Разрешение руководителя фиксируется на заявлении работника на выдачу денежной наличности, в которой отмечается назначение аванса и суммы. Выдаче средств предшествует расчет будущих затрат. В случае если наличность будет израсходована на хозяйственные потребности, расчет носит простой характер, поскольку сумма определяется на основании данных предыдущих аналогичных приобретений или информации относительно стоимости соответствующих материальных ценностей в продавца. Расчет сумм, которые будут выданы лицу на служебную командировку, носит более сложный характер.

Так, при расчете сумм к выдаче на служебную командировку в пределах Украины за основу берется сумма суточных в пределах норм, установленных постановлением Кабинета Министров Украины от 5 января 1998 г. № 10. Расчет средств на командировку за границу осуществляется также на основании норм современных расходов относительно каждой страны. Однако конечная сумма в соответствующей валюте получается путем перерасчета гривны в доллары по официальному курсу учета национальной валюты Украины и последующим перерасчетом установленной в долларах США предельной нормы суточных расходов в валюте страны командировки.

Суммы, полученные под отчет, носят активно целевой характер. По факту растрачивания средств составляется авансовый отчет — документ, который составляется и предъявляется в бухгалтерию подотчетным лицом.

К авансовому отчету в обязательном порядке прилагаются оправдательные документы:

– удостоверение на командировку (оформленное в надлежащем виде);

– проездные документы (транспортные билеты, багажные квитанции, страховые документы);

– документы о найме жилья (счета отелей);

– акты;

– другие документы, которые подтверждают расходы, осуществленные подотчетным лицом;

– чеки;

– квитанции;

– справки.

Авансовый отчет предъявляется в бухгалтерию, в течение трех дней после возврата из командировки и десяти дней после получения средств на хозяйственные потребности. В бухгалтерии происходит конечный расчет с подотчетным лицом: проверяется правильность оформления первичных документов, законность осуществленных расходов, а также правильность арифметических расчетов, делается конечный расчет фактически осуществленных расходов, подтвержденных соответствующими документами. При этом следует учитывать, что возмещению подлежат следующие расходы:

– на наем жилого помещения в пределах норм возмещения расходов с учетом бытовых услуг (стирка, чистка, ремонт, глажка одежды, обувь), предоставляемых в отелях, — в размере не больше чем 10% норм суточных расходов за все дни проживания;

– транспортные расходы, то есть расходы на проезд к месту назначения и во время командировки с учетом страховых платежей, расходов. Исключением являются расходы на проезд работника в более комфортных условиях (мягкий вагон, каюты, которые оплачиваются по 1-4 группами тарифных ставок, морских судов и речных судов 1-2 категории, 1-й класс и бизнес-класс воздушного транспорта), которые возмещаются в каждом конкретном случае с разрешения руководителя учреждения;

– расходы на служебные телефонные переговоры в размерах, согласованных с руководителем учреждения;

– расходы на питание, стоимость которого включается в счет стоимости проживания в отеле; при одноразовом питании — не больше 20%, при двухразовом — не больше 45%, при трехразовом — не больше 65% нормы суточных расходов (приложение к постановлению Кабинета Министров Украины от 23 апреля 1999 г. № 663);

– расходы на оформление загранпаспортов, разрешения на въезд, комиссионных (при обмене валюты);

– расходы на бронирование билетов (не больше 50% их стоимости).

Следует отметить, что возмещение расходов на проживание свыше установленной нормы и оплате расходов на провоз более как 30 кг багажа осуществляется при наличии соответствующих документов в оригинале и только с разрешения руководителя учреждения (норма суточных расходов по Украине — 6 грн., по заграничным странам — от 40 до 160 грн.). Свыше установленных норм компенсации возмещаются расходы на уплату налога на добавленную стоимость, на проездные билеты, использование постели, наем жилого помещения.

На основании указанного расчета аванса на командировку определяется сумма, которая подотчетное лицо должно внести в кассу как неиспользованный остаток средств, или наоборот — сумму, которую учреждение должно выплатить подотчетному лицу.

Неиспользованная денежная наличность в течение трех дней должна быть внесена работником в кассу. Если работник нарушает это правило, руководитель учреждения имеет право издать распоряжение бухгалтерии на удержание суммы неиспользованного аванса из заработной платы работника. В некоторых случаях указанные суммы могут быть взысканы через суд.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 16 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету

указанного счета фиксируются суммы, выданные подотчетным лицам, а также суммы перерасходов, возмещаемые подотчетным лицом, по кредиту — затраты суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм. Таким образом, субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует с соответствующими субсчетами счетов 09-12, 06, 07, 20, 21.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется при мемориально-ордерной форме в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф. 386 (м/о 8), при журнально-ордерной форме в ж/о № 13.

Учет ведется по каждому подотчетному лицу с фиксацией суммы выданного аванса, сумм осуществленных расходов и суммы возвращенного неиспользованного аванса.

В небольших бюджетных организациях аналитический учет расчетов ведется по каждому лицу на карточках формы 292-а или книге формы 292.

Если возмещение расходов подотчетных лиц происходит за счет внебюджетных средств, учет расчетов с подотчетными лицами может осуществляться в указанных реестрах в отдельности.

ТЕМА 5. УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

ПЛАН СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ

1. Характеристика, классификация и оценка основных средств бюджетных учреждений. Задачи учета основных средств бюджетных учреждений.

2. Учет наличия и поступления основных средств.

3. Учет износа и ремонта основных средств.

4. Учет выбытия основных средств.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

1. Как известно, главным результатом деятельности бюджетных учреждений является услуга. Для предоставления услуг различного характера бюджетные учреждения должны иметь, прежде всего, средства труда, поскольку как раз они являются определяющим важным элементом в процессе предоставления услуг. В бухгалтерском учете бюджетных учреждений средства труда выделены в самостоятельный объект учета, имеющий название «основные средства». Под основными средствами бюджетных учреждений понимают материальные ценности, которые используются в деятельности указанных учреждений на протяжении периода, превышающего год, и стоимость которых постепенно уменьшается из-за физического и морального износа. В состав основных средств, соответственно Инструкции по учету основных средств бюджетных учреждений утвержденной ГУДК Украины, Минэкономики Украины и Госкомстатом Украины от 2 декабря 1997 г. №124/136/71 включаются: