Информация относительно продуктов питания в бюджетных учреждениях фиксируется на субсчете 061.

На субсчете 062 учитываются медикаменты, компоненты, бактерицидные препараты, сыроватки, вакцины, кровь и перевязочные средства в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и иных учреждениях. На этом счете учитываются также вспомогательные и аптекарские материалы в лечебных учреждениях, которые имеют свои аптеки.

Хозяйственные материалы, которые используются для текущих потребностей учреждений (электрические лампы, мыло, щетки и пр.), строительные материалы для текущего и капитального ремонтов, а также медикаменты и перевязочные средства в учреждениях, деятельность которых не связанная с лечением, учитываются на субсчете 063. В небольших учреждениях канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, чернило, пера и т.п.), а также медикаменты и готовые лекарства (за исключением спирта, перевязочных средств и дорогих медикаментов), приобретенные и одновременно выданные на текущие потребности, могут списываться на фактические расходы с отображением их общей стоимости по оприходованию и расходах на субсчете 063. На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должна быть подпись лица, которое получило эти материалы.

Субсчет 064 предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов, которые находятся на складах и в амбарах (дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.п.), а также непосредственно у материально-ответственных лиц.

На субсчете 065 учитываются сено, овес, прочие виды кормов и фуража для скота и других животных.

На субсчете 066 учитывается обратная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.) как пустая, так и та, в которой находятся материальные ценности.

На субсчете 067 учитываются семена, удобрения и прочие материалы; также приплод молодняка (жеребят) — при наличии в учреждениях рабочих коней, которые содержатся за счет смет расходов по бюджету.

Субсчет 068 «Материалы в дороге» служит для учета материалов, которые оплачены учреждениями по иногородними поставками, но еще не поступили на склад, а также материалов, которые полученные на склад групп централизованного снабжения и не распределены по учреждениями.

На субсчете 069 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены отработанных частей в машинах, оборудовании, тракторах, комбайнах, транспортных средствах.

Указанные субсчеты являются активными, то есть по дебету фиксируется поступление материалов, по кредиту — использование. Счет 06 «Материалы и продукты питания» корреспондирует со счетами 178, 179, 090 — 092, 100 — 102, 111, 160, 140, 230, 400, 170.

Аналитический учет материалов по субсчетам 060, 063-067 в бухгалтериях учреждений и централизованных бухгалтериях ведется по наименованиям, сортами, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам на карточках ф. 296-а (в книге ф. 296).

4. Медикаменты и продукты питания являются достаточно весомой составляющей материалов бюджетных учреждений, в частности медицинских учреждений. Организация учета материалов зависит, прежде всего, от наличия в указанном учреждении такого структурного подразделения, как аптека. Большинство учреждений обеспечивается медикаментами через хозрасчетные аптеки.

Учет значительной части медикаментов осуществляется в денежном выражении. Материалы отпускаются по требованию на текущие потребности лечебных учреждений непосредственно у отделения. Наркотические и отравляющие лекарственные средства, психотропные лекарственные препараты, лекарственные средства, которые имеют одурманивающее свойство, спирт этиловый и марадол подлежат количественно-суммовому учету. Отделения получают указанные препараты только по требованиям, подписанными главным врачом, к которым обязательно прилагают рекомендации врача или историю болезни. В отделениях учет медикаментов ведет главная или старшая медсестра. Информация фиксируется в соответствующих регистрах по наименованиям, расфасовке, дозированию, упаковкам, лекарственным формам.

Поступление продуктов питания в учреждение учитывается в накопительной ведомости по оприходованию продуктов питания (ф. 300), составляемой по каждому материально-ответственному лицу в отдельности. Записи в этой ведомости осуществляются в количественном и суммарном выражении на основании первичных документов.

По истечении месяца в ведомости подводятся итоги. Основанием для составление мемориального ордера 11 является накопительная ведомость (ф. 300) или сведение данных накопительных ведомостей по оприходованию продуктов питания (ф. 398).

Учет выданных продуктов питания ведется в накопительной ведомости по затратам продуктов питания (ф. 399). Эта ведомость составляется на материально-ответственных лиц. Записи в ведомость проводят на основании меню-требования (ф. 298 или ф. 299). По истечении месяца в ведомости подводятся итоги, которые определяют стоимость затраченных продуктов питания. При этом сверяется количество лиц, которые питались в детских учреждениях, с данными учета посещаемости детей, в лечебных учреждениях — с ведомостями о наличии больных. Накопительная ведомость (ф. 399) или ведомости накопительных ведомостей по расходам продуктов питания (ф. 411) являются основанием для составления мемориального ордера 12. У сведения (ф. 411), кроме данных накопительных ведомостей, записываются данные прочих расходных документов питания (актов) на нехватку продуктов питания, возвращение — на базу снабжения, затраты на прочие цели и тому подобное.

Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам в оборотных ведомостях ф. м-44. Записи в оборотные ведомости осуществляются на основании данных накопительных ведомостей (ф. 300 и ф. 399) и других документов по оприходованию и расходу продуктов питания. В оборотных ведомостях ежемесячно подсчитываются обороты и определяются остатки на начало месяца.

5. Бюджетные учреждения и организации обязаны проводить инвентаризацию основных средств, материальных ценностей, средств, расчетов и прочих статей баланса.

Инвентаризация материалов, продуктов питания, топлива и прочих материальных средств проводится по месту хранения и в отдельности — по материально-ответственным лицам. Материалы при инвентаризации записываются в описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счета, веса или меры). На выявленные при инвентаризации испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых отмечаются причины, характер и степень порчи, и указываются виновные в этом лица. На материальные ценности, которые находятся в пути, составляется отдельный акт, в котором по каждой отправке приводятся такие данные: наименование и количество (согласно с документами бухгалтерского учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов на отгруженные ценности. Материальные запасы, которые поступили во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствия членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под названием «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи отмечается: когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Синхронно на приходном документе подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «После инвентаризации» с ударением на дату описи, в котором записанные эти ценности.