– материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карточки. Выдача материалов свыше установленного лимита проводится по накладной (требованию) ф. 434;

– в случаях, когда выдача топлива со склада по накладной или по заборной карточке является невозможной, списание использованного топлива проводится по актам обмера остатков. При нехватке топлива по актам замера сравнительно с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры по выявлению причин перерасходов и в надлежащих случаях — меры по взысканию;

– дорожный листок является основанием для списания на расходы автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическим расходам, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей;

– товарно-транспортная накладная ф. 1-т (типовая) межведомственная применяется в учреждениях и организациях при перевозке грузов для потребностей своего учреждения на собственных автомобилях.

3. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально-ответственных лиц. Материальная ответственность рабочих и служащих наступает согласно с действующим трудовым законодательством. С материально-ответственными лицами заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности на основании одноименного типового договора. В бюджетных учреждениях письменные договора о полной материальной ответственности должны заключать с заведующим хозяйством, рабочими, которые выполняют работы по приемке (выдаче) материальных ценностей рабочим учреждения.

Администрация учреждения обязанная: создать рабочему условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранения материальных ценностей; ознакомить с действующим законодательством относительно материальной ответственности рабочих и служащих за убытки, нанесенные учреждению, а также действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозка или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей; проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.

Материалы должны сохранять в специально приспособленных помещениях (складах, амбарах), оснащенных весоизмерительными приспособлениями, которые обеспечивают точность подсчета количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то за каждым с них закрепляется определенная группа материалов. Хранилищу присваивают номер (шифр), который проставляется на всех приходных и расходных документах. Для обеспечения быстрой приемки и выдачи, а также проведение инвентаризации материалы размещаются на стеллажах, в ячейках, поддонах с обязательными материальными ярлыками. В ярлыках обозначают наименование материала, его марку, сорт, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, цену, норму запаса.

Поступление материалов оформляется распиской материально-ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей их приемка подтверждается не только распиской материально-ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.

Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные документы, описанные ранее, по составу и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные ведомости.

Первая группа: накладная (требование) ф. 434 (при выдаче материалов со складов и при внутреннем перемещении материалов по учреждению); меню-требование ф. 298 и 299 (для выдачи продуктов питания со склада); ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397; дорожный листок для списания в расход автомобильного бензина.

Вторая группа: ведомость выдачи материалов на потребности учреждения ф. 410 и заборная карта ф. 431.

В бюджетных учреждениях складской учет ведется, как правило, двумя методами: количественно-суммовым и оперативно-бухгалтерским.

Количественно-суммовой метод. Сортовой учет материалов ведется на складе материально-ответственным лицом только по количеству. Эта информация фиксируется в книге складского учета материалов ф. М-17 на основании приходно-расходных документов. Соответственно графику первичные документы относительно поступления, выбытия и движения материалов передаются со склада в бухгалтерию. Соответствующий отдел бухгалтерской службы осуществляет аналитический учет материально-ответственным лицам по наименованиям материалов, количеству, стоимости в книге ф. 296 или карточках ф. 296-а. Данные складского и бухгалтерского учета ежемесячно сверяются и, таким образом, осуществляется проверка достоверности обоих видов учета и выявление ошибок. После исправления ошибок в бухгалтерии составляется сортовая оборотная ведомость, данные которой сверяются с «Журналом-Главной».

Оперативно-бухгалтерский метод. Карточки ф. 296-а или книги ф. 296 заполняются в бухгалтерии и передаются на склад под расписку в реестре выдачи карточек. На складе материально-ответственное лицо осуществляет количественно-сортовой учет материалов. Записи в карточках или книгах делаются на основании приходно-расходных документов. Бухгалтер материального отдела систематически, непосредственно на складе, осуществляет прием указанных документов, проверяет карточки на полноту, достоверность и своевременность заполнения, а также проводит выборочную инвентаризацию (в частности дефицитных и дорогих материалов). По данным проверки составляется акт.

В бухгалтерии учет ведется только в денежном выражении в ведомостях прихода и выбытия материалов по субсчетам и материально-ответственным лицам.

Ежемесячно кладовщик на основании данных складского учета составляет сальдовую ведомость (книга остатков материалов), в которой по каждому номенклатурном номеру фиксируются количественные остатки на первое число месяца. В бухгалтерии эту ведомость (книгу) проверяют, определяют сумму остатков, которые сверяются с данными бухгалтерии. Необходимое условие применения указанного метода учета материалов — наличие твердых цен.

В бухгалтерском учете материалы и продукты питания отражаются на счете 06 «Материалы и продукты питания», имеющем следующие субсчеты:

060 «Материалы для учебных, научных и других целей»

061 «Продукты питания»

062 «Медикаменты и перевязочные средства»

063 «Хозяйственные материалы и канцелярские приспособления»

064 «Топливо, горючее и смазочные материалы»

065 «Корма и фураж»

066 «Тара»

067 «Прочие материалы»

068 «Материалы в пути»

069 « Запасные части к машинам и оборудованию»

На субсчете 060 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы и радиоматериалы, радиолампы, фотопринадлежности, бумага для задания учебных программ, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и прочие материалы для протезирования. Учет драгметаллов ведется согласно с Инструкцией о порядке получения, использование, учета и хранения драгметаллов и драгоценного камня, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 6 апреля 1998 г. № 84.