Утверждение объемов специальных средств осуществляется в порядке, предусмотренном постановлением Кабинета Министров Украины от 16 февраля 1998 г. № 164 «О Положении о порядке составление единой сметы доходов и расходов бюджетного учреждения и организации». Доходы и расходы, утвержденные в единой смете доходов и расходов учреждения, считаются соответственно валовыми доходами и валовыми расходами учреждения.

Специальные средства облагаются налогами в случаях, когда это предусмотрено действующим законодательством Украины, и с учетом особенностей области. Сумма, которая подлежит налогообложению, отображается в мемориальном ордере. Согласно со сделанным расчетом заполняются налоговые декларации. На суммы расчетов за отчетный налоговый период бухгалтерские проводки относительно списания доходов в счет проведенных расходов не осуществляются.

Для хранения специальных средств в учреждении уполномоченного банка открывается отдельный текущий счет для всех видов специальных средств, принадлежащих учреждению. При централизации бухгалтерского учета для всех учреждений и всех видов специальных средств открывается один текущий счет.

Открытие текущих счетов для специальных средств осуществляется на основании документов, определенных инструкцией № 3 «Об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте», утвержденным постановлением правления Национального банка Украины от 4 февраля 1998 г. № 36, а именно:

– заявления на открытие счета установленного образца, подписываемое руководителем и главным бухгалтером предприятия;

– копии справки о внесении в государственный реестр отчетных статистических единиц Украины, что также удостоверяется нотариально или органом, который выдал соответствующую справку;

– копии зарегистрированного устава (положения), заверенной нотариально. Учреждение банка ставит отметку об открытии текущего счета на том экземпляре устава (положения), на котором стоит оригинал отметки налогового органа о регистрации предприятия в налоговом органе. Этот экземпляр возвращается собственнику счета;

– копии документа, подтверждающего, что предприятие взято на налоговый учет;

– карточки с образцами подписей лиц, которым законодательно предоставлено право распоряжения счетом и подписи расчетных документов. В карточку также заносится образец оттиска печати предприятия;

– копии документа о регистрации предприятия в органах Пенсионного фонда Украины.

К указанным документам прилагается справка об утвержденных объемах доходов и расходов по специальным средствам, которая выдается:

– Министерством финансов Украины — относительно главных распорядителей средств;

– органами, которые утвердили сметы доходов и расходов относительно учреждений — распорядителей средств второго и третьего степеней, которые содержатся за счет государственного бюджета;

– местными финансовыми органами относительно учреждений, которые содержатся за счет местных бюджетов.

На основании указанной справки срок действия счетов продлевается на новый год. Учреждения, которые находятся на государственном бюджете, уведомляют об открытии текущих счетов для специальных средств соответствующий орган Государственного казначейства. В случае изменения направлений и сумм расходования специальных средств, утвержденных в смете, предъявляется новая справка соответственно порядку, указанного в пункте 3.13 Инструкции Государственного казначейства (№ 0561).

Специальные средства, которые находятся в распоряжении исполнительных комитетов, а также учреждений, бухгалтерский учет которых централизован сельским, поселковым, городским (в городе районного подчинения) советом, хранятся на текущем счете, открытом соответствующему исполнительному комитету. На этот текущий счет поступают также прочие внебюджетные средства (кроме сумм по поручениям, для которых открывается отдельный текущий счет) указанных исполнительных комитетов советов и подведомственных им учреждений (бухгалтерский учет которых централизован). Текущие счета по специальными и прочими внебюджетным средствам открываются исполнительным комитетам советов сельский, поселковых, городских (мост районного подчинения) в учреждениях банков, осуществляющих кассовое обслуживание сельских, поселковых и городских бюджетов. Для открытия указанных текущих счетов исполнительные комитеты советов сельских, поселковых, городских (городов районного подчинения) предъявляют учреждению банка аналогичный пакет документов, за исключением справки об утвержденных объемах доходов и расходов по специальным средствам.

Зачисление специальных средств на текущие счета осуществляется путем безналичных расчетов или путем внесения платежей денежной наличностью. Наличная выручка по специальным средствам, которые поступила к кассе учреждения, сдается на текущий счет по специальным средствам. Использование этих средств без предыдущего зачисления на текущий счет запрещается.

Для учета специальных средств и операций с ими в бухгалтерском учете учреждений используются субсчеты

111 «Текущий счет по специальным средствам»

172 «Расчеты по специальным видам платежей»

211 «Расходы по специальным средствам»

212 «Расходы по специальным средствам на капитальные вложения и приобретение оборудования»

400 «Доходы по специальным средствам»

401 «Доходы по последующим затратам»

409 «Превышение доходов над расходами».

Учет операций на текущем счете по специальным средствам ведется на субсчете 111. Суммы специальных, а также некоторых прочих внебюджетных средств (средств фонда всеобуча и на расширение материально-технической базы учебных и научных учреждений; оплата питания), поступившие на текущий счет, записываются в дебет субсчета 111; суммы, уплаченные с текущего счета путем безналичных расчетов, и суммы, полученные денежной наличностью в кассу учреждения с этого счета, отображаются по кредиту указанного субсчета. Субсчет 111 корреспондирует по дебету с соответствующими субсчетами счетов 03, 05,10, 12, 13, 16, 17, 28 и 40, по кредиту — 01, 04, 06, 07, 08, 12, 13, 16,17, 21. Аналитический учет операций по специальным средствам на текущем счете осуществляется в накопительной ведомости ф. 381 (мемориальный ордер 3).

Расходы за счет специальных средств учреждений учитываются на субсчете 211. На суммы израсходованных материалов, средств и прочих осуществленных расходов осуществляются записи в дебет субсчета 211 и кредит соответствующих субсчетов счетов 03, 04, 05, 06, 11, 12, 13, 16, 17, 18, 19. По истечении года сумма осуществленных за год расходов списывается с кредита субсчета 211 в дебет субсчета 400.

На субсчете 212 учитываются: затраты на новое строительство, реконструкцию и приобретение оборудование, которые проводятся за счет специальных средств; затраты производственных (учебных) мастерских, подсобных сельских и учебно-исследовательских хозяйств, которые не подлежат отнесению на себестоимость выпускаемой продукции (приобретение оборудования и инвентаря, капитальные вложения в строительство). В конце года затраты по законченным и сданным в эксплуатацию объектам, а также прочие затраты, которые не подлежат отнесению на себестоимость выпускаемой продукции, списываются с кредита субсчета 212 в дебет субсчета 400. Затраты по незаконченным и законченным, но не сданными в эксплуатацию объектам строительства и реконструкции остаются на балансе на субсчете 212.