Украины от 4 ноября 1997 г. Этот порядок является единым для всех юридических лиц (кроме банков и предприятий связи), независимо от форм собственности и рода деятельности. Согласно указанному документу организации и учреждения должны хранить денежные средства в учреждениях банка. Денежная наличность получается в пределах имеющихся средств без дополнительных объяснительных документов и расчетов. Цель получения средств отображается соответствующим образом в денежном чеке. Если объектом выдачи денежной наличности банковскими учреждениями является организации Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Государственного комитета по делам охраны государственной границы Украины, Управление государственной охраны и других министерств и ведомств, имеющих в своем распоряжении военные части, цель получения денежной наличности может быть не расшифрована.

Наличные средства, полученные учреждением или предприятием, должны храниться в специально оборудованном и изолированном помещении, предназначенном для принятия, выдачи и временного хранения средств — кассе. Ответственность за оснащение кассы, доставку и хранение средств несут руководители предприятий и учреждений. Должностное лицо, которое осуществляет операции по первичному учету, принятию, выдаче и хранению денежных средств, называется кассиром. Назначение на должность кассира происходит по приказу руководителя учреждения. После ознакомления кассира с соответствующими нормативными документами, которые регулируют порядок ведения кассовых сделок, с кассиром подписывается соглашение о полной материальной ответственности.

Кассир должен неуклонно придерживаться кассовой дисциплины, а именно: денежная наличность должна храниться в несгораемых шкафах (в отдельных случаях допускается хранение средств в обычных металлических шкафах); по окончании работы шкафы должны быть опечатаны; ключи от шкафов хранятся у кассира (дубликаты — в руководителя учреждения); хранить в кассе наличность и ценности, которые не относятся учреждению или предприятию, запрещено. Перед открытием кассы и металлических шкафов кассир должен освидетельствовать замки, двери, окна, проверить сигнализацию. В случае любых повреждений кассир сразу предупреждает об этом факте руководство учреждения для принятия соответствующих мер.