На большом складе при удлиненном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера учреждения в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствия членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности заносятся в отдельную опись под названием: «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформлять опись следует по аналогии с документами на материальные ценности, поступившим во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Выявленные при инвентаризации различия между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета регулируются в таком порядке:

– ценности, которые выявленные в излишках, подлежат оприходованию со следующим выявлением причин их возникновения и виновных в этом лиц;

– нехватка материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя учреждения на уменьшение финансирования. Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических нехваток. Списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли до установлению факта недостачи запрещается. При отсутствии утвержденных норм естественной убыли все недостачи рассматриваются как сверхурочные;

– взаимное зачисление излишков и недостач из-за пересортицы может быть разрешено только в порядке исключения за один и тот же период, для одного и того самого лица, относительно материальных ценностей одного и одного и того же наименования и в тождественных количествах. В том случае, когда при зачете недостач и излишков от пересортицы стоимость материальных ценностей, которых не хватает, превышает стоимость ценностей, выявленных в излишках, разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц;

– недостача материальных ценностей свыше нормы естественной убыли, а также потери от порчи относятся на виновных лиц и взимаются с них по государственным розничным ценам, а при отсутствии розничных цен — в порядке, установленном Госкомценом Украины.

Взыскание с виновных лиц убылей, причиненных кражей, недостачей или потерей, проводится соответственно Порядку определения размера убылей от хищения, недостачи, уничтожение (порчи) материальных ценностей, утвержденному приказом Кабинета Министров Украины от 22 января 1996 г. № 116. При выявлении недостачи и потерь вследствие злоупотреблений соответствующие материалы на протяжении пяты дней после установления факта недостачи подлежат передачи следственным органам, а на эту сумму предъявляется гражданский иск. Недостачи материальных ценностей свыше нормы естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия (наводнения, пожара), от нераскрытых краж, в случаях, когда конкретные виновники не установлены, списываются с балансов на уменьшение финансирования лишь после проверки соответствующей действительности отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер для недопущения убылей в дальнейшем.

По истечении инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгалтерию для проверки, выявления и отображения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и стоимостные показатели по данным бухгалтерского учета проставляются напротив соответствующих данных описи и путем сравнения выявляются различия между данными инвентаризации и учета.

Относительно ценностей, которые принадлежат другим организациям, по результатам их инвентаризации с приложением копии описи также должна быть сделанная отметка о проверке цен, таксы и подведение итогов за подписями лиц, которые проводили эту проверку.

Выявленные бухгалтерией в описях ошибки должны быть выправленные и исправление оговорено за подписями всех членов комиссии и материально-ответственных лиц.

По всем недостачам и излишкам, потерям, связанным с порчей материальных ценностей, а также пропуском сроков исковой давности по взысканию дебиторской задолженности инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения соответствующих работников. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи ценностей, а также их излишков и с учетом этого вносит предложение относительно регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность результатов инвентаризации и свои выводы и предложения отображает в протоколе, в котором также приводятся детальные сведения о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, излишках, и отмечаются меры, принятые относительно этих лиц. Протоколы инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии протоколы центральной инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения, при которой созданная централизованная бухгалтерия, не позднее чем в десятидневный срок по истечении инвентаризации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете за тот месяц, в котором она была закончена.

6. Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) на складе аналогичен складскому учету материалов. Для аналитического учета МБП используется уже известная из раздела 5 книга ф. 296, которая ведется в разрезе материально-ответственных лиц, наименований МБП, их стоимости и количества. Списание МБП происходит через выбытие по непригодности или достижение полного фактического износа (по нормативам службы). Факт износа или непригодности подтверждает постоянно действующая комиссия, в обязанности которой входит:

– обзор предметов;

– контроль оприходования списанных МБП на складе;

– выявление виновных лиц в порче или пропаже МБП;

– составление актов на списание.

Наличие и движение всех малоценных и быстроизнашивающихся предметов, которые находятся в учреждении, учитываются на активном счете 07 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» в разрезе субсчетов:

070 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на складе»

071 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации»

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые находятся на складе, независимо от их стоимости учитывают на субсчете 070. Учет МБП, находящихся на складе, материально-ответственными лицами ведется по наименованиям предметов и количеству в книге ф. м-17. Выдача этих предметов со склада осуществляется по накладной (требованию) ф. 434. При выдаче со склада на предметах ставится маркировальный штамп с указанием наименования учреждения, отделения, года и месяца выдачи их в эксплуатацию. Маркировка может выполняться краской (стойкой к стиранию и химического воздействия), прикреплением жетона или другим способом. Выдача МБП стоимостью менее 30% ННМДГ, в учете отображается как уменьшение фонда малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые передаются (стоимость которых свыше 30% ННМДГ) и находятся в эксплуатации, в бухгалтерии учитываются на субсчете 071. Все малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации должны находиться на хранении у лиц, ответственных за их правильную эксплуатацию и хранение. Ответственные лица обязаны учитывать предметы по наименованиям и количеству в книге ф. м-17. Учет операций по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется в накопительной ведомости ф. 438 (мемориальный ордер 10).